Управление затратами проектов в течение жизненного цикла на предприятиях проектного типа

Как видно  из таблицы, метод освоенного объема применяется в рамках планирования и координации подсистем управления содержанием, продолжительностью, стоимостью, коммуникациями и рисками. В рамках данного дипломного проекта особый интерес представляет использование этого метода в процессе управления продолжительностью и стоимостью проекта в течение его жизненного цикла. Метод освоенного объема позволяет создавать  отчетную документацию, полезную для контроля и принятия решений во всех подсистемах управления проектом. При этом основные показатели метода будут касаться продолжительности, стоимости и объемов выполняемых по проекту работ. Следует отметить, что актуальные сведения, получаемые в ходе использования метода освоенного объема, весьма полезны для оценки эффективности использования человеческих ресурсов и, следовательно, для активизации и мотивации персонала проекта.

   Метод освоенного объема используется  на стадии реализации проекта и иногда называется методом оперативного управления выполнением работ по проекту. На стадии реализации осуществляется основная часть затрат по проекту, а так как метод освоенного объема направлен именно на контроль этих затрат, его можно без преувеличения назвать важнейшим инструментом реализации проекта.

   Метод освоенного объема представляет  собой совокупность процедур  по измерению, анализу и прогнозированию  основных текущих показателей  продолжительности, стоимости и  содержания проекта по подготовке отчетов для принятия решения, для оперативного планирования и выполнения работ по проекту всеми участниками проекта, как исполнителями, так и руководителями. Общая схема процедур метода освоенного объема показана на рисунке 11. 
 
 
 
 
 
 

  Рисунок 11

Для эффективного использования метода освоенного объема тщательно разрабатывается план проекта, который выступает в  качестве основы для измерения прогресса  проекта и показателей выполнения работ. Такой план позволяет представить весь проект в виде понятной, выполнимой, измеримой, управляемой, измеримой совокупности работ, имеющих адресную ответственность.

  С помощью структуры разбиения  работ проект делится на выполняемые  задачи, управляемые элементы, пакеты работ. Все они в контексте метода освоенного объема называются Control Accounts (CA), что дословно можно перевести как «контрольные счета», но лучше использовать термин «контрольные элементы», «элементы контроля» и «элементы управления».

  Каждый из пакетов работ должен выполняться конкретным лицом или командой. У каждого элемента проекта должен быть ответственный исполнитель или ответственный руководитель. Отталкиваясь от структуры разбиения работ, необходимо создать структуру разбиения ресурсов (Resource Breakdown Structure – RBS), структуру разбиения стоимости (Cost Breakdown Structure – CBS), а также разработать и воплотить в жизнь матрицу ответственности, связывающую объемы работ, их стоимость и продолжительность с ответственными исполнителями.

  Плановая  документация проекта должна четко, логически и согласованно представлять важнейшие показатели объемов, продолжительности  и стоимости работ. Главными документами  при этом являются календарный план выполнения проекта, график (эпюра) загрузки ресурсов и план освоения объемов. Все эти документы должны иметь одну и ту же структуру разбиения работ и временную шкалу.

  В рамках планирования необходимо заранее предусмотреть методы и средства для оценки и учета фактических результатов, объемов, затрат, времени.

Для эффективного использования метода освоенного объема необходимо постоянно собирать данные о фактически выполненных работах, использованных ресурсах и производственных затратах в рамках каждого контрольного элемента, каждого пакета работ. Данные о фактических объемах и затратах должны собираться и фиксироваться способом, позволяющим соотнести их с базовыми плановыми показателями, с базовым планом выполнения проекта.

Контроль  проекта должен включать в себя метод  освоенного объема в целях анализа  и оценки текущего статуса и прогресса проекта и осуществляться путем сравнения фактических показателей объемов и стоимости с базовыми плановыми показателями. Основные показатели метода освоенного объема, такие как освоенные объемы, фактические затраты и плановые объемы, позволяют не только фиксировать фактические результаты, но и прогнозировать будущее состояние проекта и на основе этих прогнозов принимать правильные управленческие решения.

