Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность (Приложение №5), которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.. [14]

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации. [10]

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки. [№9]

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ООО «Виола» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

В ООО «Виола» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Для расчетов с поставщиками в ООО «Виола» применяется счет 60. Аналитический учет на предприятии по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.

Бухгалтерией ООО «Виола» ведется «журнал учета расчетов с поставщиками». Записи в журнал производят по каждому платежному документы позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком).

Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер №6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим.

Журнал-ордер №6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

                  по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);

                  по акцептованным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно – “За не прибывший груз”, сальдо нет);

                  сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии относится на счет 63 “Расчеты по претензии” и записывается в журнал-ордер №6 по соответствующей позиции.

Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере №6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости №7.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо, как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как “За не прибывший груз”, то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.

3.2 Синтетический учет расчетов с поставщиками и контроль за выполнением договорных условий

В ООО «Виола» для обобщения информации о расчетах с поставщиками предназначен счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. К счету 60 можно открывать субсчета:

      60, субсчет “Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчётным документам”;

      60, субсчет “Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным”;

Счет 60, субсчет “Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчётным документам” предназначен для учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками за приобретаемые материальные ценности (работы, услуги). Этот субсчет кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету поступивших товарно-материальных ценностей (принятых работ, потребленных услуг) или энергии всех видов в корреспонденции со счетами учёта ценностей или счетов учёта соответствующих затрат.

На счете 60, субсчет “ Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным” учитываются расчеты с поставщиками и подрядчиками по выданным авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ (оказание услуг).

Расчеты с поставщиками осуществляются в валюте, предусмотренной в контракте. Учет импортных операций ведется одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу ЦБ РФ в день совершения операции. Курсовая разница, возникшая по операциям акцепта платежных документов и их оплаты, списывается на счет 91 “Прочие доходы и расходы”.

Кредитуется счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” только после того, как на склад покупателя поступили ТМЦ или приняты заказчиком работы, услуги (потреблены электроэнергия, газ, вода и т.п.). Отражение этих операций на счетах затрат на производство возможно, если время выполнения работ, предоставления услуг совпадает с их производством.

В ООО «Виола» действует форма расчетов с поставщиками, основанная на использовании выписываемого счета-фактуры. На предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуют счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетуют соответствующие материальные счета:

Дт 10 - Кт 60 - приобретение товарно-материальные ценности;

Дт 08.4 – Кт 60 – приобретены объекты основных средств;

Дт 08.5 – Кт 60 – приобретены объекты нематериальных активов;

Дт 20 – Кт 60 – включены работы (услуги) сторонних организаций в состав себестоимости продукции (работ, услуг);

Дт 25 – Кт 60 – отражены общепроизводственные расходы (работы, услуги сторонних организаций);

Дт 26 – Кт 60 -  отражены общехозяйственные расходы (работы, услуги сторонних организаций);

Дт 97 – Кт 60 –  отражены работы и услуги сторонних организаций, учитываемые в качестве расходов будущих периодов.

Задолженность на счете 60 отражают в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором и арифметических ошибок, делают запись   на соответствующую сумму:

Дт 94 - Кт 60

Сумму налога на добавленную стоимость поставщик включает в счета на оплату. В ООО "Виола" налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям отражается следующей проводкой:

Дт 19 – Кт 60

Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные ценности (оказанные услуги) отражают по дебету счетов затрат на производство и кредитуют счет 60.

Если поставщик выставляет счет по авансовым платежам за разного рода услуги, то они относятся на счет 97 “Расходы будущих периодов”. Со счета 97 расходы списывают на счета затрат на производство по периодам, к которым они относятся.

Дт 97 – Кт 60 – Отражены работы и услуги сторонних организаций, учитываемые в качестве расходов будущих периодов;

Дт 20, 23, 25, 26, 29, 44 – Кт 97 – Списана доля расходов будущих периодов, относящаяся к отчётному периоду.

Погашение задолженности перед поставщиками отражают по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств:

Дт 60 – Кт 50 – оплачены счета поставщиков и подрядчиков за товары (работы, услуги) из кассы организации;

Дт 60 – Кт 51 - оплачены счета поставщиков и подрядчиков за товары (работы, услуги) с расчетного счета организации;

Дт 60 - Кт 52 - оплачены счета поставщиков и подрядчиков за товары (работы, услуги) с валютного счета организации.

В случае истечения срока исковой давности по кредиторской задолженности счет 60 дебетуется в корреспонденции со счетом 91.1 «Прочие доходы».

В случае, когда оплата за услуги производится раньше времени их потребности, то их относят на счет 98 “Доходы будущих периодов”, а в отчетный период списывают на счета затрат на производство.

На прочие расходы (счет 60) списывают дебиторскую задолженность, безнадежную к получению из-за пропуска срока исковой давности или по другим причинам (когда не создан резерв по сомнительным долгам).

              На счет 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” списывают суммы потерь, превышающие нормы естественной убыли в пути, разницу между ценами и тарифами, несоответствие качества или количества оплаченных ТМЦ спецификации и т.п. до решения судебных органов. Когда судебными органами иски подтверждены, то эти суммы относятся на счет 76.2 “Расчеты по претензиям”, а если они отклонены, списываются на счет “Прочие доходы и расходы”.

Когда расчеты производятся с помощью векселей, то покупатель (плательщик) выдает поставщику вексель (в векселе обуславливается порядок расчетов, и он является акцептованным платежным документом), при этом задолженность, обеспеченная векселями, не списывается со счета 60. При наступлении срока оплаты банк списывает на счет векселедателя обозначенную сумму. Следует бухгалтерская проводка:

Дт 60 – Кт 66 – выдан краткосрочный займ под закупку товарно-материальных ценностей за счет кредита банка.

За предоставленные краткосрочные займы предприятие выплачивает банку-кредитору проценты, которые относятся на прочие расходы организации.

Дт 91.2 – Кт 66

Итак, в третьей главе раскрывается понятие поставщиков и подрядчиков непосредственно на примере торговой фирмы ООО «Виола», описываются документы, используемые в учёте организации.