Учет расчетов с подотчетными лицами

Дебет счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются  оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам  прилагается оформленное командировочное  удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые  отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под  отчет, делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым  отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы  возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках  выдача аванса в валюте в учете  отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут  быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут  быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [16, с. 143].

Организация  с  целью  расширения  взаимовыгодного  сотрудничества  со своими   контрагентами   и   заключения   новых   хозяйственных    договоров осуществляет расходы, связанные с  приемом  и  обслуживанием  представителей собственной  и  других  организаций  (включая  иностранных),  участвующих  в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В настоящее  время  организациям  следует  руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ. Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.)  могут либо непосредственно в самой организации,  либо  с  выездом  на  предприятие общественного  питания,  либо  с  этой   целью   организуется   командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление первичных  документов. Как любая другая хозяйственная операция, проведение  представительских мероприятий в соответствии  со  ст.9  Закон  N  129-ФЗ)  должно  оформляться оправдательными   документами,   которые    служат    первичными    учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается  только  при  наличии  первичных  учетных  документов,  в которых  должны  быть  указаны  дата  и  место  проведения  деловой  встречи (приема), приглашенные лица, участники со  стороны организации,  конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное  оформление  представительских  расходов   состоит   из нескольких этапов:

1) оформление так называемых  подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3)  оформление  документов,  подтверждающих  фактическое   расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы. На первом этапе в организации составляется и протоколом  правления  утверждается смета представительских  расходов  на отчетный год. На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные  документы  (например,  распоряжения  руководителя   организации).

На втором  этапе  составляются  внутренние  оправдательные  документы, непосредственно  связанные  с  проведением  конкретного   представительского мероприятия.

На третьем этапе ответственным  лицом оформляются  и  представляются  в бухгалтерию организации документы, подтверждающие  фактическое  расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

-  отчет о расходах  на проведение деловой встречи;

-  авансовый  отчет   с   приложенными   документами,   подтверждающими произведенные расходы. Такими документами являются: счета предприятий общественного  питания, товарные  чеки,  чеки  ККМ,  документы  об  оплате  транспортных   расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Документы, регулирующие порядок  организации и  ведения  бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы". Но если понесенные организацией  затраты  по  своему  характеру  можно отнести к представительским, то к  ним  применимы  общие  правила  признания затрат  расходами  (п.2   Положения   по   бухгалтерскому   учету   "Расходы организации" ПБУ 10/99).

При    формировании    себестоимости    продукции    (работ,    услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7  ПБУ  10/99  учитываются  в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по  обычным  видам деятельности.   В   бухгалтерском   учете   представительские   расходы   не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и  Инструкцией  по его применению представительские расходы  отражаются  по  дебету  счетов  20 "Основное производство", 26  "Общехозяйственные расходы",  44  "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами  раздела  VI  "Расчеты",  например  60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" и т.д.

         Порядок  включения  затрат,  произведенных  организацией  на  прием  и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в  целях  установления  и  (или) поддержания взаимного  сотрудничества,   состав  представительских  расходов определен  п.2  ст.264  НК  РФ.  Положения  этого   пункта   применяются   к официальным лицам  организации,  представителям  организаций-контрагентов  и организаций - потенциальных партнеров, участникам,  прибывшим  на  заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским относятся  расходы организации:

1) на  проведение  официального  приема  (завтрака,  обеда  или   иного аналогичного мероприятия);

2)  транспортное  обеспечение   доставки  принимаемых   лиц   к   месту проведения представительского мероприятия  и  (или)  заседания  руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание  во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих  в  штате   организации,  по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским  расходы на  организацию  развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские   расходы   организации    принимаются    в    целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов  на  оплату труда   за   отчетный   (налоговый)   период.    "Сверхнормативные"    суммы представительских  расходов  согласно  п.42  ст.270  НК  РФ   не   уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация  определяет  доходы  и  расходы  методом начисления, ее представительские расходы  относятся  к  косвенным  расходам, которые в полной сумме  включаются  в  состав  расходов  текущего  отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ).  База  при исчислении  предельного размера представительских  расходов,  учитываемых  в  целях  налогообложения (сумма расходов на оплату труда),  считается нарастающим итогом  с начала налогового периода.

Покупка горюче-смазочных материалов подотчетными лицами может осуществляться на АЗС как за наличный, так и за безналичный расчет.

