Место кадровой службы в системе управления

сведения  о нарушителях  трудовой дисциплины;

копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут-реннего  трудового распорядка;

сведения, относящиеся к  вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

требовать от всех подразделений  организации представления  необходимых для  ее работы материалов;

принимать работников, организации  по вопросам перемеще-ния  и увольнения;

взаимодействовать с другими организациями  по вопросу подбора кадров;

требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает  ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.1.1. Должностная инструкция  сотрудника кадровой  службы

Что касается должностной  инструкции работника  отдела кад-ров, то она, как и любая  другая должностная  инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

· руководство работой  отдела;

· обеспечение выполнения работ;

· разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

· обеспечение рационального  использования материальных, финансовых и технических  средств;

· проведение работ  по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

· обеспечение рационального  распределения нагрузки между работниками  отдела;

· создание условий  для повышения  квалификации персонала;

· контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

· внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

· обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные  документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

· нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок  проведения работ  в отделе;

· основы экономики, организации  труда и управления;

· правила внутреннего  трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требо-вания к  квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием  является наличие  высшего профессионального  образования и ста-жа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при уста-новлении размера заработной платы.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации  в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые  всегда сопровождаются представлением в  суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители  организаций несут  персональную ответственность  за правильную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

в своей фирме.

Под обобщающими понятиями  «кадровая документация»  или «документация  по личному составу» подразумевают широкий  круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и  деятельности самой  кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы  по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации  издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются  также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы  в документации по личному составу. К ней относятся:

· Трудовой договор;

· Приказы по личному  составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

· Личные карточки работников;

· Трудовые книжки;

· Табель учета рабочего времени;

· График отпусков;

· Личные заявления  работников;

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые  всегда сопровождаются представлением в  суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими тре-бованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных рекви-зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители  организаций несут  персональную ответственность  за правильную организацию  делопроизводства в своей фирме.

2.1. Основные требования  к работе с приказами 
по личному составу

Приказы по кадрам -- основные документы, определяющие служебное положение  работников, являются основанием для внесения соответствующих  записей в документы  по учету труда  и его оплаты.

Приказами по личному составу  документально оформляются:

· прием, перевод на другую работу, увольнение;

· изменение условий  труда, присвоение разрядов;

· установление размеров оплаты труда;

· предоставление отпусков, командирование сотрудников;

· наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных бланках  или на стандартных  листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная  подготовка приказа  включает в себя составление  его проекта. Компетенция  лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений  предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят  руководители тех  подразделений, которые  вносят предложение  о поощрении или  наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему трудовому  законодательству.

На  работников, в связи  с перемещением которых  издаются приказы  вышестоящей организации (о  назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

Приказы по личному составу  визируются лицом, ответственным  за кадры, и руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления  в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу  подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ  по кадрам объявляется  работнику, упомянутому  в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказы по личному составу  регистрируются, рассылаются  и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что  приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют  временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая  служба должна выполнять  весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти  документы имеют  большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

2.2. Ведение трудовых  книжек

Согласно  ст.66 Трудового кодекса  РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности ра-ботника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа  с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работода-телей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма  трудовой книжки, форма  вкладыша в трудовую книжку и Пра-вила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков тру-довой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Мин-труда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.