Учет расчетов с подотчетными лицами

Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов. Затраты  на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации  не относят к командировочным  расходам и они не предусмотрены  действующим законодательством  то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении ООО «Лунный свет» после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды.

В любом случае, расходы сотрудника ООО «Лунный свет» на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

Учитывая недоработку  экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника  ООО «Лунный свет» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Лунный свет» не вправе принять к вычету НДС.

Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным  расходам), является бланк строгой  отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным  денежным средствам нужно вести  вспомогательную ведомость, в которой  сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных  товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших  из командировки подотчетных лиц  необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку.

Для того чтобы меньше допускать  ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Лунный свет» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение автоматизированного  учета в процесс оформления первичных  документов может служить одним  из эффективных путей по совершенствованию  первичного учета в ООО «Лунный свет». Это позволит:

- снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

- сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Лунный свет».

Таким образом, правильно  организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Лунный свет», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

Выводы и предложения

 

Подотчетные лица – работники  предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных  расходов и на затраты по случаю командировок.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации  наличных денег под отчет устанавливает  руководитель. Выдача денег под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами.

Неизрасходованные подотчетные  суммы должны быть возвращены в кассу  одновременно с предоставлением  в бухгалтерию авансового отчета.

Обязательными условиями  выдачи денежных средств под отчет  является:

- наличие утвержденного  руководителем организации списка  подотчетных лиц; 

- расходование денег  строго по целевому назначению;

-  полный расчет по  ранее выданным суммам.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На приобретенные подотчетным  лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование  средств.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке.

Бухгалтерский учет в анализируемой  организации ООО «Лунный свет» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»; 

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте».

К итоговым документам ООО  «Лунный свет» относятся:

- авансовый отчет (с  приложением командировочного удостоверения,  служебного задания, чеков, проездных  документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым  ордерам) 

- и письменный отчет  о результатах командировки.

Для получения информации о наличии и движении средств  предприятия, выданных под отчет  или возвращенных в кассу ООО  «Лунный свет», предназначается ведение аналитического учета.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой сумме, которая  выдается в подотчет.

Если по разрешению руководителя  ООО «Лунный свет» подотчетному лицу возмещаются расходы сверх установленных норм по командировочным расходам, то разница относится на убытки  ООО «Лунный свет».

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический  и синтетический учет.

Рекомендуется для ООО  «Лунный свет» оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Можно рекомендовать, затраты  относить на командированного работника  ООО «Лунный свет» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа  ООО «Лунный свет» не вправе принять к вычету НДС.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным  денежным средствам нужно вести  вспомогательную ведомость, в которой  сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных  товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших  из командировки подотчетных лиц  необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку.

Внедрение автоматизированного  учета в процесс оформления первичных  документов может служить одним  из эффективных путей по совершенствованию  первичного учета в ООО «Лунный свет».

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Лунный свет», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Гражданский кодекс  Российской Федерации. Часть I от 30.11.1994 №51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1995) (ред. от 06.12.2011).

2. Гражданский кодекс  Российской Федерации. Часть II от 26.01.1996 №14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) (ред. от 01.01.2012).

3. Налоговый кодекс Российской  Федерации Часть I от 31.07.1998 №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (ред.  от 03.12.2011).

4. Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011).

5. Положение Центрального  банка РФ «О безналичных расчетах  в Российской Федерации» от 03.10.2002. № 2-п. (ред. от 12.12.2011)

6. Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (ред. от 08.11.2010).

7. Приказ Минфина РФ  «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 от 06.05.1999 №32н (ред. от 08.11.2010).

8. Приказ Минфина РФ  «Об утверждении положения по  бухгалтерскому учету «Расходы  организации» ПБУ 10/99 от 06.05.1999 г. №33н (ред. от 08.11.2010).

9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н).

10. Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник /— «ЮНИТИ-ДАНА», 2008. — 527с.

11. Бакаев А. С., Безруких П. С., Врублевский Н. Д. Бухгалтерский учет: Учебник /— 5-е изд., перераб. и доп. — М.: Бухгалтерский учет, 2009.— 736 с.

12. Богатая И.Н, Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет: Учебник/ — Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2007. – 858 с.

13. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 496 с.

14. Головизина А.Т., Архипова О.И. Теория бухгалтерского учета. Курс лекций. - М.: ТК Велби, 2008. – 241 с.

15. Елгина Е.Б. Первичные документы. М.: Статус-кво 97, 2007. – 275 с.

16. Захарьин В.Р. Справочник бухгалтера – кассира. - М.: Индивидуальный предприниматель Захарьин В.Р., 2006. - 224 с.

17. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: Инфра -М., 2009. - 584с.

18. Кутер М.И.. Теория бухгалтерского учета. Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 286 с.

19. Ларионов А.Д. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: Гроссбух: Проспект, 2010. – 329 с.

20. Ланина И.Б. Типичные ошибки при ведении кассовых операций/ / Бухгалтерский вестник, 2011. - №7. – С. 57-60.

21. Летнева Н.А., Малявкина Л.И., Федорова Т.В. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 359 с.

22. Соколов Ю. А. Кассовые операции. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Альфа-Пресс, 2010. – 116 с.

23. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2011. – 268 с.

24. Соловьев И.Н. Как подготовится к документальной проверке? - М.: Главбух, 2011. - №11. – С. 44-47.

25. Федотов А.В. Учет кассовых операций. - М.: ЗАО Издательский дом «Главбух», 2010. – 128 с.

26. Юцковская И.Д., Наличное денежное обращение в организации // Финансовые и бухгалтерские консультации. 2011. - № 2. – 13 с.

 

Приложение 1

ООО «Лунный свет»

ПРИКАЗ

от 14.03.2011г. №226

О направлении в командировку

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить снабженца  ООО «Лунный свет» в служебную командировку для заключения договора о поставке материалов с 16.03.2011 г. на шесть дней (не считая время нахождения в пути).

 

2. Выдать Калашниковой О.К. аванс  на командировочные расходы в  размере 2100 рублей.

 

Генеральный Директор предприятия__________/______________/

подпись Фамилия И.О.

м.п.

«С приказом ознакомлен»

/число, подпись/

 

 

 

 

Приложение 2

 

Пример сметы командировочных  расходов

ООО «Лунный свет»

 

СМЕТА КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ НА ОДНОГО ЧЕЛОВЕКА

 

Место командировки – г. Славгород

Срок командировки – 8дней

Вид транспорта – ж/д

 

1. Суточные – 8 дня х100 =800 руб.

2. Стоимость проезда в оба конца – 600 * 2=1200руб.
3. Проезд в оба конца на электричке– 190*2=380руб.

4. Оплата за пользование  постельными принадлежностями – 10*2=20 руб.

5. Стоимость проживания  – 6 дня х 143.34=860 руб.

ИТОГО 3960 руб.

 

Смету составил 16.03.2011г.

 

Главный бухгалтер_______________/_______________/

                                          подпись Фамилия И.О.