ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 3
• ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
• 1.1. Основы деятельности кадровой службы 7
• 1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы 10
• ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
• 2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу
• 2.2. Ведение трудовых книжек 16
• 2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки 17
• 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку 19
• 2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку 20
• 2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении21
• 2.2.5. Дубликат трудовой книжки 21
• 2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение 23
• 2.2.7. Учет бланков трудовых книжек 24
• 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе 25
• 2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров 26
• 2.3.2. Формирование личных дел 27
• 2.3.3. Хранение дел 30
• ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31
• ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47
• Приложение 1 48
• Приложение 2 49
• Приложение 3 50
• Приложение 4 54

ВВЕДЕНИЕ

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако  особое внимание следует  уделять именно документированию управления персоналом, так как организация  и регулирование  его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность  выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и  проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя  из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

· ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

· изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

· выявление основных направлений работы кадровой службы;

· изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

· исследование особенностей ведения кадрового  делопроизводства в  учебном заведении.

С учетом недостаточной  разработки темы, при  написании выпускной  квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. - М.: Эксмо, 2007., Кузнецовой Т.В. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005., Кирсановой М.В. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. и других.

Наряду  с документационными  материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными  задачами данная выпускная  квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Служба  по подбору персонала  и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

документирование  трудовых отношений;

осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

формирование  стабильно работающего  трудового коллектива;

создание  кадрового резерва;

* организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в  общей системе  управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование  трудовых отношений - неотъемлемая часть  деятельности любой  организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что  документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо  учитывать, что документация по личному составу  подлежит передаче в  государственные  архивы для длительного  хранения.

Руководитель  предприятия несет  персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не  менее важным для  администрации предприятия  является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками. Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого  трудоспособного  человека в нашей  стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой  организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и  учитывать все  особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое  значение для любой  организации. От того, насколько профессионально  организованно ведение  кадрового делопроизводства зависит успех  управленческой деятельности в целом.

1.1. Основы деятельности  кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура  кадровых служб зависят  в основном от масштабов  организации. В зависимости  от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные  формы осуществления  кадровой работы:

самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

выполнение  функций кадровой службы отдельным  сотрудником организации;

выполнение  функций кадровой службы по совместительству с выполнением  другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

*разработка  планов комплектования  кадров в соответствии  с программой развития  конкретной организации;

оформление  приема, перевода и  увольнения работников в со-ответствии с  трудовым законодательством  Российской Федерации;

учет  личного состава;

хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение докумен-тации  по делопроизводству;

контроль  исполнения руководителями подразделений прика-зов  и распоряжений по работе с личным составом;

изучение  движения кадров, анализ текучести кадров, разра-ботка мероприятий по ее устранению;

анализ  состава специалистов организации, деловых  качеств работников с целью их рационального  использования;

создание  условий для повышения  образовательного и  квали-фикационного уровня специалистов;

работа  по созданию резерва  на выдвижение;

подготовка  предложений по улучшению  расстановки и  ис-пользованию работников;

подготовка  и систематизация материалов для аттестационной 
комиссии;

подготовка  материалов для представления  работников к по-ощрению и награждению;

принятие  мер по трудоустройству  высвобождаемых работни-ков;

организация контроля состояния  трудовой дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из  кадровой службы в  подразделения направляются: