Оптимальной процедурой бухгалтерского учета в  условиях ручного ввода данных является следующая. Первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Затем их показатели вводятся в персональный компьютер на электронные носители информации. Дальнейшие операции могут иметь различную степень автоматизации, что зависит, в частности, от многообразия типов операций выполняемых на предприятии в ходе деятельности. Целый ряд бухгалтерских программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых можно выбрать наиболее подходящую, либо проигнорировать подсказку и ввести свою проводку. Так или иначе, большинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций. Журнал достаточно легко может быть обработан и на печать выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость, кассовая книга. Расчет баланса может быть связан с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода баланса и отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе.

     Важным  моментом в организации оптимальной  системы учета на предприятии, является ее целостность. Зачастую на предприятии имеется несколько баз данных, в каждой из которых ведется отдельные участки учета. Могут быть выделены: оперативный учет основных производственных процессов, бухгалтерский учет, детальный расчет заработной платы (особенно сдельно-премиальной составляющей), учёт основных средств и так далее. Оптимальным является ведение всего учета в одной базе данных либо наличие автоматического обмена между различными базами данных. При этом второй подход имеет ряд преимуществ, поскольку отдельные базы легче перенастраиваются, менее перегружены информацией, позволяют более четко и жестко организовывать авторизированный доступ сотрудников к различным участкам учета. Основным недостатком такого подхода все же является существенный риск получить несогласованные данные в различных базах данных. Причинами такого рассогласования является: внесение данных в одну из баз задним числом, несвоевременная перенастройка обмена между базами данных при изменениях в структуре одной из баз, либо просто несвоевременное осуществление обмена. Поэтому часто предприятия приходят к использованию двух бах данных. Одна из них предназначается для оперативного учета, с включением расчета заработной платы по итогам работы за период, движения ОС. Второй базой данных является база данных, нацеленная на составление бухгалтерской отчётности.

     Еще одной проблемой организации  учета может быть работа предприятия  одновременно от имени нескольких юридических лиц и ПБОЮЛ (предпринимателей без образования юридического лица). В этом случае могут использоваться одна объединенная база данных для ведения оперативного учета и базы данных для каждого юридического лица.

     Остановимся более подробно на организации оперативного учета и способах передачи информации из оперативной базы данных в бухгалтерскую базу.

     Под оперативным учетом понимается система  текущего наблюдения и регистрации  определенных финансово-хозяйственных  операций непосредственно на месте  и в момент их осуществления. Он обеспечивает в каждый данный момент информацией о состоянии и результатах работы, как предприятия, так и его подразделений (цехов, участков и т.п.), позволяет осуществлять контроль над ходом производственных процессов и выполнением плановых заданий, своевременно выявлять имеющиеся недостатки и принимать срочные меры по их устранению. На основе оперативного учета ведется ежедневный текущий учет и контроль процессов производства и реализации продукции, поступления и расходования материальных и денежных ресурсов, использования оборудования и других. Оперативный учет организуют непосредственно на участках, в цехах, отделах и службах предприятия. Так на складах учитывают поступление и выдачу сырья и материалов, в кассе учитываются все операции по приходу и расходу наличных денег, в автотранспортном отделе - использование автомобилей, причины их простоя, график техобслуживания и прочее. Основное достоинство оперативного учета – своевременное получение необходимых данных устно (по телефону) или письменно (в виде телеграмм, электронных писем и т.п.), которые немедленно могут быть использованы в оперативном планировании и управлении. Этот вид учета является наиболее гибким, играет определяющую роль в диспетчеризации (логистике), ведется не только в денежных, но и в натуральных измерителях. Так, инвентаризации на предприятиях, как правило, осуществляются по данным оперативного учёта. Управленческий учет, обслуживающий управление ресурсами, тесно связан с бухгалтерским учетом и является его первым этапом.

     Очень важным является тот факт, что практически все документы, являющиеся первичными для бухгалтерского учета, создаются в процессе оперативного учета и отражаются в компьютерной базе оперативного учета. Внешние контрагенты получают на руки и расписываются именно в этих документах. В первую очередь к таким документам относятся счет-фактуры и кассовые ордера. Поэтому форма документов в оперативном учете должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета. В дальнейшем электронная информация об этих документах наряду с бумажными носителями могут переноситься из оперативной базы данных в бухгалтерскую базу в автоматическом или полуавтоматическом режиме.

     Автоматический  перенос документов возможен, если определенный вид документов порождает  в бухгалтерии однотипные проводки. В полуавтоматическом режиме из оперативной базы данных переносится информация, содержащая реквизиты документов, используемые в оперативном учете (название контрагента, сумма и прочие), а проводки производятся бухгалтером. Система переноса должна предусматривать возможность проверки соответствия журналов документов в оперативном и бухгалтерском учете за любой прошедший период, что позволяет избежать рассогласования фактических данных и данных бухгалтерского учета в результате санкционированного или несанкционированного изменения документов задним числом. Поводы для возникновения изменений такого рода практически неизбежно появляются на каждом предприятии. Причиной может быть, например, отсутствие выписанного товара на складе при отгрузке клиенту (или невозможность быстро найти этот товар на складе). В этом случае возникает дилемма: произвести изменения в уже созданном документе и заменить его или же создать дополнительный документ возврата товара. Как правило, для упрощения документооборота на небольших предприятиях выбирают первый путь. Однако, при большом количестве таких изменений и сложной процедуре прохождения документа по регистрам учета такой подход может привести к путанице и выходу ситуации из под контроля. Правильным является безусловный запрет на изменение документов задним числом и оформление возможных корректировок с помощью дополнительных документов [27, с. 107].

     Таким образом, на первом этапе технологического процесса бухгалтерского учета в автоматизированных системах осуществляются учетные процедуры по обработке первичных документов, т.е. стоимостная оценка фактов хозяйственной жизни и их классификация в номенклатуре плана счетов. В результате этих действий в информационной базе учета регистрируются хозяйственные операции (бухгалтерские записи), относящиеся к каждому отдельному факту финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бухгалтерская запись в системе компьютерного учета представляется в виде проводки и хранится в массиве информации о хозяйственных операциях. Завершается данный этап, на наш взгляд, обязательным проведением анализа правильности отражения данных первичного учета в системе бухгалтерских счетов. Первый этап непосредственно связан с организацией первичного учета, поэтому особую актуальность приобретает унификация документации, которая направлена на достижение минимума затрат при кодировании, перекодировании, хранении и использовании данных в процессе обработки. 

      1.3. Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета

     В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

     Компьютеризация бухгалтерского учета на предприятиях ведется на основе большого количества программных средств. Пакеты имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

     В технологическом процессе, выполняемом  на ПЭВМ, можно выделить следующие  этапы: подготовительный, начальный  и основной.

     Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

     Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

     Программа ввода документов предусматривает  выполнение следующих функций:

     - составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки »других признаков;

     - автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

     - преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;

     - автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

     - удаление неверных документов;

     - контроль и корректировка неверной информации;

     - печать первичного документа;

     - дублирование документов.

     Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

     Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

     Возможно  также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

     Сделаем выводы; автоматизированная форма бухгалтерского учета в организации создается и функционирует на базе использования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, посредством которых объединены персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы. В условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

     -  формирование первичного учетного документа на основе ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;

     -  перенос необходимых сведений на машинные носители информации;

     -  создание в автоматическом режиме стандартной выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;