· факультетами и кафедрами;

· администрацией Университета;

· юридическим отделом;

· бухгалтерией;

· отделом по управлению внебюджетной деятельностью;

· общим отделом;

· социальным отделом;

· профсоюзными организациями

К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии  кадровая служба получает штатное расписа-ние, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).

Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное  удостоверение";

№ Т-10а "Служебное  задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Для регистрации и  учета всей документации, создаваемой  и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

· Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;

· Книга учета сотрудников  принятых на работу;

· Книга учета сотрудников  уволенных с работы;

· Книга регистрации  больничных листов;

· Книга учета личных дел;

· Книга учета документов для служебного пользования;

· Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

· Журнал учета исполнительных листов

· И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно  в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления  деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников  профессорско-преподавательского состава  хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации  и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые  находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких  же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с  работы.

Личные дела заводятся  не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности  управленческо-вспомогательного состава  и сотрудников администрации.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация  личных дел ведется в «Книге учета  и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

На всех остальных  работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они  передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы:

1. Приказы и инструктивные  письма Рособразования РФ по  вопросам работы с кадрами. Копии.

2. Приказы ректора  университета по личному составу.  Копии.

3. Основания к приказам  по личному составу.

4. Положение об  отделе кадров.

5. Должностные инструкции  сотрудников

6. Годовые статистические  отчеты о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

7. Квартальные статистические  отчеты о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

8. Утвержденное штатное  расписание структурных подразделений.

9. Личные дела.

10. Личные карточки  преподавателей и сотрудников  университета.

11. Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.

12. Учетные карточки  научных работников, специалистов  с высшим и средним специальным  образованием.

13. Документы о предоставлении  работников университета к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

14. Заявления о приеме  на работу по совместительству.

15. Графики отпусков, заявления на отпуск.

16. Трудовые книжки  преподавателей и сотрудников  университета.

17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

18. Документы для  служебного пользования.

19. Копии приказов  и представления на благодарность  сотрудников.

20. Описи на дела, сданные в архив.

21. Акты об уничтожении  дел.

А также некоторые  другие.

Изучив основные положения  номенклатуры дел Университета, можно  сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и  непосредственно являются основой  ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставляет  работникам отдела кадров следующие  возможности:

· Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

· Получение сведений о всех назначениях работника  в пределах предприятия, а также  о всех приказах, касающихся этого человека.

· Подготовка и издание  приказов.

· Изменение штатного расписания, получение информации о  ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

· Подготовка аналитических  данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

· Все сведения хранятся в единой информационной базе, что  обеспечивает оперативный доступ к  ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе  нескольких человек.

Однако программу  «Радость кадровика» нельзя назвать  идеальной. Эта система хоть и проверенная временем и уже довольно привычная для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ основных направлений  деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности  ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.