Аудит персонала

     В инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита подробно описывается технология проведения внутреннего аудита, а в приложении к ней приводятся типовые образцы  рабочих и отчетных документов внутренних аудиторов.

     Структура службы внутреннего кадрового аудита во многом зависит от позиции руководства компании (или руководства HR-службы), т.е. от того, какие задачи оно ставит перед данным подразделением и насколько правильно понимает его роль в компании.

     Основные  направления работы службы внутреннего кадрового аудита заключаются в следующем:

     - проверка соответствия деятельности  сотрудников кадровой службы  требованиям действующего законодательства;

     - оценка полноты состава кадровой  документации;

     - оценка системы регистрации кадровой документации;

     - оценка системы хранения кадровой  документации;

     - оценка системы подготовки дел  к архивному хранению;

     - оценка программного обеспечения,  используемого для создания кадровой  документации;

     - аудит локальных нормативных  актов;

     - аудит трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками;

     - аудит договоров о материальной  ответственности;

     - аудит должностных инструкций;

     - аудит приказов по личному  составу;

     - аудит документации по охране  труда;

     - аудит порядка ведения трудовых  книжек;

     - иные направления, актуальные  для компании (например, аудит документации  по отдельным категориям сотрудников,  аудит документации по обучению  и аттестации сотрудников и  т.п.).

     По  всем вышеперечисленным направлениям службой внутреннего кадрового  аудита могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки организует руководитель службы согласно плану, утвержденному вышестоящим руководителем. План работы службы внутреннего кадрового аудита содержит перечень тем планируемых аудитов с указанием срока их проведения и разрабатывается на год. Внеплановые проверки проводятся в случае смены руководителя кадровой службы (или ее регионального филиала) по инициативе руководства компании или ее HR-директора, при поступлении сигнала о противоправных действиях сотрудников кадровой службы и/или нарушении ими внутренних правил, инструкций, положений.

     Организация внутренних аудиторских проверок происходит следующим образом:

     1. Руководитель службы внутреннего  кадрового аудита утверждает  программу аудита. В программе определяются объем аудита, период проверки, состав аудиторской группы, планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита.

     2. Руководством компании издается  приказ о проведении внутреннего  кадрового аудита с указанием темы будущей проверки (см. пример 1), который доводится до сведения руководителя кадровой службы (и руководителей ее региональных подразделений, если таковые имеют место). Руководство кадровой службы в течение указанного в приказе времени обязано подготовить и предоставить аудиторам всю необходимую кадровую документацию, а также иную информацию, которая необходима для проведения аудита.

     3. Аудиторская группа проводит  анализ содержания представленных  документов. Перед началом аудита  всем членам аудиторской группы выдаются специальные чек-листы с контрольными вопросами, по которым проводится проверка. А в случае необходимости они встречается с сотрудниками кадровой службы, получают от них необходимые разъяснения.

     Данную  информацию они фиксируют в рабочих документах, форма которых утверждается в инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита. Выявленные в результате аудита нарушения и несоответствия фиксируются в специальных протоколах несоответствий, в которых также записываются возможные мероприятия по коррекции и предупреждению подобных ситуаций в будущем. 

     Внешний аудит

     Приглашение внешних аудиторов (консультантов) всегда становится непростым решением для компании, поскольку требует  значительных финансовых средств (особенно если речь идет о кадровом аудите в крупной компании с разветвленной филиальной сетью). Кроме того, не всякая компания готова раскрыть свою документацию перед "людьми со стороны". В то же время, делая выбор в пользу внешнего кадрового аудита, руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

     Для того чтобы внешние аудиторы могли  комплексно оценить состояние системы  кадрового документооборота, им необходимо:

     - провести диагностику состояния  кадровой службы (отдела, группы  в составе службы персонала,  отвечающей за ведение кадровой  документации) компании;

     - изучить процедуры документирования  трудовых отношений в компании, в том числе провести анализ  работы программного обеспечения, используемого для оформления кадровой документации;

     - проанализировать состав кадровой  документации и определить ее  соответствие требованиям действующего  законодательства;

     - провести анализ системы хранения  кадровой документации.

