Управление товарными запасами организации

     На  первом этапе планирования товарных запасов необходимо оценить покупательский спрос, предпочтения и платежеспособность покупателей, учесть потребности в  товарах на основе портфеля заказов, договоров и нарядов на поставку конкретных товаров покупателям, оценить  динамику объема продаж с целью прогнозирования  необходимого объема потребления товаров. Затем необходимо проанализировать месторасположение покупателей  и поставщиков, мощность и местонахождение  складских помещений, транспортные расходы, а также имеющиеся возможности  организации в товарных запасах  в зависимости от вида формируемых  товарных запасов. Таким образом, планирование товарных запасов основывается на прогнозируемых показателях объема продаж и анализа  внешних и внутренних факторов, влияющих на формирование товарных запасов.

     На  основе полученной информации осуществляется разработка плана поставок товаров  по ассортименту и срокам. План поставок товаров представляет собой совокупность планово-расчетных документов, в  которых определяются номенклатура поставляемых товаров, требования к  ее качеству, количество и сроки  поставки, что должно быть отражено в основных требованиях предъявляемых  к товару и существенных условиях заключаемых договоров поставок товара.

     Этот  план разрабатывается в натуральных  единицах измерениях и является основным документом, в соответствии с которым  торговая организация формирует  товарные запасы и тем самым обеспечивает непрерывный процесс реализации товаров и выполняет свои обязательства перед покупателями-потребителями.

     Планирование  сроков поставок осуществляется в зависимости  от норм запасов в днях на всех стадиях  товародвижения: оформление товаро-сопроводительных и таможенных документов, нахождение товара в пути, страховой запас  в днях при транспортировки товаров, погрузо-разгрузочные работы, транспортировка  товаров до магазина, предпродажная  подготовка, страховой запас в  днях на случай непредвиденных задержек в пути, запас в днях на возврат  забракованных товаров. Поставка товаров  осуществляется заблаговременно таким  образом, чтобы до начала прогнозируемого  периода реализации товар успел  пройти все предпродажные стадии подготовки и транспортировки.

     Планируемое количество товарных запасов также  зависит от ряда критериев: непосредственно  необходимого объема товара для удовлетворения потребностей покупателей, то есть прогнозируемого  объема продаж в натуральных единицах измерения по каждому виду товара, а также сверх этого необходимого количества учитываются товарные потери при транспортировке, хранении и  в результате естественной убыли, порчи, боя, лома, брака. Однако с целью незатоваривания  следует вычитать остатки товаров  из переходящих запасов, то есть остатки  не реализованных товаров, продажа  которых была запланирована в  прошлом периоде [7].

     Различают нормируемые и ненормируемые  товарные потери:

     1.   Нормируемые потери – это потери, образующиеся в результате усушки, утряски, раскрошки, разлива и тому подобному, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

     2.   Ненормируемые потери: это потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и тому подобного, убытков от хищения

     Таким образом, при планировании товарных запасов необходимо учитывать товарные потери, которые возникают на всех стадиях обращения товаров: при  транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными  потерями для торговых организаций, являются очень важными, так как  товарные потери необходимо прогнозировать и формировать заказы и потребности  с учетом возможно потерянного в  будущем количества товара.

2.2.Организация  учёта движения  товаров

     Для учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли используется активный счет 41 "Товары", субсчета 41-2 "Товары в розничной торговле", 41-3 "Тара под товаром и порожняя" (тара). Оборот по дебету этого счета также показывает общую стоимость товаров, поступивших в торговое предприятие, оборот по кредиту - выбытие товаров, дебетовое сальдо отражает остаток товаров на конец отчетного периода.

     Следует отметить, что теперь, как и в  оптовой торговле, учет поступивших товаров в розничной торговле ведется на счете 41 "Товары" без учета НДС, а налог фиксируется по счету 19.

     В розничной торговле товары могут  учитываться по покупным или продажным ценам. В ООО «Альтаир» учёт ведётся по продажным ценам,, тогда разница, между покупной и продажной ценами, отражается на счете 42 "Торговая наценка".

     Правила и сроки приемки товаров и  их документальное оформление определяется техническими условиями, договорами поставки или купли-продажи.

     В розничную торговлю товары для продажи  поступают от производственных предприятий, оптовых организаций, от фирм, со складов.

     Товары, поступающие на предприятия розничной  торговли, должны иметь сопроводительные документы. К документам первой группы относятся:

     1. Товарная накладная (приложение 1)

     2. счёт-фактура (приложение 2)

     Товарно-транспортная накладная (приложение 3)

     3. Железнодорожная накладная.