Характеристики  конкретного проекта влияют на условия  применения метода освоенного объема. Как и любой другой инструмент, метод освоенного объема требует адаптации, настройки на специфику проектной ситуации. Характеристики конкретного проекта влияют на условия применения метода освоенного объема. Как и любой другой инструмент, метод освоенного объема требует адаптации, настройки на специфику проектной ситуации. Характеристики проектной ситуации можно представить в двух измерениях. Первое измерение отражает влияние успеха или неудач проекта на стратегические цели участников проекта. Второе измерение отражает вероятность успеха или неудачи проекта. Факторы, определяющие важность проекта, могут быть финансовыми, политическими, экологическими, организационными. Факторы, влияющие на неопределенность, - это размер, сложность и продолжительность проекта. Обе группы факторов взаимодействуют с организационной структурой управления проектом и усиливают или ослабляют эффективность системы управления проектом и эффективность метода освоенного объема.

В  зависимости  от важности и неопределенности проекта метод освоенного объема может применяться с различной полнотой и строгостью. Можно выделить два направления полноты и строгости использования метода освоенного объема: детализация и частота контроля.

Детализация характеризуется размером контрольных элементов проекта, объемом пакетов работ, присутствующих в структуре разбиения работ проекта на самом нижнем уровне. Частота определяет периодичность, с которой происходит сбор первичных данных о текущем состоянии проекта и дальнейший их анализ, это своего рода масштаб временной шкалы, в котором в качестве основной временной единицы (интервала контроля) может выбираться один день, неделя, месяц, квартал и т.д.

Чем выше важность и неопределенность проекта, тем полнее, последовательнее и строже, должно быть применение метода освоенного объема, детализированней представление о работах проекта, тем чаще должен осуществляться контроль. 

2.2. Появление и развитие метода освоенного объема.

   Метод освоенного объема берет  начало от трехмерного подхода  к оценке коэффициента полезного действия производственных процессов, который годами использовался инженерами. Чтобы оценить себестоимость производственного процесса, они сопоставляли заработанные (освоенные) нормы (плановую стоимость выпушенной продукции) и фактические затраты , возникшие в процессе производства. Затем для оценки выполнения графика они сравнивали освоенные нормы с плановыми нормами (плановой стоимостью) произведенной продукции.

Основные  подходы и показатели метода освоенного объема сложились в рамках концепции C/SCSC (Cost/Schedule Control Systems Criteria), разработанной в 1967 году Министерством обороны США и включавшей 35 взаимосвязанных показателей контроля проекта. Эта концепция зарекомендовала себя как негибкая, избыточная и чрезвычайно формализованная. Она в обязательном порядке называлась Министерством обороны для всех компаний, желающих подписать с ним контракт.

Концепция C/CSCSC стала стандартом для крупных военных разработок и применялась в течение 30 лет. Многие другие правительственные структуры, например, военные и некоторые гражданские государственные ведомства Австралии, Канады и Швеции, стали использовать эту концепцию.

Но большинство  менеджеров и предпринимателей негативно  воспринимали показатели концепции  C/SCSC , и в общей практике управления проектами был выработан более простой и прагматический подход – метод освоенного объема. Правительственные структуры США также стали пересматривать концепцию C/SCSC. После исследования, проведенного в 1995 году Национальной ассоциацией по защите промышленников (NSIA), появился новый стандарт, получивший название «Системы управления с применение концепции освоенного объема». Этот стандарт по сути явился упрощенной версией концепции C/SCSC.

В настоящее  время метод освоенного объема закреплен  национальным американским стандартом ANSI-EIA-748-98 «Earned Value Management». Аналогичный стандарт действует в Австралии  -AS4817 «Project Performance Measurement Using Earned Value». В Великобритании Национальная ассоциация по управления проектом в 2002 году утвердила свой стандарт «Earned Value Management APM Guideline for the UK» [7].

