Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Содержание

 

Введение 3

1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами 5

1.1 Экономическое содержание и задачи расчетов с подотчетными лицами 5

1.2 Порядок выдачи авансов подотчет. Размеры командировочных расходов 12

2. Краткая характеристика организации 22

3. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в организации 25

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами 25

3.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами 28

3.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами 34

Выводы и предложения 39

Список литературы 42

Приложения 44

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Подотчетные лица – работники  предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных  расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без  кассы, выдается чек из кассы банка.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации.

При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные  нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются  наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным  и хозяйственным расходам (при  этом пристальное внимание уделяется  представительским расходам, а также  затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Цель работы – изучить  порядок учета расчетов с подотчетными лицами на примере конкретного предприятия.

Для достижения указанной  цели были поставлены следующие задачи:

-  раскрыть экономическое содержание и задачи расчетов с подотчетными лицами;

- охарактеризовать порядок  выдачи авансов подотчет и  размеры командировочных расходов;

- рассмотреть первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами на примере конкретной  организации;

- проанализировать порядок  аналитического и синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами на примере конкретной  организации;

- разработать рекомендации  по совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами для  анализируемой организации.

Объект исследования –  ООО «Лунный свет».

Предмет исследования –  учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Лунный свет».

Периодом исследования для рассмотрения характеристики организации учёта расчётов с подотчётными лицами являются 2009 - 2011 гг.

Методологической основой  написания курсовой работы являются законодательные и нормативные  акты, первичные и сводные документы  исследуемого предприятия, учебники и  учебные пособия, статьи из журналов.

 

 

 

 

1. Теоретические основы  учета расчетов с подотчетными  лицами

1.1 Экономическое содержание  и задачи расчетов с подотчетными  лицами

 

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации.

Круг должностных лиц, имеющих  право получать денежные средства под  отчет, определяется и утверждается руководителем организации в  учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы [10, с. 63].

Денежные средства могут  выдаваться под отчет на командировочные  расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в  других организациях и физических лиц  товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.

Одни из них обязательны  к применению, другие носят рекомендательный характер. В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

- 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Этот уровень включает: Конституцию РФ, ГК РФ, ТК РФ, НК РФ, указы  президента, постановления правительства, ФЗ о бухгалтерском учёте.

- 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. Его основу составляют национальные стандарты по БУ и БО.

- 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога. (1-ый уровень).

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

В соответствии с п. 1 ст. 170 НК РФ суммы налога на добавленную  стоимость, предъявленные налогоплательщику  при приобретении товаров (работ, услуг) не включаются в расходы, принимаемые  к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (налога на доходы физических лиц), за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты по налогу на добавленную  стоимость производятся на основании  счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.

Пунктом 7 ст. 171 НК РФ установлено, что вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым  к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Таким образом, основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  услуги на пользование в поездах  постельными принадлежностями, при  приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно, является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой.

Однако если в расчетных  документах нет ссылки на предъявленные  налогоплательщику суммы налога на добавленную стоимость, вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при  исчислении налога на прибыль.

Расходы, произведенные  работником в командировке за пределами  Российской Федерации, не облагаются налогом  на добавленную стоимость и в  полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством  и (или) реализацией [14, с. 91].

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Расходы отражаются в налоговом  учете только тогда, когда они  соответствуют всем требованиям, установленным  ст. 252 НК РФ.

Расходы должны быть обоснованными, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством  Российской Федерации, и произведены  для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки относятся  к прочим расходам, связанным с  производством и (или) реализацией. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения  авансового отчета (п. 7 ст. 272 НК РФ).

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, включая возмещение иных документально подтвержденных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, связанных со служебной командировкой.

Таким образом, размер компенсационных  выплат и дополнительные выплаты  должны быть предусмотрены в коллективном договоре или ином локальном нормативном  акте, как это следует из ч. 2 ст. 168 ТК РФ.

В соответствии с положениями  п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению  налогом на доходы физических лиц  все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  Российской Федерации), связанных с  оплатой работодателем налогоплательщику  расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами.

Статьей 168 ТК РФ порядок  и размеры возмещения командировочных  расходов работника отнесены к исключительной компетенции работодателя.

Таким образом, постановления  Правительства РФ служат лишь ориентиром, определяя минимальную величину возмещения подобных расходов.

Как видим, при оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ, который  оговаривает перечень лиц, которые  могут быть направлены в командировку (1-ый уровень). 

Порядок выдачи средств  на хозяйственные нужды и правила  оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что  расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая  главным бухгалтером организации  и утверждаемая руководителем  организации. 

2. Утвержденные руководителем  формы первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными  лицами: 

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу  неизрасходованную подотчетную  сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое  время нахождения работника в  командировке;

· авансовый отчет с  приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.) [18, с. 102].

Утвержденный руководителем  План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.