Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации  наличных денег под отчет устанавливает  руководитель. Выдача денег под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами.

Неизрасходованные подотчетные  суммы должны быть возвращены в кассу  одновременно с предоставлением  в бухгалтерию авансового отчета.

Авансовый отчет - это документ унифицированной формы, составляемый и предоставляемый в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход.

К авансовому отчету прилагаются  все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное  удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы  на оплату услуг, материалов и других платежей [19, с. 72].

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

В авансовом отчете в  строке «назначение аванса» указывается  один из вариантов (командировочные  расходы, оплата поставщику, на хозяйственные  операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и  др.) копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг)

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника  в командировку, наряду с командировочным  удостоверением, может оформляться  приказом.

Обязательными условиями  выдачи денежных средств под отчет  является:

- наличие утвержденного  руководителем организации списка  подотчетных лиц; 

- расходование денег  строго по целевому назначению;

-  полный расчет по  ранее выданным суммам.

Выдача денежных средств  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на основании заявления работника, подписанного руководителем.

В заявлении работник указывает  необходимую сумму аванса, а также  цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

Наличные деньги под  отчет выдаются конкретному работнику  только при условии, что он полностью  отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются  руководителем организации. Эти  сроки могут быть установлены  единым приказом по организации.

При этом в приказе может  быть установлен как единый срок для  всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных  лиц.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели [14, с. 93].

1.2 Порядок выдачи авансов  подотчет. Размеры командировочных  расходов

 

Порядок выдачи подотчетных сумм и  определения сроков, на которые они  выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Во время командировки (в том  числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется  средний заработок за все рабочие  дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Подотчетные суммы на хозяйственные  расходы выдаются в размере 2-дневной  потребности не более чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия  – в размере 10-дневной потребности  до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения [18, с. 92].

В случае если командировочный  работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются  суточные за все время, пока он не мог  продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В  срок командировки не включаются дни  временной нетрудоспособности.

Работнику возмещаются  услуги по предварительной покупке  билетов, пользование постелью, страховой  сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом  общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда  транспортного средства к месту  работы. При отправлении в место  до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается  время приезда до станции. Режим  работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни  не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации  в выходной день, то ему в установленном  порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается  использовать подотчетным лицам  только на те цели, на которые они  выданы. В течение 30 дней после возвращения  из командировки подотчетные лица обязаны  представить авансовый отчет  об израсходованных суммах.

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в  пределах Российской Федерации в  бухгалтерии предприятия оформляется  командировочное удостоверение, которое  должно содержать следующие необходимые  реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение  должно быть подписано руководителем  предприятия.

Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при  командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения.

Предприятия, как правило, ведут  специальные журналы - «Журнал учета  работников, прибывших из командировки»  и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения.

Работники ответственные за ведение  этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Фактическое время нахождения в  командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном  удостоверении (форма №Т-10), которое  выписывается отделом кадров на основании  приказа руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки.

Также должны проставляться отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы.

После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

Командированному работнику возмещаются  следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

- расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

- суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

- различные страховые и комиссионные сборы;

- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

- расходы на провоз багажа [22, с. 107].

На приобретенные подотчетным  лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование средств.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ, их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ.

Для целей налогообложения прибыли  размер суточных составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке.

Нормы расходов организаций на выплату  суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

Поэтому в учетной политике для  целей бухгалтерского учета может  быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных  денежных средств налогоплательщику.

Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время  предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму  аванса.

При этом работнику выдают квитанцию  к приходному кассовому ордеру (форма  №КО-1). Копию этой квитанции следует  приложить к авансовому отчету для  подтверждения полного расчета  по полученной подотчетной сумме.

В бухгалтерском учете  операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения: