Учет расчетов с подотчетными лицами

     Аудиторы имеют достаточную теоретическую подготовку в области правовых и экономических основ операций по учету расчетов с подотчетными лицами. Обязанность подбора и распределения по участкам проверки аудиторов, ассистентов и иных специалистов, привлекаемых к проверке, была возложена на руководителя аудиторской проверки. Общее руководство проверкой, координация деятельности членов рабочей группы и контроль за соблюдением графика использования рабочего времени осуществлялось руководителем аудиторской проверки. 
 
 
 
 
 
 

      3. Аудиторская проверка 

      3.1 Аудиторские процедуры 

      Аудиторская проверка в ЗАО «Гелайн Ко» проводилась аудиторской организацией ООО «Аудит +» (Лицензия № Е 002129 от 30.09.2002г. на осуществление аудиторской деятельности) на основании договора оказания аудиторских услуг №134 от 10 мая 2009г. (Приложение 10).

     Согласно договору аудиторская организация ООО «Аудит +» провела аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко» за период: с 01 января 2010 года по 31 декабря 2010 года, с подготовкой отчета и выдачей аудиторского заключения и рекомендаций.

     При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко» использовались такие методы получения аудиторских доказательств, как: наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, подготовленных в организации клиента; проверка арифметических расчетов; проверка синтетического и аналитического учета.

     Документальная  проверка проводилась по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

     На  начальном этапе аудита аудитор убедился в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко». Также аудитор запросил приказ об установлении учетной политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные операции сверились с положениями, отраженными в приказах руководителя. В процессе контроля проверилась законность и целесообразность возмещения командировочных расходов, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировки

     На  следующем этапе осуществлялась проверка документального оформления авансовых отчетов в ЗАО «Гелайн Ко». В ходе проверки было обращено внимание на: правильность оформления авансовых отчетов; порядок проведения расчетов с подотчетными лицами; факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

     На  заключительном этапе осуществлялась проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко». При этом сверялись записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц.  

     3.2 Оформление результатов аудиторской проверки 

     Аудиторское заключение является документом, имеющим юридическое значение для всех физических и юридических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления и судебных органов. Аудиторское заключение может иметь форму: безусловно, положительного, условно-положительного или отрицательного либо оформляется отказ от выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.

     Настоящее заключение выдано аудиторской фирмой ООО «Аудит +» действующей на основании свидетельства о государственной регистрации в Межрайонной инспекции № 39 МНС РФ г. Москва № 002.067.799 от 21.11.2001. (Приложение 11).

     Аудиторской фирмой ООО «Аудит +» проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко» за 2010г. В проверке принимали участие: Юрьева Г.М. - аудитор (квалификационный аттестат аудитора №147382); Орлова С.Д.- аудитор (квалификационный аттестат аудитора №122001). 

3.3 Отчет аудиторской фирмы исполнительному органу 

     Мы провели аудит расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко» за период с 1 января по 31 декабря 2010г. включительно.

     Ответственность за подготовку и представление данных бухгалтерского учета несет исполнительный орган ЗАО «Гелайн Ко». Наша   обязанность   заключалась   в   том,   чтобы   выразить   мнение   о достоверности данных по учету расчетов с подотчетными лицами и порядка ведения бухгалтерского учета согласно законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Мы провели аудит в соответствий с:

• Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 г. №307-Ф3;
• федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности утвержденными Постановлениями Правительства России от 23.09.2002 г. № 696 в редакции постановлений Правительства России от 04.07.2003 г. №405, от 07.10.2004 г. №532, от 16.04.2005 г. № 228 и от 25.08.2006 г. №523;
• внутрифирменными правилами (стандартами) аудиторской деятельности №1-16, утвержденными Генеральным директором ООО «Аудит +».

       Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что учет расчетов с подотчетными лицами не содержит существенных искажений.

     Аудит проводился на выборочной основе и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих числовые показатели и раскрытие информации об учете расчетов с подотчетными лицами, рассмотрение основных оценочных показателей, полученных руководством аудируемого лица. Мы полагаем, что проведенный аудит представляет достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности учета расчетов с подотчетными лицами и соответствует порядку ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

     Нами не обнаружены никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета, учета расчетов с подотчетными лицами и подготовки бухгалтерской отчетности, которые могли бы существенно повлиять на достоверность бухгалтерского учета в ЗАО «Гелайн Ко».

     По нашему мнению, бухгалтерский учет в ЗАО «Гелайн Ко» отражается достоверно во всех существенных отношениях, финансовое положение на 31 декабря 2010г. и результаты финансово-хозяйственной деятельности за период с 1 января по 31 декабря 2010г. включительно соответствуют требованиями законодательства Российской Федерации.

     Таким образом, своевременно проведенный аудит расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко» предотвратит разногласия с фискальными органами, приведет в порядок бухгалтерские записи, обеспечит достоверность финансовой отчетности.

     При организации бухгалтерского учета  в ЗАО «Гелайн Ко»,   организация руководствуется едиными методологическими основами и правилами, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету (ПБУ).

     Бухгалтерия ЗАО «Гелайн Ко» ведет учет хозяйственных средств и объектов учета организации, следит за точными  и своевременными выплатами налогов  и денежных средств, ведет точный документальный учет по работе организации для предоставления отчетности в проверяющие органы.

     Бухгалтерская служба ЗАО «Гелайн Ко» выступает в виде самостоятельного структурного подразделения. В бухгалтерии организации работает шесть работников. Возглавляет бухгалтерскую службу главный бухгалтер (рис.3).

Рис. 3. Структура бухгалтерского аппарата ЗАО «Гелайн Ко» 

     Главный бухгалтер, подчиняется генеральному директору  ЗАО «Гелайн Ко» и несет ответственность за формирование учетной политики, методологию и ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности в контролирующие организации.

     Главный бухгалтер ЗАО «Гелайн Ко» обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера организации по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

     Главный бухгалтер ЗАО «Гелайн Ко» подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчётные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. 

     Заключение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

     Тем не менее, практика показывает, что  из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается  при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля над использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Поэтому, учитывая актуальность данной проблемы, в работе был рассмотрен и определенным образом проанализирован материал по этой проблеме, даны оценки.

     Цель  данной выпускной квалификационной работы заключалась в теоретическом обосновании и разработке организационно – практических рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. В принципе с поставленными задачами автор справился.

     Объектом исследования являлась коммерческая организация ЗАО «Гелайн Ко», основным предметом деятельности которой является предоставление услуг ответственного хранения на собственных складских комплексах.

     В теоретической части работы были рассмотрены теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами: сущность, основы и учет расчетов с подотчетными лицами; цели, задачи и информационное обеспечение аудита расчетов с подотчетными лицами.

     Практическая  часть данной работы была посвящена организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гелайн Ко».

     При рассмотрении особенностей организации  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами  в ЗАО «Гелайн  Ко» установлено, выдача средств подотчетным лицам происходит только наличными денежными средствами и оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя организации.

     На  основании приказа о выдаче подотчетных  сумм устанавливаются работники имеющие право получать денежные средства для закупки основных средств, расходных материалов, срочных оплат услуг сроком до 90 календарных дней.

     Подотчетные лица (в течение 90 календарных дней) сдают в бухгалтерию организации авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы). Авансовые отчеты составляются подотчетным лицом и работником бухгалтерии.