Антикризисный PR в процедурах банкротства

     Рекомендуется связаться с другими лицами, которые заинтересованы в получении информации; то есть с общественными должностными лицами, координаторами по чрезвычайным ситуациям, кредиторами.

     В КУКС должен быть сотрудник, ответственный за выпуск пресс-релизов. Этот человек должен быть тем, кто получает всю информацию от других членов, готовит информационные сводки, выпуски новостей и отвечает за связь с общественностью. Данный сотрудник не должен иметь других функций, поскольку его роль жизненно важна. Первые 24 часа кризиса многое решают для организации, во многом из-за налаженной связи с общественностью.

     Во время кризиса, за связь с внешней и внутренней средой отвечает руководитель организации и КУКС. Вот некоторые темы, обычно рассматриваемые при общении со СМИ:

• как ваша организация подготовилась к этому кризису?
• как ваша организация помогала другим компаниям в подобных ситуациях?
• что Вы делали при подготовке к подобным ситуациям?
• каких успехов Вы добились?
• что Вы сделали для предотвращения этого кризиса?
• Вы воспринимаетесь как "лидер" в этой области?
• если Вы испытали подобную кризисную ситуацию, то, как ваши служащие справились с ситуацией?

     4.2 Содержание планов антикризисного PR

     До  наступления кризисной ситуации в организации должны быть разработаны и реализованы следующие направления.

1. Политика и процедуры связей с общественностью. Утверждение полномочий, приоритетов, программы, руководства.
2. Кризисный план коммуникаций. Ключевые люди, роли, последовательность действий, сценарии.
3. Информационная картина организации.
4. Информация по каждой программе. Содержание и своевременное обновление наиболее важны. Это может быть сохранено в электронном формате или напечатано в специальном информационном листке.
5. Полезные ссылки в кризисных ситуациях. Доступные образовательные фильмы, общедоступная информация.
6. Список ключевых людей. Рабочие и домашние телефоны, информация о работе, полномочиях, сфере ответственности  - правления, топ-менеджмента, ответственных лица в каждом подразделении.
7. Определение ответственных за связь с общественностью, имеющие опыт выступлений перед широкой аудиторией. Эти сотрудники должны знать каналы связей с общественностью в организации.
8. Определение принципов взаимодействия со СМИ. Они должны отрабатываться как с персоналом, так и со СМИ до кризиса.
9. Основной и детализированный список СМИ. Создание базы данных СМИ.
10. Регистрация контактов со СМИ (с кем встречались, что говорили и др.).

     Кризис  может стать концом карьеры или  возможностью обойти других; он также  может стать возможностью для  построения доверительных отношений с общественностью или уничтожить хорошую репутацию, на которую так долго работали.

     Если  кризис уже произошел, то уже слишком  поздно что-либо планировать. Это - то время,  когда месяцы предшествующего планирования должны приносить свои дивиденды. Когда кризис наступает, надо уже знать и понимать целевую аудиторию и как строить отношение со СМИ.

     Некоторые рекомендации руководству для подготовки к кризису:

1. определить и составить список потенциальных кризисов, классифицируйте их, поскольку будет необходим план относительно каждой категории.
2. оказывать влияние на стратегии предотвращения или смягчения вероятности потенциальных кризисов;
3. во время подготовки планов, координировать свои действия со всеми внутренними подразделениями; также определить каналы связей с общественностью и установить с ними доверительные отношения;
4. разработать планы, основанные на максимальном раскрытии информации с минимальной задержкой времени; создать список публикуемой и непубликуемой информации;
5. проконсультироваться с другими специалистами по связям с общественностью, узнать об их опыте; сделать выводы из схожих ситуаций;
6. постоянно проводить мониторинг потенциальных кризисов: претензии, конфликты, и т.д.;
7. определить и подготовить пресс-секретарей;
8. определить необходимые средства и ресурсы; создать список контактов заранее: транспорт; пресс-центры; телефоны; стоянки; аккредитация для СМИ; курьерские службы;
9. подготовить списки оповещения (по принципу пирамиды); проводить учения, чтобы гарантировать, что они будут работать в критической ситуации;
10. подготовить материалы заранее и периодически их обновлять: фактические данные, биографии, ответы на стандартные вопросы; фотоматериалы; подготовить "кризисные комплекты".

