Учет расчетов с подотчетными лицами

 Показатели рентабельности  характеризуют эффективность работы  предприятия в целом, они более  полно, чем прибыль характеризуют  окончательные результаты хозяйствования, потому что их величина показывает  соотношение эффекта с наличными  или потребленными ресурсами.

Увеличение рентабельности продаж в 2010 г. на 7,47% по сравнению с 2009 г. а рентабельности затрат на 7,77% свидетельствует о некотором  подъёме рыночной активности предприятия, снижении материальных затрат.

А снижение рентабельности продаж в 2011 г. на 39,57% по сравнению с 2010г., а рентабельности затрат на 43,42% свидетельствует о снижении эффективности  работы предприятия.

Показатель рентабельности продаж находится в прямой зависимости  от объема реализуемой продукции, себестоимости  этой продукции и полученной в  результате этого прибыли.

Все выше сказанное, позволяет  сделать вывод, что финансовое состояние  анализируемого предприятия остается пока довольно не устойчивым с постоянными  колебаниями.

 

3. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами  в организации

3.1 Первичный учет расчетов  с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Лунный свет», оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Лунный свет» подразделяются на три вида.

К первому виду относятся  документы, которые составляются в  отделе кадров и бухгалтерии ООО «Лунный свет», на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для  направления работника в командировку (форма №Т-9).

В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок и цель командировки. Служебное  задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании  приказа, выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10).

Сотрудникам ООО «Лунный свет», командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО—2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы  ООО «Лунный свет», выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем ООО «Лунный свет» и главным бухгалтером.

Регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма КО-3).

Если на документах, прилагаемых  к расходным кассовым ордерам, имеется  разрешительная надпись руководителя ООО «Лунный свет», то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной  операции и перечень прилагаемых  первичных документов (с указанием  номера и даты составления).

Ко второму виду относятся  документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при приобретении ТМЦ, услуг.

 К ним относятся:  проездные документы, товарные  чеки с указанием НДС, чеки  ККМ, накладная, счет, квитанция  к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный  должен сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки  в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчёт у организации розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек - это документ, подтверждающий факт оплаты товара.

Он обязан содержать  реквизиты:

- наименование предприятия-продавца;

- заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН);

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки; стоимость (цену) покупки;

- признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

- наименование и дату составления документа;

- наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- единицы измерения (натуральная и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура содержит следующие  реквизиты:

- порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- идентификационный номер продавца (ИНН);

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его почтовый адрес;

- идентификационный номер покупателя (ИНН);

- наименование товара (работ, услуг);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- страна происхождения товара.

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация.

Работник, вернувшийся из командировки, должен сделать отметку  в командировочном удостоверении  о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный  отчет руководству  ООО «Лунный свет» о результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные авансовые  отчеты утверждаются руководителем  ООО «Лунный свет», после чего принимаются к учету.

Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, к итоговым документам ООО «Лунный свет» относятся:

- авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам)

- и письменный отчет о результатах командировки.

Если утеряны некоторые  документы, которые подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции из гостиницы  и др.), то используют следующие варианты отражения в учете:

1. сотрудник отражает неиспользованные денежные средства по авансовому отчету и возвращает их в кассу ООО «Лунный свет»;
2. целесообразность произведенных расходов утверждается в авансовом отчете, и бухгалтер списывает их (для целей бухгалтерского учета) в расходы ООО «Лунный свет».

Но расходы, без первичных  документов, не принимаются для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п.3 ст.217 главы 23 НК РФ).

3.2 Аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»; 

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте».

Данный счет активно-пассивный, его сальдо отражает задолженность  подотчетных лиц или сумму  возмещенного перерасхода и вновь  выданные в подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» ООО «Лунный свет» представлена в таблице 3.1.

 

Таблица 3.1 - «Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это  остаток долга подотчетного лица на начало периода.	Сальдо начальное - это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода.
Оборот по дебету - выдача денежных средств  подотчетному лицу.	Оборот по кредиту - списание денежных средств с подотчетного лица.
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода.	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

 

Для получения информации о наличии и движении средств  предприятия, выданных под отчет  или возвращенных в кассу ООО «Лунный свет», предназначается ведение аналитического учета.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой сумме, которая  выдается в подотчет.

Бухгалтерские проводки по приобретению товарно-материальных ценностей  ООО «Лунный свет» представлена в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2 - Приобретение товарно-материальных ценностей

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Борискиной Н.Е. выданы из кассы в  подотчет денежные средства на покупку  канцелярии	71	50	3000
2	Списаны подотчетные суммы на приобретение канцелярии в т. ч. НДС.	10	71	2500
3	Борискина Н.Е. вернула неиспользованные подотчетные денежные средства (с предоставлением авансового отчета).	50	71	500

 

Корреспонденция по финансовым претензиям ООО «Лунный свет» представлена в таблице 3.3.

 

Таблица 3.3 - Корреспонденция по финансовым претензиям

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Кутузовой М.А. выданы в подотчет денежные средства на покупку вентилятора	71	50	19000
2	Списаны подотчетные денежные средства на приобретение вентилятора	10	71	17000
3	Кутузовой М.А. предъявлены финансовые претензии по поводу не возвращенного  остатка в кассу	94	70	2000
4	Удержан из заработной платы Кутузовой  М.А. не возвращенный остаток подотчетной  суммы.	70	73	2000

 

Бухгалтерские проводки по закупке ТМЦ за свой счет, при  возмещении затраченных средств  ООО «Лунный свет» представлены в таблице 3.4.

 

Таблица 3.4 - Закупка ТМЦ за свой счет, при возмещении затраченных средств ООО «Лунный свет»

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Оприходованы приобретенные запасные картриджи, приобретенные Кутузовой М.А., в т. ч. НДС	10	60	2700
2	Отражена сумма НДС по приобретенным  картриджам	19	60	486
3	Отражена задолженность предприятия  перед Кутузовой М.А. на основании  авансового отчета.	60	71	2700
4	Погашена задолженность перед  Кутузовой М.А. по приобретению запасных картирджей	71	50	2700