Учёт и аудит денежных средств предприятия

· оформление документов и получение в соответствии с  установленным порядком денежных средств  в учреждениях банка для выплаты  заработной платы, премий, оплаты командировочных  и других расходов;

· сверка фактического наличия денежных сумм с книжным  остатком;

· составление  кассовой отчетности.

     Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям.

     Письменные  договоры о полной материальной ответственности  могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего  возраста и занимающими должности  или выполняющими работы, непосредственно  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или  применением в процессе производства переданных им ценностей.

     Перечень  должностей и работ, замещаемых или  выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или  коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые  формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85. В соответствии с указанным постановлением с  кассиром должен заключаться договор  с полной индивидуальной материальной ответственности.

     В организациях, имеющих, большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий  могут производиться по письменному  приказу руководителя организации  другими, кроме кассиров, лицами, с  которыми также заключается договор  о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные  для кассиров.

     Деньги  и другие ценности должны храниться  в несгораемых металлических  шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании  работы кассы они закрываются  ключом и опечатываются печатью  кассира. Ключи и печать запрещается  оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать  неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты  ключей в опечатанных кассиром пакетах  хранятся у руководителя предприятия.

     В соответствии с законодательством  все организации и учреждения без исключения, независимо от формы  собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но им разрешается  в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие  расходы -- например, для расчетов наличными  за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд. С этой целью обслуживающий  банк устанавливает организациям и  учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

     Для установления лимита организация представляет в банк специальный расчет по установленной  форме. Лимит устанавливается с  учетом особенностей хозяйственной  деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств  в учреждения банков и условий  их хранения. Так, для организаций  и учреждений, имеющих денежную выручку  наличными деньгами и сдающих  денежные средства в банки ежедневно  в конце рабочего дня, лимит устанавливается  в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций  и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит  определяется в размере среднедневной  выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие  денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в  зависимости от суммы выручки  и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

     Лимит остатка наличных денежных средств  в кассе означает, что остаток  на конец каждого дня не может  превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение  дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхова-нию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке). Для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

     В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен  по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

     Наличные  денежные средства, поступающие в  кассу организации или учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче  в банк для зачисления на банковские счета данной организации или  учреждения.

     При осуществлении наличных расчетов, связанных  с продажей товаров (выполнением  работ, оказанием услуг) юридическим  и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями и  учреждениями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин  техники (далее - ККМ). 

Сфера применения ККМ, требования к ней и обязанности  организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным  законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

     Организации или учреждения не вправе вносить  наличные денежные средства на счета  других лиц - владельцев счетов (в том  числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого  порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере  суммы произведенного взноса. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут  устанавливаться следующие сроки  сдачи организациями или учреждениями наличных денежных средств:

· для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте, где имеются банки или  предприятия Государственного комитета связи РФ, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассу;

· для организаций, которые в силу специфики своей  деятельности и режима работы, а  также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут  ежедневно в конце рабочего дня  сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Государственного комитета связи - на следующий день;

· для организаций  или учреждений расположенных в  населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета связи РФ, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, -1 раз в несколько дней.

     Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств  со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные  нужды, а также на командировочные  расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег из кассы организации или  учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным  ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти  документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также  между юридическими лицами и индивидуальными  предпринимателями (т.е. физическими  лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования  юридического лица) осуществляются с  учетом лимита, устанавливаемого Центральным  банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее  время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель - юридическое лицо может платить  другому юридическому лицу наличными  деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может  быть один или несколько.

     Расчеты между юридическими лицами, в том  числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании  заключенных с ними договоров. Представитель  юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения определенную операцию.

     Кассир  должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его  расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение  материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи  лица, получившего доверенность.

Таким образом, в результате изучения теоретических  основоположений  организации кассы  установлено, что  цель, порядок, правила  организации кассы  в надежном порядке  хранения и целесообразном использовании наличных денег.

     Для учета поступления наличных денег  в кассу и выдачи их из кассы  в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств  в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы -- по кредиту этого  счета. Корреспондирующий счет зависит  от содержания хозяйственной операции.

3. Содержание правил и порядка учета наличных денежных средств и средств, находящихся на счетах в банке

     Для ведения различного рода безналичных  расчетов каждая организация может  открывать в банковских учреждениях  несколько расчетных счетов, а  также и другие счета и субсчета: текущие, валютные, специальные и  др.

Для открытия счета  в банк представляются следующие  документы:

· заявление  на открытие расчетного счета по форме  № 0401025;

· нотариально  заверенную копию учредительного договора;

· нотариально  заверенную копию устава организации;

· нотариально  заверенную копию свидетельства  о регистрации организации, выданного  органом, зарегистрировавшим организацию;

· нотариально  заверенную копию свидетельства  о постановке на учет в налоговом  органе юридического лица;

· нотариально  заверенную копию информационного  письма органа Госкомстата об учете  юридического лица в составе Единого  государственного регистра предприятий  и организаций (ЕГРПО) с присвоенными ему кодами ОКНО, ОКАТО, ОКВЭД и  др.;

· карточку с  образцами подписей и оттиска  печати организации по установленной  форме;

· протокол общего собрания учредителей о назначении руководителя организации;

· копию приказа  о назначении главного бухгалтера;

· оформленный  в установленном порядке договор  банковского счета в двух экземплярах (бланки договоров выдаются банком);

· паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

     Из  числа перечисленных документов непосредственно для банка оформляется  заявление на открытие счета, представляется карточка с образцами подписей и  оттиска печати, а также дого-вор  банковского счета. В карточках с образцами подписей и оттиска печати банком указывается номер открываемого расчетного счета. Карточки с образцами подписей и оттиска печати остаются в банке и используются для сверки подписей и оттиска печати, проставленных на представляемых организацией расчетных и платежных документах. Сверка производится при выдаче организации наличных денег по чеку.