     Для самооценки главы 4:

• ответить на вопросы:

1. Каковы основные принципы составления плана антикризисного PR?

2. Как составляются шаблоны ключевых сообщений?
3. В чем состоит роль плана кризисных коммуникаций?
4. Каковы основные функции пресс-секретарей организации?
5. Для каких целей создается команда управления кризисной ситуацией? 

• выполнить задание:

     Выберите  правильный ответ:

     1. Состав команды по управлению кризисной ситуацией включает:

     а) топ-менеджмент организации;

     б) менеджеры, в сферу компетенции которых входят все области потенциальных кризисов;

     в) PR отдел;

     г) маркетинговый отдел.

     2. Кого необходимо проинформировать  об обстоятельствах кризиса в  первую очередь?

     а) персонал;

     б) журналистов;

     в) компетентные органы;

     г) общественных деятелей.

     3. Какой вид коммуникаций необходимо  использовать для информирования ключевых заинтересованных лиц:

     а) Интернет;

     б) СМИ;

     в) непосредственный контакт;

     г) выпуск пресс-релизов.

     ГЛАВА 5. ПРАКТИКА ОТНОШЕНИЙ  СО СМИ В АНТИКРИЗИСНОМ PR

     Ключевой  проблемой антикризисного PR является работа со СМИ.

     Кризисные коммуникации -  это искусство работы со СМИ в ситуации, которая может иметь отрицательное, разрушительное воздействие на клиента. Это - самая творческая работа, которую исполняет профессионал по связям с общественностью. Ведь ошибка в построении отношений со СМИ в период кризиса может нанести серьезный урон репутации организации и перевести к большим финансовым потерям. Как это, например, случилось с компанией Exxon Mobil.

     В 1989 нефтяной танкер Exxon Valdez вошел в бухту Принца Уильяма на пути к Калифорнии. Несмотря на то, что погодные условия и состояние моря были благоприятны и риф Bligh ясно отмечен на картах, судно зашло на мель, что спровоцировало утечку нефти. За очень короткое время большое количество из его 1 260 000 баррелей нефти вылилось в окружающую среду (около 240 000 баррелей = 40 000 тонн). В момент столкновения у руля был третий помощник капитана, которому было вверено завести корабль в бухту. Вероятно, одна из причин происшествия заключалась в том, что капитан и многие из команды были пьяны.

     Компания  полностью отказалась давать какие-либо комментарии. Председатель Exxon, Лоренс Рол, очень подозрительно относился к СМИ и реагировал соответственно. Вскоре после происшествия представителя компании спрашивали, можно ли взять интервью для телевидения у  Лоренса Рола. Ответом пресс-службы на это было: «У председателя Exxon нет на подобные вещи времени».

     Спустя  неделю, компания все еще не давала никаких комментариев. Отношение СМИ стало настолько враждебным, что, в конечном счете, Франк Иаросси, Директор по Отгрузке Exxon, направился к Valdez, чтобы участвовать в пресс-конференции. Но это уже не могло принести успеха. Маленькая порция хороших новостей, преподнесенная компанией, противоречила свидетельствам  журналистов и местных жителей.

     Джон  Девенс, Мэр Valdez говорил, что общество чувствует себя обманутым неадекватным ответом Exxon на кризис. Наконец, Председатель Рол решается идти на телевидение. Его спросили о последних планах относительно ликвидации последствий катастрофы. Он ответил, что это не входит в обязанности председателя компании отвечать на подобные вопросы и возложил всю вину за кризис на СМИ.

     Катастрофа  Exxon была полной. Потери от катастрофы для Exxon имели два аспекта – разлив нефти и  экологические последствия, и коммуникационные проблемы компании – и были огромны. Стоимость разлитой нефти составила  $7 млрд., включая затраты на ликвидацию последствий катастрофы. $5 млрд. составили штрафы, что стало рекордом  корпоративной безответственности. Ущерб для репутации компании оказался еще более существенным и более трудно определимым.  Exxon потерял свою рыночную долю и опустился с позиции наибольшей нефтяной компанией в мире к третьему месту.

     5.1 Правила поведения  в отношениях со  СМИ

     Вот какие правила поведения со СМИ предлагает известный специалист в области антикризисного PR Джонатан Берстейн.

• Не делайте СМИ вашим приоритетным средством связи при ожидаемом или текущем кризисе. Журналисты – это ненадежное средство передачи ваших сообщений общественности, ведь это - не работа репортера сообщать все то, что вам кажется необходимым.
• Свяжитесь непосредственно с вашей ключевой аудиторией, внутренней и внешней, убедитесь, что они получили информацию, о вопросах, освещаемых в СМИ, и осветите свою позицию.
• Рассмотрите возможность информировать ключевых партнеров и сотрудников о вероятности некоторых событий прежде, чем информация о них появится в прессе.
• Помните, что все служащие выступают в качестве представителей по связям с общественностью для организации, хотите ли Вы этого или нет.
• Не говорите «никаких комментариев», если Вы пока не имели возможность рассмотреть случай во всех подробностей. Скажите, что «я очень хотел бы прокомментировать это, как только я соберу всю информацию». Еще добавьте: «у меня пока нет копии вашего запроса, Вы могли отправить факсом или послать по электронной почте еще один  экземпляр?»
• Скажите журналистам, что Вы хотите уложиться в их крайние сроки, но попросите их уважать ваше намерение иметь больше информации, чтобы дать развернутый ответ.
• Не нападайте на СМИ. Ни напрямую, ни через других людей, потому что это все равно дойдет до СМИ. СМИ могут нанести гораздо больший ущерб, чем Вы сможете повредить им. Большинство СМИ любит быть преследуемыми, ведь это способствует продажам газет или времени в эфире.
• Не судитесь со СМИ из-за сенсационных заголовков или сюжетов в новостях. Спросите вашу ключевую аудиторию, внутреннею и внешнюю, как они на это смотрят – зачастую они не верят этому!
• Рассмотрите возможность публиковать отчеты в Интернете, чтобы давать информацию о ситуации в организации,  если Вас интересует мнение широкой общественности. Или на защищенном паролем Вебсайте для людей, которые важны для Вас.
• Не считайте, что Вы знаете, как говорить с репортерами о плохих новостях только потому, что Вы квалифицированы в подаче "хороших новостей" в интервью для СМИ.
• Установите и внутренние, и внешние системы управления слухами, прежде чем они подтвердятся.

     Американское  информационное Агентство (USIA) разработало  принципы для ответственного пресс-центра:

• Решите то, что вы хотите сказать и повторяйте это.
• Если вы не знаете что сказать, скажите им, что вы не знаете и сообщите когда. могли бы ответить.
• Будьте честными
• Придерживайтесь фактов. Не предполагайте или размышляйте.
• Будьте кратким и прямым.
• Имейте в виду невербальную связь. Оденьтесь соответственно, следите за манерами, и будьте спокойным.
• Выясните  уровень компетенции  журналистов  и их аудитории.
2. Практические рекомендации по взаимоотношению со СМИ

1. Необходимо определить, что можно сообщить СМИ, а какой материал остается конфиденциальным. Надо дать так много информации насколько это возможно, не подвергая опасности образ клиента.

2. Координация утренних брифингов с PR отделом и антикризисной командой, обсуждение ситуацию и рассмотрение всех выдвигаемых идей.
3. Постоянная связь со всеми членами команды антикризисного управления.
4. Наличие запасного аварийного оборудования для внутренних и внешних коммуникаций - мобильных телефонов, устройств звуковой сигнализации, радиостанций УКВ на портативных электрических генераторах.
5. Активный характер взаимодействия со СМИ.
6. Использование электронной почты и факсы для рассылки сообщений. Эфир на телевидении и радио, создание фокус-группы, разработка эмблемы, рекламные сообщения и даже наклейки для автомобильных бамперов. Координация появления знаменитости для одобрения действий организации. Эти элементы всегда создают положительный образ для СМИ.
7. Создание медиа центра для удобства работы журналистов. Медиа центр для осуществления кризисных коммуникаций ничем не отличается от пресс-центра или информационной точки на крупных выставках. Обеспечить несколько автоматизированных рабочих мест для представителей СМИ с компьютерами, Интернетом, телефонами и факсами. Организовать снабжение пищей и кофе. Создать удобную рабочую атмосферу – обеспечивать пресс-релизами, фактическими данными, комплектами для СМИ и другим материалами. Если проблема имеет международный характер, обеспечить  профессионалов, владеющих английским, французским, немецким или испанским языком.
8. Иметь номера мобильных телефонов и адреса электронной почты журналистов для сообщения срочных новостей. Определить контакты офисов ведущих СМИ.
9. Использование Интернет –ресурсы. Интернет - самый быстрый и самый легкий путь к обновлению информации для редакторов и репортеров. Создание Интернет-сайта, который обеспечивается 24 часа в сутки и семь дней в неделю письменным материалом и изображениями. Создание эффективных инструментов для обеспечения безопасности Интернета и антивирусную защиту.
10. Формирование команды, в чьи функции входит мониторинг и анализ сообщений электронных и печатных СМИ в режиме 24x7. При появлении информации или слухов, неблагоприятных для компании, будет эффективный аппарат, для быстрой реакции и нейтрализации отрицательного содержания. В некоторых случаях - желательно получить копию новостей прежде, чем они переданы - зачастую ошибки удается предотвратить вследствие близкой работы со СМИ.
11. Проведение ежедневных пресс-конференций. Если не направляется информационный поток, то СМИ будут искать другие источники, которые могут быть менее надежны и негативно настроены к тому образу, который организация стараетесь создать. Ежедневные пресс-конференции, проводимые экспертами в области, связанной с кризисом, обеспечат СМИ необходимыми данными. Важно координировать время пресс-конференций / брифингов с крайними сроками прессы.
12. Ежедневный выпуск звуковых сообщений. В наше время информационной перегрузки у людей нет времени, чтобы читать историю произошедшего от начала до конца. Ее рассказывают в течение двух минут в ночных теленовостях.
13. Назначение, по крайней мере, одного человека, анализирующего события дня и событий, которые должны произойти. Ответ дается уместными звуковыми сообщениями, распространяемыми кризисной командой или PR отделом.
14. Предоставление только правдивой и достоверной информации. Если один пункт ложен, то это перечеркнет усилия и подорвет доверие.
15. Организация работы «бюро пресс-секретарей» - обученных экспертов, которые знакомыми с ситуацией и способны ясно сформулировать свои мысли  для журналистов.
16. Признание своих ошибок. Если ваш клиент сказал или сделал что-то  неточное или неправильное – признайте  это и извинитесь перед прессой.
17. Использование диктофонов и видео камер. Когда журналисты видят эти механизмы контроля, они, вероятно, будут меньше неверно цитировать. И если вы неверно процитированы, то будете готовы противостоять ситуации "он сказал". Кроме того, если от неточных комментариев журналисты не отрекаются и создают еще больший ущерб организации, то можно предъявлять иск за клевету.
18. Не давать никаких комментариев «не под запись».
19. Никогда не говорите «Без комментариев». Если задаются вопросы, которых хотелось бы избежать, или на которые нет ответа, то следует сказать: "Это - хороший вопрос, но у меня пока нет ответа, позвольте мне вернуться к этому вопросу позже". Возьмите номер телефона этого репортера, и заявите, что Вы вскоре вернетесь к нему с ответом.
20. Создание благожелательной атмосферы. Если кризисная ситуация стала затяжной (например, захват заложника) и журналисты организовали лагерь, чтобы, несмотря на дневную жару и вечерний холод, получить последние новости, надо спросить у них в чем они нуждаются. Попытаться создать ситуацию, столь же удобную, как и безопасную насколько это возможно.