Учетная политика организации

• в Федеральном законе РФ от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденном приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н (пункты 26-28);
• в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49;
• в отраслевых инструкциях. [16] 

       В соответствии со ст.12 п.2 ФЗ № 129 проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лип;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством. [1] 

       Кроме случаев, установленных законодательством, проведение инвентаризации определяется руководителем организации как элемент учетной политики.

       Элементами  учетной политики организации является количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

       Например, для обеспечения полноты и  своевременности расчетов с поставщиками и покупателями по договорным обязательствам за приобретенные и реализованные товары целесообразно проводить ежеквартально инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

       По  расчетам с налоговыми органами, внебюджетными  фондами и другими органами по налогам и обязательным платежам также целесообразно проводить инвентаризацию поквартально.

       Инвентаризацию  кассы необходимо проводить ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской  отчетности.

       Периодичность проведения инвентаризации дебиторской  задолженности для создания резерва  по сомнительным долгам также определяется как элемент учетной политики.

       Для проведении инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.

       Порядок проведения инвентаризации устанавливается приказом руководителя (форма ИНВ-22). Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации.

       Документальное  оформление результатов инвентаризации производится с использованием Унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

       В приказе об учетной политике должно быть определено:

• количество инвентаризаций в отчетном году;
• даты их проведения;
• перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них;
• состав инвентаризационной комиссии. [16] 

       В тоже время считается, что для  того, чтобы избежать излишней детализации  учетной политики, необходимо отразить лишь основные из видов инвентаризации. [23]   
 

2.1.4.   Правила документооборота и технологии обработки учетной информации 

       Законом «О бухгалтерском учете» предусмотрено при утверждении учетной политики установление правил документооборота и технологии обработки учетной информации. [1]

       В настоящее время все организации  самостоятельно разрабатывают документы, в которых содержится схема или график документооборота. Как показывает практика, при их подготовке можно определить круг вопросов, который решается в данном случае. Но при этом надо учитывать, что график документооборота строго индивидуальный для каждой организации, т. к. в нем находят отражение, с одной стороны, объективные требования бухгалтерского учета, а с другой - указываются методы и способы их реализации в данной организации с учетом специфики ее деятельности и организационно-управленческой структуры. Именно график документооборота позволяет определить центры ответственности при осуществлении различных хозяйственных операций и оформлении отдельных первичных документов.

       В Приказе об учетной политике, как  правило, указывается, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете надо производить в соответствии с графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке, однако сам график представляет собой очень часто отдельный документ.

       Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Основой разработки графика документооборота является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29 июля 1983 года.

       В соответствии с этим Положением график должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять срок его нахождения в подразделениях. [16]

       График  документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок передачи в архив. [23]

       При установлении сроков передачи документов необходимо учитывать требования ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» к промежуточной бухгалтерской отчетности (раздел XI): [16]

• организация должна составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года.
• промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса и Отчета о прибылях и убытках.
• организация должна сформировать промежуточную бухгалтерскую отчетность не позднее 30 дней по окончании отчетного периода. [5]

       С учетом указанной даты в приказе  об учетной политике должен быть установлен срок представления промежуточной бухгалтерской отчетности обособленными структурными подразделениями в головную организацию.

       Технология  обработки учетной информации в  большей степени зависит от формы учета, самостоятельно выбираемой организацией. [16]

      Одной из основных составляющих той или  иной формы счетоводства является совокупность регистров бухгалтерского учета.

      Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. [20]

       Пунктом 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации установлено, что «формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета». [2]

      Минфин  РФ для коммерческих и некоммерческих организаций (за исключением бюджетных организаций) рекомендует применять:

• единую журнально-ордерную форму счетоводства для предприятий (утверждена Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63 с учетом рекомендаций, данных Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59);
• журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций (утверждена Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. № 176 с учетом рекомендаций, данных Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59);
• упрощенную форму бухгалтерского учета (простая и форма с использованием регистров учета имущества) для субъектов малого предпринимательства (утверждена Приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н);
• форму бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники (требования к программам и регистрам бухгалтерского учета приведены в Методических рекомендациях Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. № 35/34-Р/426);
• мемориально-ордерную форму счетоводства (описание приведено в утратившем силу Письме Наркомфина СССР от 25 января 1946 г. № 46);
• другие формы регистров бухгалтерского учета (журнал-главная и т.п.)

      На  выбор формы учета прежде всего  влияют содержание и масштабы хозяйственной деятельности предприятия, уровень механизации учетных работ. Все еще очень распространенной на практике является журнально-ордерная форма. В ней применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Эта форма используется при больших объемах хозяйственной деятельности в условиях ручной обработки информации. Она позволяет в значительной степени организовать параллельное ведение учета на разных его участках.

      На  небольших, только начинающих свою хозяйственную деятельность предприятиях, удобна для применения форма журнал-главная, совмещающая хронологическую и систематическую записи бухгалтерского учета.

      Многие  предприятия в настоящее время  применяют различные программы  по бухгалтерскому учету, а также  используют разработанные своими силами учетные регистры или применяют на практике сочетание различных форм и регистров учета. [20]

       Организации, осуществляющие бухгалтерский учет с использованием специальных программ, применяют те регистры бухгалтерского учета, которые содержатся в этих программах.

       При составлении учетных регистров  на машинных носителях информации необходимо обеспечить изготовление их копий на бумажных носителях.

       Регистры  бухгалтерского учета составляются на бумажных носителях ежемесячно, подписываются, и сдаются в сроки, установленные для исполнителей в их должностных инструкциях, или согласно графику документооборота.

       Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. [16]

       Отсутствие  графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственность, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб.

       В учетной политике не стоит подробно описывать весь график документооборота, достаточно лишь отразить основные положения. Полный график документооборота целесообразно  изложить в отдельном приказе по организации. [23]

       В приказе об учетной политике необходимо установить, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. [16] 
 

2.1.5.   Порядок контроля  за хозяйственными операциями 

       При утверждении учетной политики организации  определяется порядок контроля за хозяйственными операциями. [1]

       Это относится к достаточно крупным  предприятиям со сложной производственной структурой, внутренними хозрасчетными отношениями.

       Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы (см. п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Данный пункт учетной политики служит организационной основой для построения на предприятиях внутренней системы учета, относительно обособленной от внешнего финансового учета.