Место кадровой службы в системе управления

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует  использовать сейфы  и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается  из папки и оформляется  для передачи на хранение.

2.3.3. Хранение дел

С момента заведения  и до передачи в  архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения  работы помещения, где  хранятся учетные  документы, опечатываются  или сдаются под  охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в  деятельности предприятия, подлежат передаче в  ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства  хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение  правил ведения и  хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника  кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ 
В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Работа  кадровой службы непосредственно  связана с персональными  данными работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных перего-воров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Пер-сональные данные не могут быть использованы в целях причине-ния имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

Работодатели, владеющие  информацией о гражданах, несут  ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом В соответствии с главой 14 статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации. в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработ-ке персональных данных работника:

· обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения  соблюдения законов и иных нормативных  правовых актов, содействия работникам в трудо-устройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выпол-няемой работы и обеспечения сохранности имущества;

· все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется воз-можным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персо-нальных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

· работодатель не имеет  права получать и обрабатывать персо-нальные данные работника о его членстве в общественных объеди-нениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случа-ев, предусмотренных федеральным законом;

· защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодате-лем в установленном порядке за счет его средств;

· работники и их представители должны быть ознакомлены  под расписку с документами организации, устанавливающими по-рядок обработки  персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

· работодатели, работники  и их представители должны совме-стно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и  использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться  условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками следует включать условие о неразглашении конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования В соответствии с главой 14 статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.:

· не сообщать персональные данные работника третьей стороне  без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

· разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, ограничив  их правом получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

· передавать в установленном  Трудовым кодексом порядке персональные данные работника представителям работников, ограничив эту информацию только теми сведениями о работнике, которые необходимы для выполнения указанными представителями своих функций.

Законом об информации предусмотрено право граждан  на доступ к документированной информации о них, уточнение ее в целях  обеспечения полноты и достоверности  сведений. Граждане имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на предусмотренных федеральными законами основаниях. Кроме того, владелец документированной информации о гражданах обязан бесплатно предоставить информацию по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку  и защиту персональ-ных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Анализ некоторых  положений Трудового кодекса  Российской Федерации позволяет  сделать вывод о том, что на сотрудников кадровой службы накладывается  серьезная ответственность. Их компетентность в вопросах законодательства, связанных с защитой, хранением и обработкой персональных данных имеет большое значение и влияет на каждого работника в отдельности и на всю организацию в целом.

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ

Прохождение преддипломной практики в Санкт-Петербургском государственном политехническом университете дало возможность изучить основные направления деятельности кадровой службы «изнутри» и проанализировать ее особенности.

Санкт-Петербургский  государственный политехнический университет -- государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования федерального подчинения в системе непрерывного образования, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и обучения в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки и техники.

Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Федерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Университет имеет  свои традиции и является ведущим  центром развития образования, науки  и культуры Северо-Западного региона в областях своей деятельности.

Отдел кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является самостоятельным структурным  подразделением, подчиненным непосредственно  ректору Университета. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел руководствуется Уставом  Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации  «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета подразделяется на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательный персонал (далее УВП).

То есть в Университете предусматриваются должности научно-педагогического (профессорско-преподавательский состав, научные работники), инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала.

К профессорско-преподавательским  относятся должности: декана факультета, заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические работники - работники, осуществляющие педагогическую деятельность.

К управленческо-вспомагательному персоналу относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так далее.

Во главе кадровой службы Университета стоит начальник  отдела кадров - Голощапова Евгения  Анатольевна, у нее есть свой заместитель. Им подчиняются инспекторы отдела кадров (приложение 1). Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы:

· Инспекторы сектора  профессорско-преподавательского состава (организация и проведение конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и увольнения ППС);

· Инспекторы сектора  управленческо-вспомогательного персонала (документационное оформление приема, перемещения и увольнения УВП);

· Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);

· Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого  вопроса;

· Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.

Изучение данной структуры  работы позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти  функции непосредственно связаны  с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

· издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

· оформление, учет и  хранение трудовых книжек;

· формирование, учет и организация хранения личных дел  сотрудников;

· ведение учета  представления ежегодных отпусков;

· подготовка к утверждению  документации по оформлению пенсионных дел;

· подготовка статистических отчетов;

· подготовка наградных  материалов, передача их в вышестоящие  органы;

· обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

· ведение воинского  учета граждан, пребывающих в  запасе и граждан, подлежащих призыву  на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;

· ведение учета  студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

При осуществлении  этих функций отдел кадров Университета взаимодействует с другими структурными подразделениями: