Управление товарными запасами организации

     Закупочный  акт составляется в двух экземплярах  в момент совершения закупки товаров  у гражданина (продавца) представителем организации.

     Оба экземпляра подписываются представителем организации, закупившим товары, и продавцом, а затем утверждаются руководителем  организации. Один экземпляр закупочного  акта передается продавцу, а второй остается у покупателя.

     Поставщик может оформить сопровождение товаров, не только накладной, но и счет-фактурой, где по отдельной строке выделяется сумма НДС. Счет-фактура выписывается в 3-х экземплярах: первый остается у  поставщика, два других направляются покупателю вместе с товаром.

     Счета-фактуры, принятые к исполнению должны быть пронумерованы, прошнурованы в журнал учета счет-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж.

     Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации  счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения суммы  налога подлежащего зачету.

     В соответствии с договором купли-продажи  ООО «Альтаир» с одной стороны  и ООО «Аркадия» с другой, заключили  договор о следующем:

     1. Предмет договора.

     2. Цена договора.

     3. Обязанности сторон.

     4. Порядок расчетов.

     5. Отпуск, доставка и приемка товара.

     6. Порядок разрешения споров.

     7. Срок действия договора.

     8. Ответственность сторон и прочие  условия.

     9. Юридические адреса и реквизиты  сторон.

     В договоре отмечены все моменты поставки, оплаты, ответственность сторон за сохранность товара (приложение 6).

     Заведующий  магазином производит наценку на товары и приходует товар вместе с наценкой по продажной цене, обязательно  фактура подписывается руководителем  предприятия, ответственным лицом  от поставщика, заведующим магазином  за принятие товара, ставится печать поставщика и подписи.

     Счета-фактуры  выписываются в двух экземплярах: первый экземпляр остается у покупателя, второй экземпляр (копия) передается продавцу (поставщику), без печати продавца счет-фактура  считается недействительной.

     Оплата  товаров производится после их получения, оприходования на основании счетов-фактур продавца по товарному отчету с последующей  их оплатой. Сроки оплаты устанавливаются  по согласованию сторон.

     Отпуск  товарно-материальных ценностей производится на основании счет-фактуры и доверенности на получение товара. Доверенность выписывается на представителя от организации, которая будет получать товар.

     Все фактуры на полученный и отпущенный товар регистрируются в книгах покупок, книге продажи по действующим  нормам заполнения. Для того, чтобы  поднять ту или иную фактуру, достаточно найти запись о ней в книге  покупок. Где указаны номер, дата поступления товара, наименование поставщика с указанием отпущенного товара, что облегчает работу с документами.

     Реализуемые через розничную торговую сеть пищевые  продукты, продовольственное сырье, должны сопровождаться соответствующим  документом организации-изготовителя, подтверждающим качество и безопасность продукции для здоровья человека, со ссылкой на дату и номер разрешения (гигиенического сертификата), выданного  учреждениями Госсанэпиднадзора. Документы  на импортные товары должны содержать  отметку учреждений Государственного санитарно-эпидемиологического надзора  Российской Федерации о прохождении  гигиенической оценки пищевого продукта в установленном порядке. Реализация продуктов питания и продовольственного сырья без наличия указанных  документов, подтверждающих их качество и безопасность, запрещается.

     Качество  пищевых продуктов, поступающих  в ООО «Альтаир», проверяется  материально ответственными лицами (товароведом), Приемку продуктов  начинают с проверки сопроводительных документов, качества упаковки, соответствия пищевых продуктов сопроводительным документам и маркировке, обозначенной на таре (упаковке). Экспертиза нестандартных  продуктов, а также недоброкачественных, испорченных продуктов, не требующая  специальной медицинской компетентности, осуществляется товароведами или инспекцией по качеству, а при наличии специальных  санитарно – эпидемиологических показаний – центрами санэпиднадзора.

2.3 Управленческая отчетность  и контроль уровня  товарных запасов

     Задачи, решаемые в системе управленческого  учета, заключаются не только в сборе  сведений о товарных запасах, но и  в преобразовании их в форму, содержащую понятную и достаточную информацию для принятия решения менеджером соответствующего звена. С этой целью  формируется управленческая отчетность, предназначенная для внутренних пользователей в соответствии с  требованиями к ней, предъявляемыми организацией (включая состав и содержание ее форм).

     Управление  товарными запасами заключается  в их нормировании, оперативном учёте  и контроле над их состоянием.

     Нормирование  товарных запасов подразумевает  установление норматива товарных запасов. Под оптимальными товарными запасами понимают такое количество товаров, которое обеспечивало бы бесперебойное  их предложение покупателям при  минимуме затрат.

     Контроль  состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов  производственно-технического назначения, изделий народного потребления  и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных  мер к ликвидации отклонений.

     Необходимость контроля состояния запасов обусловлена  повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учёта запасов и  может осуществляться непрерывно, либо через определённые периоды.

     На  практике применяются различные  методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

     - порядок проверки: периодическая  или непрерывная;

     - пороговый уровень запаса: наличие  или отсутствие;

     - величина заказываемой партии: одинаковая  или разная.

     В розничных торговых предприятиях необходимо обеспечивать устойчивое предложение  товаров с учетом покупательского  спроса. Причём предложение товаров  должно быть выражено в виде сформированного  ассортимента для данного типа торгового  предприятия.

     В соответствии с ассортиментными  перечнями магазина должны образовываться и товарные запасы, идентичные по своей  структуре. Их необходимо возобновлять путем регулируемого завоза товаров.

     В противном случае нарушается устойчивость сформированного ассортимента и  создаются неблагоприятные условия, следствием которых будет являться недополучение прибыли предприятием, ухудшение обслуживания покупателей.

     Учет  товарных запасов должен быть налажен  и в физическом выражении —  в штуках, единицах, массах, упаковках. Необходимо также уметь управлять  этими физическими запасами. Ведь потребитель покупает упаковки, штуки, массы и объемы. Запас должен быть сбалансирован, чтобы потребитель  мог приобрести нужные ему товары в удобном виде (расфасовке, упаковке). Учет физического товародвижения, сбор информации о продаже конкретных наименований товаров значительно  сложнее, нежели получение данных в  стоимостных показателях.

     Товаровед, должен провести анализ «наиболее продаваемых  продуктов». Чтобы обеспечит, постоянное удовлетворение потребностей населения, в тех или иных товарах, и как следствие ,получение прибыли.

     В принципе контроль за физическим товародвижением  построен на тех же основах, что и  за товародвижением в стоимостном  выражении. Он предусматривает наличие  списка или перечня всех товаров, входящих в ассортимент. С позициями  этого списка и сопоставляются данные о реализации тех или иных товаров.

     В заключение данного вопроса отметим, что ООО «Альтаир» должен стремиться к увеличению товарооборачиваемости, так как в результате ее ускорения:

1. увеличивается объем товарооборота и полнее удовлетворяется покупательский спрос;
2. уменьшаются издержки обращения (расходы на хранение, потери, % за кредит) и увеличивается прибыль;
3. улучшается финансовое состояние предприятия, так как быстрее высвобождаются средства, вложенные в товар, которые можно направить на расчеты с поставщиками, банком, бюджетом;
4. увеличивается объем производства товаров.

 

     Как следует из данных, приведенных в  табл. 2, отчеты, сформированные по указанным  признакам, позволяют отразить как  учетную (уровень запасов, торговую наценку, продажи), так и внеучетную информацию (покупательская способность, оценка полноты ассортимента по данным опроса продавцов и покупателей, эффективность рекламных акций).

     В формах получают отражение также  результаты контроля и анализа эффективности  торговой деятельности (причины расхождения  запланированных показателей с  фактическим уровнем, степени удовлетворения спроса, выполнения договорных обязательств поставщиками) [4].

                                                        Таблица 2

     Классификация внутренней отчетности о товарных запасах  торговых                           организаций