Учет ремонта основных средств

 - Руководитель предприятия, главный инженер.

 - Главный бухгалтер и старшие бухгалтера во время отсутствия главного бухгалтера.

 Особое положение: старший бухгалтер расчетной группы имеет право подписи Справки 2-НДФЛ и реестра, как ответственный за их составление в качестве налогового агента.

 Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации).[2]

 В целом бухгалтерский учет в ОАО «Сибэнергоремонт» ведется в соответствии с законодательством РФ и не имеет противоречий с учетной политикой организации.  

 2.Учет затрат по ремонту основных средств

 2.1.Документальное оформление ремонтных работ 

 Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.[3]

 В общем понимании ремонт основных средств является частичным или полным восстановлением (уменьшением износа) объектов основных средств предприятия для поддержания их в рабочем состоянии. Пункт 26 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 г. N 26н, прямо указывает, что ремонт является одним из процессов, посредством которого производится восстановление основных средств.[1]

 Документальное оформление ремонта в ОАО «Сибэнергоремонт» осуществляется следующим образом.

 На первом этапе составляется документ, фиксирующий факт того, что основное средство требует восстановления. Таким документом обычно является дефектный акт (дефектная ведомость) (Приложение №2). Утвержденной унифицированной формы этого документа нет, поэтому акт (ведомость) может быть составлен в любой форме, содержащей обязательные реквизиты, рассмотренные выше (ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

 Следует обратить внимание, что Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" предусмотрена схожая унифицированная форма ОС-16. Однако данная форма применяется при выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

 Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 г. N 91н, установлено, что дефектная ведомость выполняет еще одну важную функцию - служит основанием для принятия решения об образовании резерва расходов на ремонт основных средств.

 На втором этапе требуется распоряжение руководителя либо иного лица, уполномоченного в соответствии со своими должностными обязанностями, в котором фиксируется принятое решение относительно данного основного средства. Ведь помимо ремонта основного средства может быть принято решение о его ликвидации ввиду экономической нецелесообразности восстановления. В этом же документе может быть утвержден способ восстановления (собственными силами либо с привлечением сторонней организации).

 На третьем этапе оформляются документы, связанные непосредственно с затратами на ремонт основного средства. В случае ремонта основного средства силами сторонней организации такими документами могут быть договоры подряда на проведение ремонтных работ, сметы, акты выполненных работ и т.п. В ОАО «Сибэнергоремонт» используют договор подряда на проведение ремонтных работ (Приложение №3), к нему прилагается локальный сметный расчет (Приложение №4).

 Оформление документа, подтверждающего непосредственно передачу основного средства в ремонт, по нашему мнению, зависит оттого, происходит ли физическая передача основного средства стороне, осуществляющей ремонт. Если ремонт помещения либо тяжелого оборудования осуществляется непосредственно на месте заказчика, такой передачи не происходит. В случае же ремонта основного средства, который осуществляется путем передачи объекта другой стороне, факт передачи данного объекта должен быть подтвержден соответствующим документом.

 Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации такого документа не предусмотрено. Поэтому он может быть составлен в любой форме, содержащей обязательные реквизиты, рассмотренные выше [4]. 

 Работы по ремонту, реконструкции и модернизации основных средств должны подтверждаться первичными документами. Для этого применяются унифицированные формы. 

 При проведении работ по поддержанию оборудования в рабочем состоянии и по улучшению его характеристик важно различать такие понятия, как модернизация (реконструкция, достройка, дооборудование, перевооружение и т.д.) и ремонт, а также правильно отражать информацию об этих работах в первичных документах.

 Если целью выполненной работы являлось устранение неисправностей и в результате эксплуатационные характеристики объекта основных средств (ОС), по сравнению с теми, которыми он обладал первоначально, не изменились или изменились незначительно, то это - ремонт. Если же произошло их значительное улучшение, то это уже модернизация, реконструкция и т.д. Для краткости изложения под словом "модернизация" мы будет в дальнейшем иметь в виду также и реконструкцию, достройку, дооборудование, перевооружение основных средств.

 Правильная квалификация произведенных расходов и их документальное оформление влияют на их отражение в бухгалтерском и налоговом учете. 

 Подготовка к ремонту. Составление сметы 

 Наиболее эффективно основные средства используются тогда, когда в организации существует система планово-предупредительного ремонта, направленная на систематическое и своевременное предохранение имущества от преждевременного износа и поддержание его в рабочем состоянии.

 Перед ремонтом объекты основных средств обследуются специалистами и результаты осмотра, а также предложения и рекомендации об объемах и продолжительности намеченных работ передаются руководителю организации.

 В случае необходимости проведения ремонтных работ составляется дефектная ведомость, куда заносятся все обнаруженные неисправности. Она используется для обоснования необходимости проведения ремонтных работ.

 Форма дефектной ведомости официально не утверждена, поэтому она может быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. В качестве дефектной ведомости (Приложение №2) можно использовать Акт о выявленных дефектах оборудования формы N ОС-16, который утвержден постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

 В этом документе дают краткую характеристику основных узлов и агрегатов и описывают выявленные дефекты.

 Текущий ремонт может проводиться в процессе эксплуатации ОС (например, автотранспорта, производственного оборудования) без его остановки на значительное время. Такой ремонт можно просто оформить актом выполненных работ с указанием перечня работ и использованных материалов, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подписывается обеими сторонами (заказчиком и подрядчиком).[5]

 Решение о проведении и характере ремонта или модернизации, вызывающих необходимость остановки ОС на длительное время (в основном это средние и капитальные ремонты), должно быть оформлено приказом руководителя организации.

 Решение о проведении ремонта оформляется приказом руководителя

 Перед тем как приступить к ремонту или модернизации назначается специальная комиссия, которая производит осмотр ОС, а также составляются график работ и соответствующая сметно-техническая документация.

 При подготовке к ремонту или модернизации организациям следует обратить особое внимание на составление смет, чтобы смета, составленная на проведение капитального ремонта, не оказалась, по мнению ИФНС, сметой на достройку, или дооборудование, или реконструкцию, или техническое перевооружение. Это может привести к серьезным налоговым неприятностям и штрафным санкциям.

 Ремонт и модернизация ОС могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и силами другой специализированной организации (подрядным способом).

 Если ремонт (модернизация) проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонта или модернизации.

 Обязательным приложением к договору должна быть смета, в которой указываются перечень необходимых работ и стоимость услуг подрядчика.

 Наличие сметы обеспечивает выполнение требования документального оформления и обоснования затрат. Факт выявления принципиальных различий между дефектами, описанными в дефектной ведомости и смете, представленной подрядчиком, должен быть документально объяснен и оформлен соответствующими работниками организации-заказчика.

 Составление сметы на ремонтные работы (модернизацию) обеспечит выполнение требования о документальном оформлении и обосновании затрат 

 При хозяйственном способе ремонт (модернизация) может осуществляться либо специализированным подразделением, либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости также составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету может составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация.

 В смете обычно отражаются все этапы работ, их стоимость и затраты труда, перечень и стоимость материалов, общая стоимость работ и другие показатели. 

 Передача ОС в ремонт или модернизацию 

 Отдельной унифицированной формы для передачи ОС в ремонт (модернизацию) не предусмотрено, поэтому такую передачу объекта структурному подразделению или подрядчику можно оформить накладной на внутреннее перемещение по форме N ОС-2 (Пиложение№6) или актом приема-передачи по форме N ОС-1 (Приложение №5), ОС-1а (см. журнал "Новая бухгалтерия" N 1(7) за 2003 г.).

 Если работы будут выполняться структурным подразделением организации только частично, то это также должно быть оформлено соответствующим документом (акт, приложение к дефектной ведомости).

 Специальной унифицированной формы для оформления передачи ОС в ремонт (модернизацию) Госкомстатом не утверждено. Поэтому организация может разработать форму самостоятельно.

 При передаче ОС сторонней организации в разделе 1 акта по форме N ОС-1 отражаются основные характеристики объекта ОС на момент его передачи в ремонт или модернизацию, в том числе дата последнего капремонта, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации (с начала эксплуатации до даты передачи в ремонт или модернизацию), остаточная стоимость и т.д.

 В разделе 2 записывают первоначальную стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации и ее норму.

 В разделе 3 дается краткая характеристика объекта ОС.

 Оформленный акт передается в бухгалтерию. 

 Прием ОС из ремонта (модернизации) 

 Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств после окончания ремонта, модернизации необходимо применять Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3 (Приложение №9).

 Форма N ОС-3 имеет лицевую и оборотную стороны.

 На лицевой стороне располагаются две таблицы. В первой таблице "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию" указывают название основного средства, инвентарный, паспортный, заводской номера, срок эксплуатации, остаточную стоимость объекта. Во второй таблице приводят сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств. Заполняя форму, нужно четко разграничить ремонт и работы по реконструкции и модернизации.