Учет товаров в организациях розничной торговли (аптека)

     Государственным Комитетом Российской Федерации  по статистике утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (Утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132) [9].

  Нормативное регулирование оценки товаров и бухгалтерского учета товарных операций:

- Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 30 июня 2003 г. № 86-ФЗ) [3];

- Письмо ФНС России от 18.01.2006 № ГИ-6-22/31 о направлении Письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-11-02/86[27];

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. от 24 марта 2000 г. № 31н, от 18 сентября 2006 №116н, от 26.03.2007№26н) [6];

- ПБУ 1/2008: Учетная политика организации. Положение по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 6 октября 2008 г. № 106н (в ред. от 11 марта 2009 г. № 22н) [23];

- ПБУ 5/01: Учет материально-производственных запасов. Положение по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. № 44н (в ред. От27.11.2006 г №156н, от 26.03.2007 №26н) [20];

- ПБУ 9/99: Доходы организации. Положение по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. № 32н (в ред. от 30 марта 2001г. № 27н, от 18 сентября 2006 г №116, от 27.11.2006 №156н) [17].;

- ПБУ 10/99: Расходы организации. Положение по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. № 33н (в ред. от 30 марта 2001г. № 27н, от18.сентября.2006 №116н, от 27.ноября 2006 г №156н) [18];

- Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н (в ред. от 23.04.2002 № ЗЗн) [15].;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приказ Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49 [14].и др

     - Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Утв. Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1993 г. № 105[14].;

     - Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г. № 36) и др.

     Методические  рекомендации других министерств и  ведомств устанавливают отраслевые особенности ведения бухгалтерского учета.

     В аптечной сети порядок оформления первичных документов установлен Приказом Министерства здравоохранения СССР от 8.01.88г. № 14 "Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений"[13].

     - на счетах бухгалтерского учета:

       План счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. от 7 мая 2003, № 38н, от 18 сентября 2006 г № 115н) [19].

     - в регистрах бухгалтерского учета:

       Рекомендации по применению учетных  регистров бухгалтерского учета  на предприятиях. Письмо Министерства  финансов РФ от 24 июля 1992 г. №59 (с изм. и доп.) [26].

     - в финансовой (бухгалтерской) отчетности:

     1 ПБУ 4/99: Бухгалтерская отчетность  организации. Положение по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. № 43н (в ред. От 18 сентября 2006 г №115н);

     2 О формах бухгалтерской отчетности  организаций. Приказ Министерства финансов РФ от 22 июля 2003 г. № 67н.

     Правила купли-продажи товаров и организации  торговли установлены Гражданским  и Таможенным кодексами, Кодексом об административных правонарушениях, иными законодательными актами.

     Государственным комитетом по статистике утверждены унифицированные формы первичной документации по учету торговых операций (Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 25 декабря 1998 г. № 132) (общие, при продаже товаров в кредит, в комиссионной торговле), а также документы по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 18 августа 1988 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г. № 36) [8]. Типовые формы первичных документов для аптек определены в Методических рекомендациях для практических и научных работников № 98/124 "О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ"[24].

     О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей  и отпуска их по доверенности. Инструкция Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. № 17.(с изм. и доп.)

     Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации: письмо Центрального банка  РФ от 4 ноября 1993 г. № 18 (в ред. от 26 февраля 1996 г. № 247) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Документальное оформление и учет поступления товаров

     В условиях небольшого розничного магазина или киоска товары поступают, как правило, прямо в розничную торговлю. Их учет организуется на счете 41/2. В большинстве случаев торговые предприятия складируют товары либо на территории магазина, либо в специализированных помещениях, оборудованных для хранения и защиты от порчи и хищений. В этом случае учет ведется на счете 41/1, а затем на счете 41/2. Если торговое предприятие занимается только оптовой торговлей, то учет ведется только на счете 41/1.

     Предприятие аптека ООО «Гармония» занимается розничной торговлей, товары хранятся на территории магазина в специализированных помещениях, соответственно товары учитываются на счете 41/2.Договор поставки, купли-продажи – является основным документом, определяющим права и обязанности сторон, связанные с поставками товаров в розничное торговое предприятие. В договоре определяется порядок и условия поставки, которые различны в каждом конкретном случае[1].