Сегодня показатели метода освоенного объема рассчитываются всеми программными средствами управления проектом, начиная от MS Project и заканчивая OpenPlan. 

3. Необходимые элементы системы  управления для применения метода освоенного объема.

   Метод освоенного объема существенно  дополняет и увеличивает эффективность  управления проектом, так как  облегчает оперативное управление реализацией проекта. 
 

Ключевыми шагами в применении метода освоенного объема являются:

• Разработка и утверждение базового плана:
• Декомпозиция содержания проекта до управляемого уровня
• Разработка прозрачной и недвусмысленной системы ответственности за выполнение работ по проекту
• Разработка бюджета проекта и каждой работы в отдельности
• Выбор методов и средств оценки освоенного объема выполнения работ
• Поддержка целостности и стабильности базового плана выполнения проекта

• Учет фактического состояния проекта и сравнительный анализ полученных данных с показателями базового плана:

• Регистрация первичных данных об использовании ресурсов в ходе выполнения работ
• Объективное измерение фактических объемов выполнения работ
• Установление показателей освоенного объема в соответствии с выбранными методами и средствами
• Анализ и прогнозирование показателей продолжительности и стоимости проекта
• Подготовка отчетов о состоянии проекта и выявленных проблемах
• Рассмотрение отчетов и принятие корректирующих и предупреждающих мер

4. Базовые показатели для эффективного планирования и контроля процесса реализации проекта.

Базовыми  показателями метода освоенного объема являются:

• Плановые объемы (Planned Value – PV)
• Освоенные объемы (Earned Value – EV)
• Фактические затраты (Actual Cost – AC)

Рассмотрим  каждый из этих базовых показателей:

Плановые  объемы показывают, сколько работ  должно быть выполнено в конкретный момент времени в соответствии с  планом проекта, т.е. каков должен быть прогресс в выполнении проекта на определенную дату. Плановые объемы – это численное, либо стоимостное выражение объемов работ запланированных к выполнению в соответствии с графиком на текущую дату. Плановые объемы представляют собой официально установленную базу для сравнения всех фактических показателей, т.е. это показатель базового плана выполнения проекта. Базовый план представляет собой плановый график распределения средств (объемов) по работам и периодам. Будучи однажды установленной эта база должна быть условно неизменной, т.е. изменения в нее необходимо вносить только в крайних случаях, касающихся изменения всего содержания проекта. Показатель плановых объемов в англоязычной литературе называют Budgeted Cost for Work Schedule (BCWS), в русскоязычной литературе – сметной стоимостью запланированных к выполнению работ, бюджетной стоимостью запланированных работ, плановыми затратами и т.д. 

Показатель  плановых объемов (так же, как и  другие базовые показатели метода освоенного объема) графически представляется в  виде кумулятивных графиков, показывающих плановые объемы выполнения работ проекту нарастающим итогом. 

Освоенные объемы показывают фактические выполненные  объемы работ, выраженные в показателях  плановой стоимости этих работ, на контрольную  дату. Этот показатель часто называют Budgeted Cost for Work Performed (BCWP), или плановой (сметной) стоимостью фактически выполненных работ, бюджетной стоимостью выполненных работ. Освоенный объем – это бюджетная, плановая, сметная стоимость работ, фактически выполненных на текущую дату. 

Фактические затраты показывают фактическую (реально сложившуюся) стоимость выполненных объемов работ, т.е. совокупность всех затрат, возникших в ходе выполнения работ на текущую дату. Фактические затраты также называют Actual Cost of Work Performed (ACWP), фактической стоимостью выполненных работ, фактическими затратами на выполнение работы и т.д. 

Метод освоенного объема основан на определении  отношения фактических затрат к  объему работ, которые должны быть выполнены  к определенной дате. При этом учитывается  информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент (рисунок 12). Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ.