Учёт и аудит денежных средств предприятия

Введение

     Денежные  средства относятся к наиболее важной группе оборотных средств. От их наличия  в необходимых размерах зависит  благополучие организации любых  форм собственности, выживаемость и  дальнейшее существование хозяйствующего субъекта.

     На  предприятиях денежные средства находятся  в форме наличных денег в кассе, хранятся в банке на расчетных  счетах, на специальных счетах по целевым  средствам, на особых счетах, а также  используются в виде аккредитивов, чековых книжек, депозитов и финансовых вложений в ценные бумаги др.

     Денежные  средства используются для выполнения текущих операций. Денежные средства необходимы для совершения непредвиденных платежей, поскольку предприятие  подвержено влиянию неопределенности в своей деятельности. Денежные средства необходимы предприятию по спекулятивным  соображениям, поскольку существует практически ненулевая вероятность  того, что может представиться  возможность выгодного инвестирования.

     Для эффективного использования денежных средств необходимо уметь грамотно планировать их поступление; для  правильного ведения учета денежных средств требуется знание их многочисленных законодательных и постоянно  изменяющихся норм, правил и порядка; желаемая эффективность хозяйственной  деятельности, устойчивое финансовое состояние будут достигнуты лишь при достаточном и согласованном  контроле над движением прибыли, оборотного капитала и денежных средств.

1. Понятие и состав  денежных средств  предприятия

     Денежные  средства - наиболее ликвидная часть текущих активов - являются составляющей оборотного капитала. К денежным средствам относятся деньги в кассе, на расчетных, текущих, специальных, валютных и депозитных счетах.

     Охарактеризуем  состав денежных средств предприятия  по их составу, степени ликвидности  и оптимальному сочетанию.

     Касса предприятия. Наличные денежные средства, как в основной, так и иностранной валюте, ценные бумаги и денежные документы, хранящиеся непосредственно на предприятии составляют кассу предприятия. В мировой практике принято, что касса должна обеспечивать текущие потребности предприятия в наличности (выдача зарплаты, средств на командировочные расходы и т.д.), а основная масса денежных средств и приравненных к ним активов принято хранить в банке на расчетном счете, депозите. Хранение больших средств в кассе предприятия считается рисковым по сравнению с банком, поэтому от финансового менеджера требуется выработка такой финансовой политики, при которой в кассе находилась бы минимально необходимая сумма для нужд предприятия на текущий день.

     Однако, учитывая текущее состояние экономики  России, данный принцип не оправдывает  себя. В большинстве случаев предприятия  не в состоянии спланировать эффективную  тактику своих действий. Большая  сумма наличности в кассе объясняется  также следующими факторами:

· в случае наступления  непредвиденных событий требует  значительной суммы денег;

· застраховаться от риска неплатежей банка, обслуживающего расчетный счет предприятия из-за отсутствия наличных денежных средств  у банка.

· не менее важным в деятельности предприятий, а в  особенности торговых предприятий, является дифференциация цен на товары (сырье, материалы, комплектующие) и  услуги в зависимости от вида платежей в наличной или безналичной форме. Это в свою очередь вынуждает  предприятия применять менее  эффективную и менее затратную  форму расчетов в наличной форме, причем нередко в обход законов. Кстати, один из факторов, заставляющих предприятия вести «черную бухгалтерию».

     Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс. Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт в одном банке только один расчетный счет.

     На  расчетном счете сосредотачиваются  свободные денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы и услуги, краткосрочные и  долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

     С расчетного счета производятся почти  все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение  задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для  выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а  также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа  предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

     В западной практике расчетный счет считается  наиболее оптимальной формой хранения необходимых в текущей деятельности денежных средств. В России же в связи  с нестабильностью банковской системы  и, в особенности, критическим состоянием филиалов банков на периферии регионов существует большой риск неплатежей с расчетного счета именно по вине банка.

     Текущие счета открываются тем предприятиям и организациям, которым не может быть открыт расчетный счет:

· некоммерческим организациям;

· обособленным подразделениям юридического лица;

· состоящим  на бюджете учреждениям и организациям, руководители которых не являются самостоятельными распорядителями кредитов.

     Перечень  операций по текущему счету ограничен, а распоряжаться средствами можно  только в строгом соответствии с  утвержденной сметой. Режим текущего счета должен определяться исходя из полномочий филиала, определенных в  положении о нем, и обязательств перед бюджетами и государственными внебюджетными фондами в соответствии с действующим законодательством.

     Валютный  счет. Операции с иностранной валютой могут осуществлять любые предприятия. С этой целью необходимо открыть в банке, имеющем разрешение (лицензию) от Центрального банка России на совершение операций в иностранной валюте, текущий валютный счет. Банки, получившие лицензию, называются уполномоченными банками.