     Товары, поступающие на предприятия розничной  торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки, а также правилами перевозки грузов. Если товар поступил без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается  комиссией и оформляется приемным актом. В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально-ответственных лиц. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами. К ним относятся:

1. Накладная -  выступает в торговом предприятии как приходным, так и

расходным документом. Она выписывается материально-ответственным  лицом при оформлении отпуска товаров. В накладной указывается: № и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, цена и общая сумма с учетом НДС – НДС выделен отдельной строкой, количество товара в единицах. Накладная подписывается  сдавшим и принявшим материально-ответственными лицами и  заверяется круглыми печатями предприятий - поставщика и получателя. Количество экземпляров, в которых выписывается накладная, зависит от условий получения товара – от 2-х до 4-х экземпляров. Если склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально-ответственному лицу выдается документ на получение товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю в офисе, наряду с количеством товара, предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара

2. Товарно-транспортная накладная – составляется поставщиком и является первичным документом при поступлении товаров на розничное торговое предприятие. Первый  вариант – если поставка товаров производится специализированным автотранспортным предприятием, то накладная выписывается в 4-х экземплярах, а второй вариант – в настоящее время поставка товаров осуществляется в основном транспортом поставщика или покупателя, тогда выписывается 3 экземпляра товарно-транспортной накладной (один – у поставщика, - два – покупателю, из которых один с отметкой отправляется обратно поставщику)

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного:

Товарный  раздел заполняется поставщиком  товара и в нем указываются:

• сведения о поставщике и плательщике, наименования и адреса (банковские реквизиты);
• сведения о товаре и таре (артикул, наименование, краткое описание, количество, масса брутто (с тарой), цена, сумма, упаковка (масса нетто));
• Сумма НДС отдельной строкой;
• Подписи лиц, отпустивших и получивших товар.

Транспортный  раздел заполняется  ходе доставки товара и содержит:

• дата, № автомобиля и путевого листа, наименование и адрес плательщика товара, пункт погрузки и разгрузки, сведения о  грузе, а также сертификаты и пр. сопроводительные документы

    Один  экземпляр этих документов материально-ответственное  лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально-ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика.  В случае несоответствия  сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

3. Счет-фактура – является одновременно и приходным документом и налоговым документом, так как только на основании счета-фактуры покупатель может предъявить к зачету перед бюджетом НДС, оплаченный поставщику. Выписывается обычно в двух экземплярах – один остается у поставщика, второй – у покупателя. Счет-фактура должен содержать обязательные реквизиты, определенные в главе 21 II части Налогового кодекса РФ: номер и дата (в хронологическом порядке, реквизиты продавца, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, реквизиты покупателя, и т.д.) [Приложение Б].
4. Счет – является основанием для оплаты поступивших товаров или основанием для предварительной оплаты товаров. В счете обязательны все реквизиты поставщика (основные – банковские), наименование товара или услуги, единицы измерения, количество, цена и сумма, отдельной строкой выделяется НДС, а также подписи уполномоченных лиц. При разовых закупках счет также заменяет договор купли-продажи.

    Документальное  оформление поступления товаров в розничное торговое предприятие зависит от способа доставки товаров:

• Централизованная доставка осуществляется силами и средствами поставщика. У заведующего магазином должен быть специальный штамп на получение ТМЦ. Штамп выдается бухгалтерией под расписку и его оттиск должен быть сообщен поставщику. В том случае, если при приемке будут выявлены расхождения, то составляют акт об установлении расхождения по количеству и качеству.
• Децентрализованная доставка – материально-ответственное лицо принимает товары по доверенности: а) затаренные товары по количеству мест и массе брутто; б) если тара повреждена или отсутствует маркировка, то товар принимают по количеству единиц, массе нетто и качеству. Товар может поступать в магазин в результате внутреннего перемещения (из магазина в магазин), в этом случае составляется расходная накладная в двух экземплярах.

     В аптеке ООО «Гармония» осуществляется централизованная поставка товаров. При изучении первичный документов поступления товаров были выявлены нарушения по заполнению обязательный реквизитов – не во всех счет – фактурах проставляются подписи и их расшифровки уполномоченных на то лиц, что является нарушением п. 2 ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ [3], п. 13 Положения по ведению бухгалтерского и бухгалтерской отчетности №34н [16].

    Поступление товара в большинстве торговых предприятий  оформляется дополнительно приемным актом, который является внутренним документом и прикладывается к товарному отчету материально-ответственного лица. В приемном акте указываются продажные цены и цены поставщика (закупочные цены без НДС)  по каждому наименованию поступившего товара.

    Аптечные  учреждения в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 22.06.1998 г. N 86-ФЗ "О лекарственных  средствах" осуществляют розничную  торговлю лекарственными средствами, изготовление и отпуск лекарственных  средств [4]. Эта деятельность именуется фармацевтической.

    Все поставки товара должны сопровождаться документами со следующими обязательными реквизитами: дата отгрузки, наименование лекарственного препарата (включая лекарственную форму и дозировку), номер серии и партии, количество поставленного товара, цена отпущенного лекарственного препарата, название и адрес поставщика и получателя, а также документами, подтверждающими количество лекарственных препаратов.