Учет ремонта основных средств

 На оборотной стороне формы N ОС-3 излагается заключение комиссии, которая проводила прием-передачу основного средства. Здесь приводятся сведения о полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика изменениям, происшедшим в связи с ремонтными работами.

 Акт по форме N ОС-3 является основанием для признания затрат на ремонт (модернизацию) в бухгалтерском и налоговом учете.

 Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также исполнителем работ, в качестве которого могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ) или вспомогательные и иные подразделения организации (при выполнении работ хозяйственным способом).

 В дальнейшем акт сдается в бухгалтерию, где подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

 Если фирма сама проводила работы, то данный акт составляется в одном экземпляре работником того структурного подразделения, которое ответственно за приемку основных средств.

 Если ремонт выполняла сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на предприятии, а второй передается фирме, проводившей ремонт.[5]

 Акт по форме N ОС-3 является основанием для отнесения затрат по модернизации на увеличение стоимости объекта ОС и (или) признания затрат на ремонт в составе текущих расходов.

 По результатам проведенных работ в технический паспорт объекта основных средств вносятся необходимые изменения.

 При ремонте (модернизации) автотранспортных средств следует помнить о необходимости внесения изменений номеров двигателей, кузова, шасси, цвета и т.п., являющихся основанием для регистрации в органах ГИБДД, в техническую документацию автомобиля (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации). Данные вопросы регулируются приказом МВД России от 27.01.2003 N 59 "О порядке регистрации транспортных средств". 

 Записи в инвентарной карточке ОС 

 Сведения о каждом объекте ОС содержатся в инвентарных карточках по форме N ОС-6 (6а, 6б), которые составляются на каждый объект ОС при его приеме к бухгалтерскому учету.

 Согласно п. 68 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, инвентарные карточки формы N ОС-6 для передаваемых в ремонт (или модернизацию) ОС рекомендовано собирать в отдельную группу под названием "Основные средства в ремонте (модернизации)". При поступлении ОС из ремонта (модернизации) инвентарная карточка такого ОС возвращается из этой группы на место хранения.

 Все изменения, произошедшие в результате ремонта и модернизации, необходимо отразить в инвентарной карточке объекта по форме N ОС-6.

 В разделе 1 инвентарной карточки нужно отразить сведения об объекте ОС на дату передачи (дату выпуска и последнего капремонта (модернизации), документ о вводе в эксплуатацию и т.д.). В графе 6 указывают срок, в течение которого объект эксплуатировался, а в графе 7 - начисленную за этот период амортизацию. Остаточная стоимость отражается в графе 8.

 В разделах 5 и 6 надо указать сумму произведенных затрат отдельно на модернизацию и на ремонт.

 Если внести новые записи в ранее оформленную инвентарную карточку затруднительно, то открывается новая инвентарная карточка с сохранением ранее присвоенного номера и отражением в ней показателей, характеризующих проведенные работы.

 По окончании работ затраты на ремонт списываются в расходы. Затраты на модернизацию в бухгалтерском и налоговом учете увеличивают первоначальную (остаточную) стоимость объекта. Кроме того, после модернизации срок полезного использования объекта ОС может увеличиться.

 В бухгалтерском учете нет никаких ограничений для увеличения этого срока (п. 60 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств), а в налоговом учете согласно ст. 258 НК РФ его можно изменять только в пределах данной амортизационной группы, к которой относится основное средство.

 В вышеприведенном примере затраты на модернизацию должны увеличивать стоимость компрессорной установки. Ее остаточная стоимость станет равной 1 536 500 руб. (525 000 + 1 011 500), а первоначальная - 1 761 500 руб. (750 000 + 1 011 500). Срок полезного использования решено не изменять, чтобы он был одинаковым и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Установка отнесена к 5-й группе по классификации основных средств с максимальным сроком использования 10 лет, поэтому в налоговом учете изменить срок полезного использования нельзя.

 В разделе 1 карточки информация о ремонте и модернизации представлена в виде двух строк. В первой строке отражено состояние ОС на момент передачи в ремонт, а во второй - на момент передачи его обратно, из ремонта и модернизации. 

 К каким последствиям может привести отсутствие формы ОС-3 по текущему ремонту основных средств?

 Последствия отсутствия формы ОС-З при оформлении ремонта основных средств могут быть связаны прежде всего с учетом расходов на такой ремонт в целях налогообложения прибыли. Налоговым кодексом четко не установлено, какими документами должны быть подтверждены расходы на ремонт. Статья 252 НК РФ указывает лишь на то, что расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

 Другой риск, связанный с отсутствием подтверждающих документов, заключается в непринятии вычетов по НДС по расходам на ремонт основных средств.

 Надо отметить, что арбитражная практика по данным вопросам сложилась достаточно неоднозначная.

 На сегодняшний день не существует однозначно сложившейся практики, позволяющей говорить точно о том, к каким последствиям приведет отсутствие должной первичной документации при проведении ремонта основных средств.[19]

 Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.[2]

 В ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях также предусмотрены меры ответственности за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Для целей данной статьи под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% либо искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Отсутствие первичных документов позволяет говорить о неправомерности учета затрат на ремонт в бухгалтерском учете, что может повлечь искажение бухгалтерской отчетности.[2]

 Таким образом, кроме прямой ответственности, предусмотренной законодательством за отсутствие первичных документов, существует вероятность того, что такое отсутствие может привести к доначислению налогов со стороны налоговых органов. Сам факт наличия достаточно обширной хоть и неоднозначной судебной практики по данному вопросу свидетельствует о высокой степени налоговых рисков при отсутствии унифицированной формы ОС-3 при проведении ремонта основных средств.

 Для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов основных средств применяется форма N ОС-4 «Акт о списании объекта ОС( кроме автотранспортных средств)» (Приложение№7),а для  автотранспортных средств  форма N ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств» (Приложение№8 );

 2.2.Синтетический и аналитический учет ремонта основных средств 

 Учет затрат по ремонту основных средств может быть организован по одному из двух вариантов: 
 

 Проведение ремонта подрядным способом

 Первый вариант

 (без создания резерва на ремонт ОС)

 

 Второй вариант

 (с созданием резерва на ремонт ОС) 
 

 

 Проведение ремонта хозяйственным способом

 Первый вариант

 (без создания резерва на ремонт ОС) 
 

 

 Второй вариант

 (с созданием резерва на ремонт ОС) 

 

 Списание фактических затрат на ремонт с применением счета 31 «Расходы будущих периодов»