Управление товарными запасами организации

     На  эффективность использования товарных запасов оказывают влияние следующие  внешние и внутренние факторы, снижение влияния которых может производиться  за счет оптимизации управления товарными  запасами:

     -   внешние факторы – налоговое законодательство, финансово-кредитная политика, величина процентов к уплате по заемным средствам, экономическая ситуация в государстве;

     -   внутренние факторы – пути минимизации влияния внутренних факторов: ликвидация сверх нормативных запасов, совершенствования нормирования запасов, улучшение организации снабжения, оптимальный выбор надежных поставщиков, уровень запасов; рациональная организация сбыта товаров, применение рациональных форм расчетов; ускорение документооборота.

     Для оценки эффективности управления товарными  запасами необходимо проанализировать эффективность использования товарных запасов. Экономический анализ, прежде всего, проводится по данным бухгалтерской  отчетности, а для более детального рассмотрения отдельных вопросов также  используется информация управленческого  учета и аналитическая информация по бухгалтерским счетам учета.

     Эффективность использования товарными запасами оценивается следующими показателями:

     1)   удельный вес товарных запасов  в их общей величине на начало  и конец отчетного периода;

     2)   абсолютный прирост товарных  запасов на конец отчетного  периода (в денежных единицах  измерения и в натуральных  единицах измерения по каждому  виду товара);

     3)   темп прироста товарных запасов  на конец отчетного периода  (в процентах), сравнивается с  темпом прироста выручки от  торговой деятельности;

     4)   оборачиваемость товарных запасов,  характеризующая длительность одного  полного кругооборота средств  с момента превращения оборотных  средств из денежной формы  в запасы и до их реализации. При ускорении оборачиваемости  товарных запасов высвобождаются  материальные ресурсы и источники  их финансирования;

     5)   показатель экономии оборотных  средств в результате снижения  расходов на материальные ресурсы  и товарные запасы на единицу  реализованного товара без ущерба  для качества, надежности, эксплуатационных  свойств [11];

     Оценка  скорости оборачиваемости запасов  в торговой деятельности является одним  из основополагающих элементов экономического анализа, так как товарные запасы относятся к медленно реализуемым  активам, а в оборотных средствах  торговой организации они имеют  значительный удельный вес.

     Оценка  влияния на приращение объема продаж экстенсивности и интенсивности  использования запасов и оборотных  средств позволят вычленить более  рациональные и прогрессивные пути повышения эффективности результатов  торговой деятельности.

     Кроме перечисленных показателей эффективности  использования товарных запасов  в целях принятия управленческих решений актуальным представляется оценка таких показателей, как товарная структура в товарообороте, рентабельность используемой торговой площади по видам  товаров, объем продаж в расчете  на единицу торгового персонала  или смену (производительность труда), товарная структура поставленных на заказ товаров и прочее.

     Оценка  товарных запасов и анализ покупательского  спроса на отдельные виды товаров  позволяет спрогнозировать потребность  в товарах различного ассортиментного  ряда как в целях развития конкретной торговой организации и повышения ее конкурентоспособности, так и в целях макроэкономического анализа развития экономики по таким показателям как товарная структура в розничной торговле, товарные запасы, коэффициент оборачиваемости товарных запасов и другим показателям.

     Эффективное управление товарными запасами позволяет  также изыскивать пути оптимизации  расходов торговой организации по таким  статьям как транспортные и складские  расходы. Без предварительного анализа  товарных запасов и покупательских предпочтений решение сократить  расходы на содержание ряда складских  помещений может привести не к  экономии, а к обратному эффекту - сокращению продаж и прибыли в  результате постоянного дефицита товаров. Чтобы этого избежать, необходимо оценить покупательский спрос, имеющиеся  возможности организации в товарных запасах, динамику объема продаж, месторасположение  покупателей, мощность и местонахождение  складских помещений, транспортные расходы и другие критерии.

     Для эффективного управления товарными  запасами необходима оперативная и  точная информация о наличии и  движении товаров. Основным источником этой информации является бухгалтерский  учет, а при наличии и управленческий учет. Организация товарных запасов  проявляется в способах их учета.

     Сортовой  способ учета товара. Сортовой способ учета на складах применяется  в том случае, если хранение товаров  организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления  и цены их приобретения. При этом материально-ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят  новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету  и тому подобному.

     При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками  товаров. Однако трудно различить товары одного сорта, поступившие по разным ценам. При сортовом способе хранения выбор товара для реализации осуществляется произвольно. При этом, возможно использовать для оценки товаров методы: средней цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых покупок), ЛИФО (по ценам последних покупок).