     4.Доверенность (приложение 4)

     Количество  экземпляров, выписываемых накладных  зависит от условий получения  товара покупателем, места передачи товара. Накладные оформляются в  четырех экземплярах: два остаются у грузоотправителя (один экземпляр - в бухгалтерии, второй - у материально-ответственного лица, которое осуществляет отпуск материала на складе), а два поступают  вместе с товарами к покупателю (один в бухгалтерию, а второй - остается у материально-ответственного лица, отвечающего за прием и хранение товара).

     Использование различных форм накладных по отгруженному товару зависит от способа доставки товара. Доставка товаров может осуществляться различными видами транспорта: железнодорожным, автомобильным.

     Договор поставки  торговое предприятие  заключает с поставщиком товаров  в условиях стабильных и долгосрочных хозяйственных связей (приложение 5).

     Договор купли-продажи  ( приложение 6) заключается, если торговое предприятие приобретает товар у физического лица или юридического лица, хозяйственные отношения с которыми носят несистематический характер.

     В соответствии с положением ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую  деятельность, обязуется передать в  обусловленный срок производимые или  закупаемые товары покупателю для использования  в предпринимательской деятельности не связанной с личным потреблением.

     По  договору розничной купли-продажи  продавец, осуществляющий предпринимательскую  деятельность по продаже товаров  в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного пользования, не связанного с предпринимательской деятельностью (ст. 492 ГК РФ).

     Момент  перехода права собственности на имущество определяется исполнением  продавцом своих обязательств передать товар покупателю, если иное не оговорено  в договоре (ст. 223 № 1 ГК РФ).

     В розничные торговые предприятия  товары, как правило, доставляются от поставщика автомобильным транспортом. В этом случае движение товара от поставщика к розничному продавцу оформляется  товарно-транспортной накладной, которая  состоит из двух разделов – товарного  и транспортного.

     Товарный  раздел товарно-транспортной накладной  заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименование, адреса и банковские реквизиты); сведения о  товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто, количество (масса  нетто), цена, сумма, вид упаковки). Здесь  же указываются суммы налога на добавленную  стоимость (18% или 10% от суммы поставки), а также фиксируются подписи  лиц, разрешивших отпуск товара, и  подписи лиц, отпустивших и принявших  товар.

     Транспортный  раздел данного документа заполняется  в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

     -  дату доставки;

     -  номер автомобиля и путевого листа;

     -  наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя;

     -  пункт погрузки и разгрузки (указывается при необходимости);

     - сведения о грузе (краткое наименование товара; количество мест; вид упаковки; масса).

     Кроме того, указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.

     Один  экземпляр этих документов материально-ответственное  лицо со стороны поставщика должно передать товароведу (кладовщику), который  является материально- ответственным  лицом покупателя. Товаровед, принявший  товар, передает в бухгалтерию копию  приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами  и фактическим количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

     При фактической сверки товара, может  обнаружиться бой, лом, порча товаров, тогда оформляются  следующие  документы по возврату товаров:

     - Акт о выявлении продукции подлежащей возврату (приложение 7)

     - Приёмный акт на возврат готовой продукции (приложение 8)

     - Счёт фактура (приложение 9)

     Договоры  поставки могут предусматривать  различные условия поставки и  оплаты товаров:

     - поставка товаров покупателю  с последующей их оплатой;

     - предварительная оплата партии товаров в полном объеме с последующим их получением;

     - выдача авансов с доплатой  после получения товаров.

     По  договору поставки, предусматривающему оплату товаров после получения  их покупателем (после перехода права  собственности на них к покупателю). Товары оприходуются на основании отгрузочных (товаросопроводительных) документов поставщика, и оформляются следующими проводками: 

     Дебет            Кредит

     41                    60     -оприходованы товары  от поставщиков

     19                    60    - НДС по приобретённым  ценностям 

     Организация торговли может закупать товары и  у физических лиц (граждан). В этом случае организации целесообразно  заключить с физическим лицом договор купли-продажи. Отношения по такому договору регулируются общими положениями ГК РФ о купле-продаже (параграф 1 гл.30 ГК РФ).

     Поскольку в данной сделке одной из сторон является юридическое лицо, договор  должен заключаться в письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ) [5].

     Необходимость заключения договора в письменной форме  вызвана и тем обстоятельством, что организация заинтересована в документальном подтверждении  расходов на приобретение товаров.

     Передачу  каждой партии товара необходимо оформлять  документом, подтверждающим ее передачу покупателю.

     Таким документом может быть закупочный акт  по форме N ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25. 12. 1998 N 132.

     В то же время организация может  разработать форму закупочного  акта самостоятельно с учетом требований Федерального закона от 12.12.1991 N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" к первичным  документам и утвердить его применение в приказе об учетной политике [6].