Учет расчетов с подотчетными лицами

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

       С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными  лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными  лицами связаны со многими  другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен:

     - подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и  отражения на счетах бухгалтерского  учета;

     - проверить правильность организации  аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

     Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор,  принимает решение  о методе проверки: сплошной или выборочный.

     Условием  применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля.

     В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц по различным направлениям расходов и  относящиеся к разным отчетным периодам.

     При сплошной проверке авансовых отчетов  аудитор устанавливает:

     -  суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет;

     -  назначение и фактическое использование авансов;

     -  наличие приказов о направлении  работников в командировку;

     -  правильность оформления и своевременность  представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов;

     -  сроки возврата в кассу неиспользованных сумм:

     - правильность составления корреспонденции  счетов по операциям с подотчетными лицами.

     Аудит расчетов с подотчетными лицами, как  правило, проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами проводят по схеме, приведенной на рис. 1. 

       
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Схема  проверки достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами 

     При обнаружении несоответствия данных аудитор определяет отклонения и их причины.

     Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по налогу на доходы физических лиц.

     Проверяя  организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля над сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

     Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, относятся:

     1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм:

     1.1 выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы;

     1.2 выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

     1.3 выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  авансам;

     1.4 несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

     1.5 списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

     2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

     2.1 отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в  командировку;

     2.2 отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания в командировке;

     2.3 несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     2.4 отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

     2.5 отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

     3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов;

     3.1 нарушение порядка удержаний  подоходного налога с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм;

     3.2 некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

     4. Нарушения при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами:

     4.1 выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

     4.2 списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных через подотчетных  лиц у изготовителей в оптовой  торговле.

     5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

     5.1 несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной  смете;

     5.2 отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

     6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными лицами:

     6.1 некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

     6.2 неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

     6.3 несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

     И в заключении аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, обобщаются результаты проведенной проверки, для  чего используются рабочие и отчетные документы, составленные в ходе проведения проверки. При этом выявленные замечания, вопросы, которые с точки зрения аудитора, проверяющего операции по расчетам с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, подлежат дальнейшему анализу и обработке другими аудиторами, формируется в виде служебных записок.

     Обязательным  является составление служебных  записок по :

     -       вопросам, связанным с валютным регулированием и контролем, учетом обязательств в иностранной валюте;

     -       вопросам, связанным с правильностью удержания подоходного налога с работников организации;

     -       вопросам, связанные с формированием себестоимости продукции (работ, услуг) и объемов продажи продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета и налогообложения, влияющим в дальнейшем на результаты финансово-хозяйственной деятельности организации;

     -       вопросам, которые могут повлиять на сумму НДС, подлежащего уплате в бюджет.

     По  остальным вопросам служебные записки  составляются на усмотрение аудитора.

     Результаты  проведенной проверки обобщаются, для  чего используются рабочие и отчетные документы, составленные в ходе аудита. Данные рабочих документов аудитора, составленных при проведении аудита, представляются в виде отчетных документов. В отчетных документах составляются выводы и рекомендации по выявленным нарушениям и (или) замечаниям.

     По  каждому выявленному нарушению  и ( или) замечанию приводится ссылка на нормативный документ, согласно действующему законодательству.

     Таким образом, при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен изучить, дать оценку, высказать суждение в аудиторском заключении и сделать предложения по выявленным нарушения и отступлениям от установленных правил учета расчетов с подотчетными лицами.

2. Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами

 
     

1.   Краткая характеристика предприятия

 

     Компания  «ГЕМА» была создана в 1992 году как  автомобильная фирма, специализирующая на продаже легковых автомобилей. В  настоящее время «ГЕМА» - это крупнейший в России динамично развивающийся  многопрофильный автотранспортный холдинг, который по рейтингу журнала Forbes занимает 73 место в списке 200 крупнейших частных российских компаний. Сегодня «ГЕМА» - это группа компаний с персоналом более 5 000 человек, объединяющая в себе различные бизнес - направления.

     Закрытое  Акционерное общество «Гелайн Ко»  входит в крупнейший российский автотранспортный Холдинг ГЕМА и предоставляет услуги ответственного хранения на собственных складских комплексах с 1999 года.

     Учредителями  Общества являются два гражданина Российской Федерации. Уставный капитал Общества составляется из номинальной стоимости долей его Участников в общей сумме 15 010 тыс. руб. разделенных на доли, эта сумма была сформирована на момент государственной регистрации Общества и за последние годы остается неизменной. Уставный капитал распределился по 50% на каждого учредителя.

       Учредительными документами Общества  являются учредительный договор,  подписанный его учредителями, и  утвержденный ими устав, также  Общество осуществляет свою деятельность на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального Закона ЗАО, иного законодательства РФ, регламентирующего деятельность таких Обществ.

     Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать с указанием своего наименования и наименованием места регистрации, от своего имени заключает договоры, приобретает имущественные и неимущественные права.

     В соответствии с учредительными документами  организация предоставляет услуги ответственного хранения на собственных  складских комплексах. Складские комплексы ЗАО «Гелайн Ко»  - это современные одноэтажные помещения, построенные по передовым технологиям, площадью более 40 000 кв. м.

     ЗАО «Гелайн Ко»  имеет большой  опыт в предоставлении услуг по ответственному хранению и обработке товаров. Современная  автоматическая система управления складом, а также операционная система  с применением адресного хранения на складе и с поддержанием данных мобильных радио-терминалов (ТСД) все это позволяет оказывать услуги хранению и обработке товаров, в том числе и сложных, на высоком уровне.

     В настоящее время ЗАО «Гелайн  Ко» предлагает полный комплекс услуг  по ответственному хранению товаров на складах класса «А». Организация имеет большой опыт в предоставлении услуг по ответственному хранению и обработке товаров, высококвалифицированный персонал и необходимое оборудование для обслуживания любых, в том числе и очень сложных, товаров. 
 

     2.2 Изучение и оценка  системы бухгалтерского  учета и внутреннего  контроля 

     Получение информации о деятельности аудируемого  лица является важной частью планирования работы, помогает аудитору выявить  события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.