Организация коммерческой деятельности отдела закупа на предприятии

Группа С — оставшиеся объекты, сумма долей с накопительным итогом которых составляет 80-100% от общей суммы параметров. Это малоценные объекты, характеризующиеся упрощенными методами планирования, учета и контроля. [ Сысоева С.В. Книга директор магазина. 2-е издание, улучшенное и дополненное – СПб.: Питер,2007.- с.183].

44

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ЗАКУПА В МАГАЗИНЕ ООО «ВОЗДУХ».

3.1.           Организация материально-технического обеспечения

магазина.

              Организация материально-технического обеспечения преду­сматривает организацию системы обеспечения производственного предприятия материально-техническими ресурсами и организацию его собственной службы материально-технического обеспечения.

Каждая организационная структура материально-технического обеспечения промышленного предприятия имеет в составе инфра­структуру процесса организации снабжения и организационную структуру управления материально-техническим обеспечением.

Инфраструктура материально-технического обеспечения вклю­чает подразделения: складского хозяйства, транспортного хозяйст­ва.

Общество с ограниченной ответственностью «Воздух» является предприятием, деятельность которого специализированная на построение определенного ассортимента.

Предметом деятельности ООО «Воздух» является:

     торгово-закупочная деятельность, торгово-посредническая, иная коммерческая деятельность, создание совместных производств, торговых точек фирменных магазинов, в том числе валютных, коммерческих, комиссионных;

     организация и ведение оптовой и розничной торговли климатического, теплового оборудования и комплектующих к ним изделий.

Магазин расположен в г. Екатеринбург, улица Первомайской, 56 и занимает площадь 130м². Здание магазина по капитальности - капитальное,  по размещению - встроено-пристроенные, одноэтажное, стены кирпич. В магазине располагаются помещения такие как:

      торговый зал оно же помещение для приемки и выдачи заказов;

      приемочно - разгрузочное помещение;

      помещение для хранения и подготовки к продаже;

      кабинет директора магазина;

      касса;

      туалет;

      электрощитовая.

Все помещения магазина должны быть расположены с учетом обеспечения рациональной взаимосвязи между ними. Так, планировка торговых помещений, а также помещений (зон) для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже, вспомогательных и административно-бытовых помещений должна отвечать следующим основным требованиям:

      торговые помещения должны быть непосредственно связаны с помещениями для хранения и подготовки товаров к продаже, чтобы можно было обеспечить оперативное пополнение товарных запасов в торговом зале, используя кратчайшие пути движения товаров;

      оптимальным является решение, когда торговый зал и кладовые расположены на одном уровне;

      торговый зал должен быть связан с помещениями для приемки товаров по возможности кратчайшим путем, что особенно важно при поступлении в магазин товаров в таре-оборудовании;

      помещения для хранения товаров должны быть непроходными, с максимально приближенными к ним помещениями для приемки и подготовки товаров к продаже;

      помещения для хранения тары, обменного фонда контейнеров, упаковочных   материалов   и   инвентаря   желательно   располагать непосредственно у приемочной или разгрузочной рампы;

      пункт приема посуды от населения должен иметь отдельный вход и быть соединен с разгрузочной платформой для перегрузки стеклопосуды из кладовой на автотранспорт;

      административно-бытовые помещения должны быть связаны с торговыми помещениями, а также с помещениями для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже.

Планировка помещений магазина должна обеспечивать нормальные условия работы персонала, высокий уровень производительности труда работников. Устройство и размещение помещений должны быть подчинены требованиям сохранности товарно-материальных ценностей на торговых предприятиях. [Шарова Ю.Е. Организация, технология и проектирование торгового предприятия. пособие. – Екатеринбург УрИБ, 2006. С.165].

3.2. Цели и задачи закупочной деятельности компании.

Основная цель закупочной деятельности заключается в удовле­творении потребностей производства в материалах с максималь­но возможной экономической эффективностью. Достижение этой цели зависит от решения целого ряда задач.

