Работа пресс-служб органов государственной власти муниципального и краевого уровня

1. Общий план мероприятия – основной документ, где по минутам отражено пятидневное мероприятие (с понедельника – по пятницу).  
   В нем присутствуют следующие пункты:
• Дата и время;
• Конкретный этап мероприятия: название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап;
• Подготовка: что нужно сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось;
• Описание – краткое описание самого мероприятия;
• Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия;
• Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап;
• Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации: списки расселения по общежитиям, регистрационные листы, раздаточная информация, информационные листы для стендов и т.д.

1. Программа мероприятия и план конференции для гостей;

2. Списки мобильных телефонов партнеров, поставщиков, спикеров, кураторов и других ответственных лиц;

3. Список гостей для передачи на охрану;

4. Таблички и указатели;

5. Шаблоны приглашений для гостей;

6. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);

7. Список номинаций для награждения;

Все вышеперечисленные документы формируются в разное время и дополняются в процессе подготовки мероприятия, но начинать продумывать и прописывать эти документы нужно с самого начала.

 

5 этап. Команда для мероприятия и распределение ролей

 

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать  что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже написав предварительный план мероприятия, нужно четко определить, кто будет помогать в реализации проекта. Люди в команде должны быть авторитетные, морально устойчивые, ответственные. Сил каждого из них должно хватать на все мероприятия. Именно поэтому, составляя детальный план, важно, чтобы один и тот же человек не оказался задействован в двух местах одновременно.

 

6 этап. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

 

Первое, с чего началась работа - это распределение обязанностей между директорами форума. За автором выпускной квалификационной работы были закреплены следующие обязанности:

- работа с постоянными партнерами;

- работа со спикерами (ведение переговоров и организация мастер-классов);

- организация экскурсий в PR- агентства, департаменты по связям с общественностью крупных компаний, госструктур, некоммерческих организаций и средств массовой информации;

- организация вечернего мероприятия;

- работа с участниками форума;

- расселение участников форума.

На Алену Губанову были возложены следующие обязанности:

- поиск и  дальнейшая работа с партнерами

- работа со спикерами (ведение переговоров и организация мастер-классов);

- организация конкурса  видео работ

- управление группами в социальных сетях;

- разработка и рассылка писем – приглашений для разных целевых групп.

После распределения  фронтов работы началась реализация плана.

 

7 этап. Работа во время мероприятия

 

Во время  мероприятия главное четко следовать  планам, иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились или кто-то заболел. В случае с форумом важно иметь Спикеров, которые могли бы подстраховать, так как 10% выступающих отказываются по тем или иным причинам от проведения мастер-классов за несколько часов до начала. Многие кураторы экскурсий не выполняют свои обязанности, и приходится ставить по два куратора на одну экскурсию с целью подстраховки.

Важно отметить, что 3 ключевых организатора «ничего не делают», ходят со своей папочкой и все контролируют. Держа одну руку на пульсе, а другую на телефоне с номерами всех ответственных.

 

8 этап. Разбор полетов, организационные выводы

 

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует подведение итогов.

Проводится «разбор  полетов» в несколько этапов и  для разных аудиторий. Первое обсуждение происходит по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов анализирует все мероприятие.

Для удобства была составлена таблица, где присутствуют следующие пункты:

• Этап;
• Элемент мероприятия;
• Описание проблемы на определенном этапе;
• Причина (какого рода именно была допущена ошибка);
• Выводы на будущее.

 

Таблица - оценка проведения мероприятия

I Этап - Целевые аудитории
Количество  участников
Описание проблемы	Причины	Рекомендации  на будущее
1. Преподавателям  уделяется недостаточно внимания, в связи с чем некоторые принимают решение не ездить на данное мероприятие и не направлять на него своих студентов.	Целевой аудиторией форума является молодежь. Форум делается студентами для студентов.	Мы предлагаем исправить это, организовав ряд мероприятий для консолидации преподавателей. Например, мастер-классы для преподавателей, проводимые профессионалами-практиками, также организация вечерней программы.
Описание проблемы	Причины	Рекомендации  на будущее
2. Так как  форум проходит только раз в год, существенным упущением является тот факт, что в течение года связь с участниками не поддерживается.	Упущение дирекции.	Рекомендуем проводить  интерактивные мероприятия для участников в течение года, не останавливаться только на информировании студентов по электронной почте о форуме.
IV Этап - Детальное планирование мероприятия
Вечерняя программа
Описание проблемы	Причины	Рекомендации  на будущее
Мониторинг  анкет участников позволил сделать вывод о желании участников быть задействованными в большем количество неофициальных мероприятий в виде неформальных встреч, позволяющих участникам лучше узнать друг друга и проявить себя.	Недостаточность средств	Рекомендуем обратить повышенное внимание на организацию вечерней программы. В частности, организовать прогулку на пароходе по Москве, которая позволит иногородним участникам познакомиться поближе и лучше узнать столицу. Предлагается ввести ночную экскурсию по Москве с дирекцией форума в состав традиционных мероприятий.