     Работая по договорам-контрактам, заключенным  российскими предприятиями - участниками  внешнеэкономической деятельности, оплата которых производится в иностранной  валюте, предприятия обязаны 30% выручки  продавать на валютном рынке, через  уполномоченные банки, в течение 7 дней со дня ее зачисления. Эта особенность  требует первоначального отражения  всей суммы поступившей выручки  в иностранной валюте на так называемый транзитный счет. Банк сообщает клиенту  о зачисленных суммах с целью  своевременного получения от него документа  о продаже и зачислении инвалютных средств на текущий счет. Если распоряжение от предприятия о продаже инвалюты не получено, то банк может проводить  ее самостоятельно.

     Депозит. Часто денежные средства, потребности в которых в данный момент не существует, либо же их сумма не соответствует целевому назначению этих средств и предприятие считает необходимым накапливать определенную сумму денег. Примером могут служить фонды накопления, амортизационные отчисления и т.п., Предприятие выбирает такую форму как депозит, который обеспечивает как высокую степень ликвидности денежных средств, так и доход на них. За счет этого предприятие может держать у себя деньги под рукой в то же время, не имея значительных потерь, не вкладывая эти деньги в производство.

     Ценные  бумаги. К денежным средствам предприятия относятся также имеющие ликвидность ценные бумаги, находящиеся в кассе предприятия или в депозитарии банка. Функция, выполняемая ценными бумагами, аналогична функции депозита, однако имеет ряд существенных отличий по способу их обращения, степени ликвидности и доходности. Так, к примеру, досрочно изымая денежные средства с депозита, предприятие может потерять часть процентов, в то время как, реализуя ценные бумаги, оно в зависимости от конъюнктуры рынка может даже выиграть.

     Ценные  бумаги можно разделить на следующие  виды:

· Акция - ценная бумага, свидетельствующая о внесении пая в капитал акционерного общества. Дает ее владельцу право на присвоение части прибыли в форме дивиденда.

· Облигация - ценная бумага не предъявителя, дающая владельцу  право на получение годового дохода в виде фиксированного процента.

· Вексель- вид  ценной бумаги, денежное обязательство.

· Варрант - ценная бумага, выражающая льготное право  на покупку акций эмитента в течение  определенного времени по определенной цене.

· Опцион - краткосрочная  ценная бумага, дающая право ее владельцу  купить или продать другую ценную бумагу в течение определенного  периода по определенной цене контрагенту, который за денежное вознаграждение принимает на себя обязательство  реализовать это право.

     Всегда  существуют преимущества, связанные  с созданием большого запаса денежных средств, они позволяют сократить  риск истощения наличности и дают возможность удовлетворить требование оплатить тариф ранее установленного законом срока. С другой стороны, издержки хранения временно свободных, неиспользуемых денежных средств гораздо  выше, чем затраты, связанные с  краткосрочным вложением денег  в ценные бумаги (в частности, их можно условно принять в размере  неполученной прибыли при возможном  краткосрочном инвестировании).

2. Содержание правил и порядка организации учета наличных денежных средств

     Все организации или учреждения без  исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в  банках. Но для расчетов наличными  за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их на текущие расходы.

     С этой целью в организациях или  учреждениях образуют кассу - место  для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных документов.

     Для кассы в организации или в  учреждении должно быть выделено изолированное  помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к  работе кассы. Двери в помещение  кассы должны быть снабжены устройством  для их блокировки, то есть во время  проведения операций они должны закрываться  с внутренней стороны.

     Для ведения операций обращения с  денежными наличными средствами предусматривается должность в  штате организаций или учреждений - кассир.

     Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации  или учреждения. После издания  приказа о назначении кассира  на работу руководитель организации  или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной  инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и  заключить с кассиром договор  о полной индивидуальной материальной ответственности.

     В настоящее время приказы о  приеме кассира оформляются с  использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

     В организациях - субъектах малого предпринимательства  не имеющих в штате должности  кассира, обязанности последнего могут  выполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя организации  при условии заключения с ним  договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Примерное содержание расписки кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ может быть следующим:

Для надлежащего  выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

· руководящие  и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и  т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;

· формы кассовых и банковских документов; правила  приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;

· порядок оформления приходных и расходных документов;

· лимиты остатков кассовой наличности, установленной  для организации, и правила обеспечения  их сохранности;

· порядок ведения  кассовой книги и составления  кассовой отчетности;

· правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;

· основы организации  труда, правила внутреннего трудового  распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

· осуществление  операций по приему, учету, выдаче и  хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

· сдача в  учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;

· ведение на основе приходных и расходных  документов кассовой книги;