     Партионный  способ учета товара. При партионном способе учета товара каждая партия товара на складе хранится отдельно. Под  партией понимаются товары, поступившие  одновременно по одному транспортному  документу. В составе партии могут  быть товары, как различных сортов, так и наименований. Каждую партию регистрируют в журнале поступающих  товаров. Порядковый номер регистрации  является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных  документах рядом с наименованием  товара, отпущенного из данной партии.

     Партионный  учет позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (так как, фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально  использовать складскую площадь, отсутствует  возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида товаров  в разных местах и отражения по ним в нескольких партионных картах).

     Партионно-сортовой учет товаров. При партионно –  сортовом способе учета товара отдельно хранится каждая партия поступивших  на склад товаров. Внутри партии товары для хранения разбираются по сортам. Данный способ применяется в условиях широкого ассортимента товаров.

     Среди многообразия хозяйственных операций в организации, осуществляющей оптовые  и розничные продажи, учет товарных операций является наиболее трудоемким. При этом необходимо руководствоваться  следующими основными принципами:

     -   единство показателей бухгалтерского учета и аналитического управленческого учета при поступлении и реализации товаров, при складском или транзитном товарообороте;

     -   возможность получения оперативной учетной информации о хозяйственной деятельности организации (например, за день, неделю и так далее);

     -   учет товаров и тары в соответствии с разделением материальной ответственности по каждому лицу;

     -   единство оценки товаров при их постановке на учет и списании в расход.

     Таким образом, одна из главных задач управления товарными запасами состоит в  правильной организации учета, позволяющей  своевременно получать информацию о  поступлении товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и покупателями, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации товаров и контроле над их сохранностью.

1.2. Система и принципы  управления товарными  запасами

     Ключевым  моментом в системе управления товарными  запасами является минимизация издержек, связанных с содержанием и  хранением товаров на складах. Этого  снижения можно добиться, следуя следующему алгоритму:

     1. Необходимо определить степень  интенсивности расходования товарных  запасов. То есть в данном  случае речь идет об уровне  и характере спроса на товар.  Все товары можно разделить  на две укрупненные группы: товары  с постоянным спросом (степень  интенсивности расходования товарного  запаса остается постоянной в  течение всего рассматриваемого  периода) и товары, спрос на  которые не постоянен от периода  к периоду или строго не  определен (задается вероятностным  распределением). Непостоянный спрос  во времени может быть обусловлен  рядом причин: это может быть  вызвано спецификой самого товара (например, товары с ярко выраженной  сезонной составляющей), а также  особенностью поведения потребителей (смена тенденций, предпраздничные  периоды, особенности потребления,  обусловленные менталитетом или  национальными особенностями потребителей). Таким образом, следует различать  систему управления товарными запасами в части товарных запасов, спрос на которые задается постоянной величиной и в части товарных запасов, спрос на которые носят спорадический (периодический) характер.

     2. Если интенсивность расходования  товарных запасов объясняет длительность  использования товарного запаса, то есть тот временной интервал  времени, в течение которого  организация не нуждается в  поставках товара, то интервал  между поставками товара также  является ключевым показателем  в системе управления товарными  запасами. Регулирования интервала  между поставками можно добиться  путем заключения специальных  соглашений с поставщиками. Это  может быть, например, встречное  обязательство продавца оплачивать  задолженность перед поставщиком  точно в определенную дату.

     3. Также для управления товарными  запасами необходимо знать величину  издержек, которые несет организация  при содержании товарных запасов.

     Зная  эти параметры, которые можно  определить на основе данных бухгалтерского и управленческого учета, составляется функциональная зависимость затрат организации, которые она несет  на хранение и содержание товарных запасов. [13]

     Среди многообразия хозяйственных операций в организации, осуществляющей оптовые  и розничные продажи, учет товарных операций является наиболее трудоемким. При этом необходимо руководствоваться  следующими основными принципами:

• единство показателей бухгалтерского учета при реализации товаров предприятиям розничной торговли, общественного питания или другому оптовому предприятию, при отгрузке товаров со складов (складской товарооборот) или отгрузке товаров покупателям непосредственно поставщиком без завоза на оптовый склад (транзитный оборот, который делится на оборот с участием и на оборот без участия оптового предприятия);
• возможность получения оперативной учетной информации о хозяйственной деятельности предприятия (например, за день);
• учет товаров и тары в соответствии с разделением материальной ответственности по каждому лицу или бригаде согласно договору о материальной ответственности, заключаемому с сотрудником или бригадой (администрация может предъявить претензии к нарушителям учета);
• учет товаров и тары в натурально – стоимостном выражении; на оптовых предприятиях товары учитываются по сортам, количеству, ценам и стоимости, материально ответственное лицо отчитывается по товарам в разрезе каждого наименования;
• единство оценки товаров при их оприходовании и списании в расход (так, если товары были оприходованы по продажным ценам, то и списываться они должны по этим же ценам).[2]