     Существенным  фактором успешности выполнения работ  по проведению внешнего кадрового аудита являются подготовка компании к взаимодействию с аудиторами и планирование предстоящих  мероприятий. Поэтому перед началом  аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ. Однако очевидно, что наличие в аудиторской группе юристов и специалистов в области документационного обеспечения управления является обязательным условием. Крайне желательно также включение в состав аудиторской группы специалиста по информационной безопасности и специалиста в области HR.

     Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита.

     В программе определяются период проверки, окончательный состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита. Также указываются рабочие документы, используемые внешними аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику. Пример возможной программы аудита приводится в приложении1. В зависимости от состава аудиторской группы определенные виды работ, указанные в программе, могут проводиться параллельно.

     Этапы проведения внешнего аудита:

• Этап 1. Диагностика кадровой службы

     На  первом этапе аудиторами проводится сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании, предварительно определяются возможные проблемные зоны и анализируются возможные  риски.

     Для получения необходимой информации аудиторы изучают положение о кадровой службе (если оно есть), должностные инструкции сотрудников, проводят с ними интервью. В ходе интервью также оценивается понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства: вносятся ли изменения в практику оперативно или это происходит с опозданием. Дополнительными формальными критериями оценки являются показатели текучести в кадровой службе и периодичность обучения (повышения квалификации) ее сотрудников.

     Наконец, на этапе диагностики представителями  аудиторской группы уточняется состав документации, подлежащей проверке, и  определяется методика ее проведения. В процессе составления перечня проверяемой документации параллельно проводится анализ соответствия видов и разновидностей документов, существующих в компании, требованиям Общероссийского классификатора управленческой документации.

• Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений

     Принятая  в организации процедура документирования трудовых отношений должна быть построена  таким образом, чтобы обеспечивать:

     - фиксацию в документах всей  необходимой информации;

     - соблюдение в процессе их создания  действующего законодательства РФ;

     - защиту созданных документов  от несанкционированного доступа  или уничтожения.

     По  этим основным критериям ее и следует  проверять.

     Начать  проверку целесообразно с определения  наличия в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, аудитор, как правило, может сразу составить целостную картину организации и ведения кадрового документооборота в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации приходится восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке. Полученную информацию целесообразно зафиксировать в виде схемы.

     Четкое  понимание того, как именно в компании организован документооборот, позволяет  сразу увидеть состав оформляемой кадровой документации, то есть понять, действительно ли вся необходимая информация фиксируется в кадровых документах компании.

     Поскольку абсолютное большинство компаний в  настоящее время ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота, то анализ используемого программного обеспечения представляется необходимым элементом кадрового аудита.

• Этап 3. Анализ состава кадровой документации и ее соответствия требованиям действующего законодательства

     Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

     Аудитор обязательно документирует данные о проверке каждого вида и разновидности  документов. Для этого он может использовать сводную таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах, фрагмент которой приводится в приложении 2.

• Этап 4. Анализ системы хранения кадровой документации

     Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

• Этап 5. Подготовка отчета и рекомендаций заказчику

     Отчет по итогам аудита составляется руководителем аудиторской группы с помощью остальных членов группы, принимавших участие в аудите, сразу после окончания всех работ, указанных в программе проверки.

     Отчет представляется заказчику в форме  документа, описывающего состояние кадрового документооборота, его основные проблемные зоны. Структура отчета может быть различной, но результаты проведенного аудита должны содержать, по крайней мере:

     - общую оценку существующей в  компании системы кадрового документооборота;

     - подробный отчет о состоянии каждой из ее подсистем.

     Хороший аудитор не просто констатирует выявленные нарушения, но и предлагает способы  их устранения. Поэтому к отчету в виде отдельного документа должны быть приложены рекомендации по оптимизации  системы кадрового документооборота и улучшению ее работы.

     Отчет и рекомендации обсуждаются аудиторами и с работниками кадровой службы. Цель обсуждения заключается в том, чтобы убедиться, что содержание отчета сотрудникам понятно, а выработанные рекомендации по устранению существующих проблемных зон и корректирующие мероприятия, направленные на устранение причин выявленных несоответствий, могут быть ими проведены самостоятельно. При необходимости и согласии со стороны заказчика проводится обучение сотрудников по программе, составленной с учетом результатов прошедшего аудита.