Оплата за наличный расчет, как правило, происходит из подотчетных  средств, выданных сотруднику, который  в свою очередь должен отчитаться за использование выделенных средств  и составить авансовый отчет. 
К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные расходы. При отчете работника за приобретенные ГСМ к авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки соответствующей АЗС.

Аналитический учет ведется  по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему  авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной  стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое  количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько  разделов как бухгалтерского, так  и налогового учета.

2. Краткая характеристика  организации

 

Объектом исследования является ООО «Лунный свет». Юридический и фактический адрес организации: г. Барнаул, ул. Свердлова, 78.

Туристическое агентство  «Лунный свет» основано в ноябре 2003 года.

Агентство с момента  основания успешно работает на рынке  Сибирского региона. Специализируется по направлениям:

- внутренний туризм (Бирюзовая  Катунь, Горный Алтай, Белокуриха, Санкт-Петербург, Черноморское побережье);

- международный туризм - пляжный отдых (Турция, Болгария, Хорватия, Египет, ОАЭ, Таиланд, Индонезия,  Малайзия, Китай, Индия, Вьетнам),

- также экскурсионные  туры по Европе.

В задачи менеджеров « Лунного  света» входит не только бронирование тура для клиента, но и обеспечение  его всей необходимой информацией  о стране, выбранной им для отдыха.

«Лунный свет» отличается надежностью, оперативностью, высоким  качеством работы с клиентами  и организациями, имеющими отношение  к туризму и авиаперевозкам. Многие клиенты и агентства уже оценили  высокий уровень профессионализма сотрудников компании, гибкий подход и внимание к каждому.

Динамично развивающееся  агентство «Лунный свет» не останавливается  на достигнутом. В 2005 году начала свою работу летняя туристическая база «Тавдинская  Усадьба у озера», расположенная  на туркомплексе «Бирюзовая Катунь». В 2006 году к ней присоединилась вторая летняя база «Тавдинская усадьба  у Катуни». В июле 2007 года запущена круглогодичная база «Усадьба Саржевских», с высоким уровнем обслуживания.

К услугам клиентов предложены номера повышенной комфортности, ресторан в двух уровнях с летней террасой и бильярдным залом, расширенный  спектр экскурсионных и дополнительных услуг.

Бухгалтерский учет в ООО  «Лунный свет» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Данное предприятие имеет  два расчетных счета. Первый расчетный  счет в Сбербанке России города Барнаул, второй расчетный счет в МДМ Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции.

В ООО «Лунный свет» создана постоянно действующая комиссия по охране собственности предприятия. Комиссия рассматривает вопросы, связанные с охраной и хранением собственности среди материально-ответственных лиц. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о материальной ответственности.

Рассмотрим основные показатели деятельности ООО «Лунный свет».

 

Таблица 2.1 – Финансовые результаты деятельности предприятия  ООО «Лунный свет»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2009 г. в % к 2011 г.
1.Выручка от реализации продукции,  тыс. руб.	5 783	7 541	6 458	111,67
2.Полная себестоимость реализованной  продукции, тыс. руб.	4 601	5 981	5 473	118,95
3.Прибыль от реализации продукции,  тыс. руб.	302	423	219	72,52
4.Рентабельность затрат, % ( п. 3/ п. 2 * 100%)	6,56	7,07	4,00	х
5.Рентабельность продаж, % ( п. 3/ п. 1 * 100%)	5,22	5,61	3,39	х

 

Анализируя финансовые результаты предприятия за период 2009 – 2011 гг., можно отметить, что по основной деятельности у предприятия всегда имеется положительный финансовый результат - прибыль.

По данным таблицы 2.1, в 2011 году по сравнению с 2009 годом наблюдается  рост выручки на 11,67%. Однако, при  этом возросла и себестоимость продукции  на 872 тыс. руб. (18,95%).

Прибыль от продаж в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилась  на 121 тыс. руб. (на 40,07%).

В 2011г. прибыль от продаж заметно уменьшилась на 204 тыс. руб. (48,23%) по сравнению с предыдущим периодом (2010г.) Это связано с тем, что темпы роста себестоимости продукции опережали темпы роста выручки.

Так, в 2011 г. по сравнению  с 2010г. выручка снизилась на 1083 тыс. руб. (14,36%), а себестоимость всего  на 508 тыс. руб. (8,49%). Т. о., если себестоимость  продукции по-прежнему будет расти, то предприятие будет получать всё  меньше прибыли.