 

 

Продолжение таблицы - оценка проведения мероприятия

V Этап - Распределение ролей и подбор команды
Экскурсии
Описание проблемы	Причины	Рекомендации  на будущее
Кураторами  экскурсий назначаются студенты различных вузов, это добровольцы, поэтому рычагов воздействия на экскурсоводов у дирекции нет. К сожалению, кураторы довольно часто не приходят на свои экскурсии или не знают дорогу до компании, принимающей студентов. Сложившаяся ситуация – это удар по репутации бренда MoscowPRWeek.	Причиной сложившейся ситуации является то, что дирекция форума уделила недостаточно времени на организацию кураторов экскурсий, а также отсутствие ответственности у студентов при выполнении работы.	Для решения  данной проблемы для активного участия в организации форума предлагаем мотивировать студентов МГИМО посредством поощрения баллами или введения на факультете социальной практики. Это можно сделать двумя способами: либо через руководство факультета международной журналистики, ректорат вуза и ректорат других вузов, либо поощрить студентов деньгами.

 

 

 

 

 

Продолжение таблицы - оценка проведения мероприятия

VI Этап - Реализация планов мероприятия
Насыщенность  программы форума
Описание проблемы	Причины	Рекомендации  на будущее
Недостаточный интерес участников, партнеров и  СМИ к форуму. Участники «оживляются  только ближе к началу форума».	Программа форума, спикеры и экскурсии становятся известны за несколько недель перед форумом и меняются довольно часто.	Ярким акцентом любого мероприятия является привлечение медийных лиц, что позволяет вызвать больший интерес участников, партнеров и СМИ к форуму. Есть предложение пригласить таких социально активных личностей, как Владимир Познер, Ксения Собчак, Иван Ургант и других, объявив об участии таких персон заранее.

 

Вторым этапом стало общее собрание всех участников, где происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее. Обсуждению подвергались сама концепция и форма мероприятия, что именно в них удалось и что не удалось.

Третьим этапом стало редактирование документа «Разбор Полетов» на основе информации, собранной на собрании, а также на основе сбора отзывов участников (как устных, так и письменных). Результаты отражены в данной работе в параграфе 3.3. Оценка эффективности данной работы. Для сбора отзывов была создана анкета. (прил 1)

К оценке эффективности  были привлечены специалисты, имеющие опыт в планировании и проведении мероприятий, уважаемые PR-щики: Екатерина Каржонкова - исполнительный директор АКОС, Юлия Щукина – руководитель корпоративного отдела ОАО «Аэропорт Шереметьево».

3.3. Участие пресс-служб органов государственной власти в работу образовательного форума ТИМ «Бирюса»

 

В настоящее время требования к PR-деятельности очень высоки. Сегодня профессионализм PR-щика определяется не только тем, насколько он красноречив и умеет красиво писать, а прежде всего тем, насколько он способен добиваться конкретных результатов за определенное время. А оценка эффективности решения любой PR-задачи, проведения PR-кампании, PR-акции да и работы PR-отдела в целом - одна из важнейших профессиональных проблем. На успешное решение определенной задачи всегда будет влиять множество факторов, которые иногда даже не зависят от человека. И вычислить, какой конкретный PR-инструмент из арсенала специалиста повлек за собой определенный эффект еще очень трудно.

Георгий Тульчинский, профессор кафедры менеджмента и экономики Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств, вслед за многими специалистами-практиками, и теоретиками PR также считает, что: «…Центральной проблемой PR является проблема эффективности. Она возникает при планировании конкретных программ и проектов, их обосновании, в ходе работы и подведения ее итогов. Это главный вопрос в отношениях профессионала PR с заказчиком или работодателем, который хочет знать, за что конкретно платит деньги, что ему дадут в реальности все эти довольно дорогостоящие презентации, публикации и прочие PR-акции… нет и не может быть эффективности “вообще”. Она всегда конкретна, и надо знать, о каком ее виде идет речь в каждом отдельном случае или какой из них наиболее значим применительно к существующим ситуации и задаче»³⁴.

Александр Чумиков  утверждает, что измерять нужно то, что связано с производством  и использованием информационных продуктов, так как PR – это вид, прежде всего, информационной деятельности³⁵.

Оценка эффективности - это всегда сравнение достигнутых результатов с планируемыми, поэтому, прежде всего, необходимо определить стратегическую цель и тактические задачи проводимой PR-деятельности³⁶.

Стратегической  целью международного коммуникационного  форума MoscowPRWeek является:

• Продвижение Российской студенческой ассоциации связей с общественностью (РАССО).

В таком случае тактическими задачами проводимого  форума становятся:

• Консолидация усилий молодежного и профессионального PR сообщества;
• Привлечение более широкой аудитории;
• Стимулирование интереса студентов для участия в организации форума и жизни сообщества.

Для оценки эффективности автором работы было проведено исследование общественного мнения студентов-участников форума. Техническим средством конкретного социального исследования стало анкетирование. В велком-пакетах участники получали тетради-блоки, в которых помимо программы и другой важной информации, касающейся форума, содержались анкеты. Они обменивались в последний день на сертификат участника. Анкета включала в себя 9 вопросов. В опросе приняли участие 400 человек.

По результатам  опроса, форум 2012-го года посетили студенты PR-щики и рекламщики преимущественно первых и вторых курсов, которые участвовали в форуме впервые и узнали о нем из социальных сетей и от друзей. В девятом форуме принимали участие студенты и других специальностей – юристы и экономисты. Форум понравился в большинстве случаев разнообразием мастер-классов и тренингов. В рейтинге спикеров традиционно победил Юний Давыдов, генеральный директор агентства R&I Group, в этом году на обозрение была представлен его доклад на тему «Финальная презентация для Апостола Павла». Аншлаг был и у Анны Кириченко, руководителя PR-отдела агентства Eventum Premo. Анна проводила мастер-класс под названием «Чемодан PR-фишек и рецепты их практического применения».