Главными вопросами, на которые следует ответить при обес­печении предприятия предметами труда, служат:

      какой вид сырья, материалов или комплектующих необ­ходимо закупить;

      в каком количестве;

      кто будет поставщиками сырья, материалов и комплекту­ющих;

      на каких условиях будут производиться закупки?

Любое предприятие, производственное или торговое, имеет службу (отдел закупок или службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (рис. 3). Эффективная работа этой службы во многом зависит от органи­зационной структуры предприятия. Организация службы, отве­чающей за выполнение всех задач по снабжению производства, позволяет оптимально наладить движение материального потока.

Рисунок 3. Функции отдела снабжения

Задачи, решаемые службой снабжения, должны строиться на основе современной концепции маркетинга: вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем стратегия развития про­изводства и уже потом — стратегия снабжения производства. Для успешного обеспечения предприятия необходимыми материа­лами этот отдел должен иметь готовые ответы на следующие во­просы: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать; как системно увязать закупки с производ­ством и сбытом; как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками и др. [Савенкова Т.И. Логистика: учеб. пособие- 2-е изд., стер. - М.: Издательство «Омега-Л», 2007. с.101.]

В магазине ООО «Воздух» отделе закупок работает 3человека: начальник и два подчиненных. У каждого сотрудника свое направление деятельности. Один занимается оптовыми закупками, другой рознице. Начальник отдела корректирует деятельность подчиненных, заключает договора и договаривается о скидках с несговорчивыми поставщиками.

В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов и затем выполнить расчет потребности в этих ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры или формируются номенклатурные группы.             

Главная цель управления процессом закупок заключается в адекватном и полном удовлетворении потребностей производ­ства. Организация процесса закупок осуществляется в несколько этапов:

      сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ре­сурсов и действующих условиях торговли, доставки, хра­нения и т.д.;

      выбор формы и источников материально-технического снаб­жения;

      размещение заказов и их реализация;

      организация делопроизводства по учету ресурсов и расче­там за приобретенные материальные ценности;

      поддержание отношений с поставщиками и др.

Сотрудники отдела имеют необходимую квалификацию для эффективной работы с поставщиками при ведении переговоров и заключении сделок.

Отдел закупок, тесно сотрудничает с руководство и ИТ-подразделением.

Магазин ООО «Воздух» оснащен современным оборудованием.. На каждом рабочем столе сотрудника стоит ЖК- монитор и компьютер с  программным обеспечением 1С Торговля и склад 8 – это программное средство системы «1С:Предприятие», которое позволяет вести как розничный, так и оптовый учет торговли, а также учет продукции на складе. 1С Торговля и склад способна учитывать любые виды торговых операций. Благодаря гибкости в настройках, программа способна выполнять полный спектр функций учета: от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов. Это программное средство автоматизирует все торговые и складские операции. Отдельным плюсом является то, что 1С Торговля и склад делает это на всех этапах деятельности предприятия.

3.3.Мотивация поставщика.

Поощрение зачастую является наилучшим способом для установления торговых отношений, если, конечно, оно тщательно спланировано. Предлагая покупателю дополнительную выгоду в качестве вознаграждения за покупку, вы, вероятнее всего, привлечете людей, которые заинтересованы в вашем товаре или услуге. Только убедитесь в том, что ваши усилия нацелены на потенциальных потребителей и соответствуют вашему продукту.

МОТИВАЦИЯ ПРОДАВЦОВ.

Построение торговых отношений требует долгосрочной уверенности в персонале, в компенсации убытков, а также проведения тренингов, создания эффективной команды, но, кроме того, и некоторых методов стимулирования продаж, которые налаживают отношения между участниками сбытовой сети.

ПООЩРЕНИЕ УПОМИНАНИЯ.

Одна из наиболее часто пропускаемых коммерческих возможностей – это использование потребительской "молвы". Большинство предпринимателей утверждает, что они получают наибольший эффект через "канал молвы", но они прикладывают не слишком много усилий, чтобы продвинуть свой бизнес. Стимулирование и подарки часто используются для того, чтобы побудить снабженцев.

ПОСТРОЕНИЕ ЛОЯЛЬНОСТИ ТОРГОВОЙ МАРКИ.

Для того чтобы продвинуть свой бренд, несмотря на советы рекламных агентств уделять особое внимание рекламе, вам понадобится приложить намного больше усилий, чем необходимо для простого запуска рекламной кампании. Постоянная цена, высокий уровень обслуживания потребителей и новинки - все это важные факторы, поэтому разрабатывайте свою рекламную кампанию с их учетом.

Ежедневное снижение цены понемногу может использоваться как первоначальная стратегия до тех пор пока люди не начнут делать большее количество покупок через интернет, так как он наиболее дешевый.

Повторение маркетинговых программ, таких как "программы постоянных покупателей" и продолжение рекламных кампаний, действуют лучше, когда конкурентные показатели - цены, сервис и появление новинок - находятся около паритета или когда вы хотите заполучить потребителей на время. Предупреждение: хорошо разработанные и часто повторяющиеся программы вызывают привыкание.

Персональные распродажи (self - liquidators) привлекает покупателей к вашему продукту или услуге, заставляя их покупать то, что непосредственно связано с вашим продуктом. Большие скидки со стороны поставщика и личная симпатия к покупателю.

Несмотря на то, что эта маркетинговая тактика не имеет прямого воздействия на верность марке, это всего лишь часть долгого процесса сближения с целевыми покупателями. Продвижение товара также не имеет прямого отношения к верности марке, но оно действует как напоминание о компании-спонсоре. [http://www.advertology.ru/article11715.html].

3.4. Анализ товарных запасов и товарооборачиваемости.

Товарные запасы представляют собой совокупность товарной массы, находящейся в сфере обращения, предназначенной для реализации.

Товарные запасы как категория товарного обращения обеспечивают стабильный процесс обращения товаров и выполняют определенные функции:

      являясь формой товарного предложения, удовлетворяют платежеспособный спрос населения;

      характеризуют соотношение между объемом и структурой спроса и товарного предложения;

      обеспечивают непрерывность расширенного производства и обращения, в процессе которых происходит их образование и расходование.

Товарные запасы образуются на всех стадиях товародвижения: на складах предприятий-производителей, в пути, на складах оптовых и розничных торговых предприятий, что обусловлено следующими факторами: сезонными колебаниями в производстве и потреблении; временем, необходимым для перевозки товаров от места производства до места продажи; необходимостью преобразования производственного ассортимента в торговый, что требует подсортировки, подработки и упаковки; условиями транспортировки товаров, расстоянием между поставщиком и торговым предприятием; звенностью товародвижения, возможностями для хранения товаров.

В ходе анализа изучают поступления товаров в разрезе товарных групп и поставщиков с тем, чтобы выявить выполнение договорных условий отдельными поставщиками и определить объемы недопоставки по отдельным товарным группам и поставщикам. Также анализируется выполнение договорных условий самой торговой организацией по отгрузке товаров покупателям. Если у организации имеется недостаток товарных запасов, то это может привести к невыполнению условий договоров, к уплате штрафных санкций. В ходе дальнейшего анализа необходимо выяснить причины нарушений договорных условий. Причинами недопоставок по отдельным договорам могут быть нарушения как со стороны поставщика, так и со стороны организации-получателя: несвоевременное заключение договоров, недостаточно точное определение количественного и качественного состава товаров, отсутствие календарных сроков отгрузки, нарушение сроков и условий оплаты, досрочное расторжение договоров.

Товарные запасы торговых предприятий классифицируют по следующим признакам:

      по месту нахождения различают товарные запасы в предприятиях торговли, в промышленности, в пути;

      по назначению товарные запасы делят на запасы текущего хранения, сезонного накопления, досрочного завоза. Товарные запасы текущего хранения предназначены для удовлетворения повседневной потребности торговли в товарах. Для товарных запасов сезонного накопления характерна сезонность производства и потребления отдельных товаров. К товарам сезонного накопления относят меховые товары, картофель, фрукты, овощи, елочные украшения и т. д. Товарные запасы досрочного завоза предназначены для обеспечения бесперебойной торговли в отдаленных районах в период между сроками завоза товаров, в силу климатических условий;