Учет торговых операций

     При комбинированной  организации структуры  бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.

     При использовании любого типа организации  структуры бухгалтерии, только хорошо налаженные взаимоотношения с другими  службами и подразделениями организации  дают возможность получать необходимую  информацию для управления и обеспечения  контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

     Основным  звеном организации бухгалтерского учета выступает персонал бухгалтерии  и возникающие внутри него взаимоотношения  по поводу создания действенной информационной системы управления. Поэтому процесс  организации бухгалтерского учета  включает следующие основные элементы.

     – Выбор лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета. Разрабатывается штат работников и структура бухгалтерии, дается должностная характеристика каждой штатной единице, намечаются мероприятия по повышению квалификации работников, составляются график учетных работ и посещения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельными работниками бухгалтерии, а также другими работниками, ответственными за представление информации. Первичным звеном бухгалтерского учета является бухгалтерия организации.

     Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица  организации, возглавляемая главным  бухгалтером, который назначается  непосредственно руководителем  и подчиняется лично ему. Он должен обеспечивать постановку и ведение  бухгалтерского учета в организации, формирование и исполнение учетной  политики, составление и своевременное  представление полной и достоверной  бухгалтерской и налоговой отчетности. На главного бухгалтера возложена функция  обеспечения контроля за движением  имущества и выполнением обязательств, планирования учетного процесса, внедрения передовых форм и методов учета. Главный бухгалтер совместно с руководителем и специалистами предприятия обязан определить содержание, объем, сроки и формы предоставления внутризаводскими (внутрихозяйственными) подразделениями информации, необходимой для оперативного управления производством и составления статистической отчетности. При этом следует исходить из действительной потребности в информации для управления производством и не допускать составления ненужной информации. График предоставления внутризаводскими подразделениями оперативной информации утверждается руководителем предприятия, а в бухгалтерии определяются работники, ответственные за правильное и своевременное ее составление и предоставление.

     Главный бухгалтер имеет право подписи  документов, служащих основанием для  приемки и выдачи материальных ценностей  и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Без его подписи такие документы  считаются недействительными и  не принимаются к исполнению.

     С главным бухгалтером согласовываются  назначение, увольнение и перемещение  материально ответственных лиц, а указания и распоряжения в пределах его компетенции обязательны  для всех структурных подразделений  и работников организации.

     При организации учета важным условием является знание работниками бухгалтерской  службы законодательных актов и  инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Республике Беларусь. Эти знания необходимы для конкретного решения  вопросов организации учета на отдельных  участках производства, рационального  построения документооборота и строгого соблюдения стандартов, положений и  инструктивных указаний по организации  бухгалтерского учета. Без знания общеустановленных  правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно  отражать хозяйственные операции.

     – Определение прав, обязанностей и порядка работы бухгалтерии. Данные моменты закрепляются в «Положении о бухгалтерии», разрабатываемом в организации. В этом документе сформулированы общие положения бухгалтерского учета: цели и задачи бухгалтерского учета; законодательные акты, на основе которых ведется учет; требования к руководству бухгалтерией; численность аппарата бухгалтерии и распределение обязанностей между его работниками; форма учета; график документооборота.

     В «Положении о бухгалтерии» раскрываются функции бухгалтерии по участкам учетной работы, в соответствии с  которыми разрабатываются и утверждаются должностные инструкции для сотрудников  аппарата бухгалтерии.

     – Выбор степени централизации учета. Определяется порядок обработки документации, порядок распределения учетных работ между отдельными участками хозяйственной деятельности. В связи с этим в современных условиях применяются две системы организации учета централизованная и децентрализованная.

     Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях организации (цехах  бригадах, отделениях, участках) осуществляется первичный учет посредством составления  первичных документов по всем хозяйственным  операциям. Данные первичных документов группируются в накопительных и  группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

     При централизации бухгалтерского учета  обобщение учетных данных происходит в главной бухгалтерии, что позволяет  рационально организовать труд работников бухгалтерии, использовать современные  средства механизации и автоматизации  учета. Централизация учета применяется  в малых, средних и даже крупных  по размерам организациях.

     Децентрализация учета состоит в том, что в  отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются  первичные документы, но и ведется  синтетический и аналитический  учет, составляются бухгалтерские балансы  и отчеты.

     Подразделения представляют балансы и отчеты в  главную бухгалтерию, где их сверяют  и сводят в целом по организации. Работники главной бухгалтерии  осуществляют контроль за работой бухгалтерии  подразделений организации.

     Основной  недостаток децентрализации учета  состоит в разобщенности работы бухгалтерского аппарата, в затруднении  использования единой учетной политики, а также внедрения автоматизации  учетных процессов, что приводит к удорожанию учетной информации. Однако децентрализация учета в  условиях территориальной разобщенности, разнообразного характера выполняемых  работ, внедрения коллективных форм организации труда и его оплаты (внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.) и при других определенных моментах является необходимой.

     Децентрализации учета присуще преимущество, которое  заключается в том, что бухгалтерский  учет функцию управления выполняет  непосредственно в местах совершения операций (подразделениях). Близость работников учета к объектам управления улучшает информационные, аналитические и  контрольные функции бухгалтерского учета. Появляется возможность проведения анализа и оценки состояния системы  управления эффективностью производства, полученного маржинального дохода и прибыли в каждом подразделении  организации.

     В настоящее время на практике встречается  частичная децентрализация бухгалтерского учета. Она заключается в том, что в подразделениях организации  наряду с документами и сводными производственными отчетами (ведомостями) составляют бухгалтерские проводки, т.е. ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов. Частичная децентрализация учета, в частности, применяется в организациях, где подразделения работают на принципах хозяйственного (коммерческого расчета) и используют современные формы организации производства, труда и его оплаты.

     – Определение материальной ответственности работников. С рядом работников заключаются договора о полной или частичной материальной ответственности в целях обеспечения сохранности имущества (с кассирами, 
продавцами, экспедиторами, кладовщиками и т.д.).

     – Определение объектов, порядка и сроков проведения инвентаризаций. Необходимо для обеспечения контроля за сохранностью имущества и работой материально ответственных лиц. При этом регламентируют порядок, сроки и количество проведения инвентаризаций отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

     – Выбор формы бухгалтерского учета. История развития бухгалтерского учета – это история поиска наиболее совершенных способов обработки и оптимального обобщения информации для нужд управления, которые зависят от формируемой главным бухгалтером формы бухгалтерского учета. Администрация организации вправе самостоятельно выбирать или разрабатывать форму бухгалтерского учета, исходя из характера и масштабов деятельности, объема информации, технических возможностей определять состав, структуру и порядок формирования учетных регистров, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

     Форма бухгалтерского учета – это порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способа учетных записей в них.

     Форма бухгалтерского учета начинается с  проводки и заканчивается отчетным сведением информации. Основанием для  бухгалтерской проводки может служить  только надлежаще оформленный первичный  документ (информационный вход формы  учета), а конечным результатом работы бухгалтера признается бухгалтерская  отчетность (информационный выход формы  учета). Поэтому форма бухгалтерского учета - это то, что лежит между  первичным документом и отчетностью.

     Для регистрации, обобщения и группировки  данных первичных документов используют различные учетные регистры: карточки, книги, журналы, ведомости, свободные  листы, машинограммы. Систематизированная в них информация трансформируется в показатели, отражаемые в отчетности и используемые в управлении.

     В Республике Беларусь получили распространение  журнально-ордерная, книжно-журнальная, упрощенная и автоматизированная формы учета.

     Журналъно-ордердная форма бухгалтерского учета предусматривает ежедневные записи операций в журналы-ордера на основе первичных и сводных документов, накопительных ведомостей или разработочных таблиц. Журнал-ордер является основным учетным регистром, в котором сочетаются систематические и хронологические записи, а также записи по синтетическим и аналитическим счетам. Итоговая информация из журналов-ордеров переносится в Главную книгу, которая ведется в течение года с выделением отдельной страницы для каждого синтетического счета. Она предназначена для обобщения текущего учета, проверки произведенных записей по балансовым счетам и для составления бухгалтерского баланса.

     Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется  в основном в крупных организациях с большим числом отделов и  счетных работников.

     Книжно-журнальная форма бухгалтерского учета использует в качестве основных учетных регистров книги и журналы. В них записываются данные об операциях, совершаемых постоянно и в массовом масштабе. По итогам журналов составляют мемориальные ордера. В некоторых случаях на хозяйственные операции, которые не затрагивают основные счета, выписывают разовые или сводные мемориальные ордера.

     Мемориальные  ордера фиксируют в регистрационном  журнале, а затем их записывают в  Главную книгу. В ней по каждому  счету подсчитывают обороты за месяц  и определяют конечное сальдо. На основании  показателей Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим  счетам, которую используют для заполнения бухгалтерского баланса.

     Книжно-журнальная форма учета используется в основном в организациях потребительской кооперации.

     Упрощенная  форма бухгалтерского учета предусматривает ведение книги (журнала) учета хозяйственных операций. Она содержит все счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет. Записи в книгу производятся в хронологическим порядке с одновременной группировкой по счетам. Книга позволяет определить наличие имущества и обязательств на конкретную дату, а также составить бухгалтерскую отчетность. В отдельных случаях могут оформляться ведомости по различным участкам учетных работ.

     Упрощенная  форма учета применяется в  основном в организациях малого бизнеса  и индивидуальными предпринимателями.

     Автоматизированная  форма бухгалтерского учета основана на использовании электронной вычислительной техники и современных технологий сбора и обработки данных.