Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Бухгалтерские проводки по заключению работником договора о предоставлении фабрике возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных  товаров ООО «Лунный свет» представлены в таблице 3.5.

 

Таблица 3.5 - Заключение работником договора о предоставлении возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Отражена оплата бензина водителем  Кузиным И.А. ТМЦ за ООО «Лунный свет» (момент предоставления ссуды)	76	73	1963,50
2	Оприходован бензин	10	71	1650,00
3	Отражена сумма НДС по приобретенному бензину	19	71	313,50
4	Кузину И.А. из кассы возмещены  расходы по приобретению бензина	73	50	1963,50

 

Бухгалтерские записи по осуществлению  представительских расходов ООО  «Лунный свет» представлены в таблице 3.6.

 

Таблица 3.6 - Бухгалтерские записи по осуществлению представительских расходов

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выданы денежные средства в подотчет на представительские расходы заместителю  генерального директора Машкову  Д.А.	71	50	9300
2	Списаны представительские расходы  по предъявленным документам.	26	71	9300
3	Отражены представительские расходы.	26	71	9300

 

Корреспонденция счетов по командировочным расходам ООО «Лунный свет» представлена в таблице 3.7.

 

Таблица 3.7 - Корреспонденция счетов по командировочным расходам

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выдан денежный аванс из кассы водителю Васильеву А.И. на командировку в  Славгород	71	50	11300
2	Списаны командировочные расходы  Васильеву И.А. расходов	26	71	9800

 

Заграничные командировки в ООО «Авангорд».

Когда в ООО «Лунный свет» в лице кассира выдает сотруднику наличную валюту из кассы в подотчет, то в соответствующем счете открываются отдельные субсчета, для каждой из используемых валют.

В кассовой книге отводится  место для учета движения валюты. Ее ведут непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции.

Поскольку синтетический  учет ведется только в рублях, то и остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке, при  изменении валютного курса.

Такую операцию производят на день совершения операции, и на последний  день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные  доходы (расходы) или на счет доходов  будущих периодов записью, например, при возрастании курса иностранной  валюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,

или дается следующая бухгалтерская  проводка:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

По результатам расчётов может возникнуть ситуация, при которой  сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток аванса.

При получении остатка  от подотчётного лица, бухгалтер ООО «Лунный свет» обязан зачислить его на текущий счёт в трёхдневный срок, что в учёте отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71 - внесен в кассу неиспользованный остаток зам. генерального директора швейной ООО «Лунный свет». Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте».

При этом валюта пересчитывается  по курсу Центрального банка РФ в  рубли на дату совершения операции, а свое отражение курсовая разница  находит на счёте 91 «Прочие доходы и расходы».

Если по разрешению руководителя ООО «Лунный свет» подотчетному лицу возмещаются расходы сверх установленных норм по командировочным расходам, то разница относится на убытки ООО «Лунный свет».

Дается запись:

Дебет 91 Кредит 71- отнесены на убытки расходы сверх норм по служебным командировкам.

Одновременно полученную разницу относят на доходы данного  подотчетного лица. С этой суммы  удерживается налог на доходы физических лиц.

Если подотчетное лицо не погашает своевременно задолженность  по подотчетным суммам, то данные суммы  удерживаются из заработной платы.

Дебет 70 Кредит 71 - удержаны из заработной платы Петровой А.И., своевременно не вернувшей денежные средства.

Дебет 70 Кредит 94 - из заработной платы водителя ООО «Лунный свет» Ильина А.А. удержана сумма неизрасходованного аванса.

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты непроизводственного характера, учитываются в составе прочих расходов;

Дебет 94 Кредит 71 - отражен факт отсутствия авансового отчета.

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический  и синтетический учет. Каждой выданной под отчет сумме отводится  одна строка.

Итоги из журнала-ордера №7 каждый месяц переносят в Главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые - всей суммой.

Данные из главной книги переносятся в баланс.

Дебиторская задолженность  в балансе (по расчетам с подотчетными лицами) учитывается по строке 246, а  кредиторскую - по строке 628.

Чаще всего через подотчетных  лиц приобретается оборудование.

Это связано с тем, что  есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования.

3.3 Совершенствование учета  расчетов с подотчетными лицами

 

В ООО «Лунный свет» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.

Это может привести к  тому, что при проверке, налоговая  служба посчитает, что срок выдачи подотчетных  денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным  денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня.

Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок.

Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы  избежать этого, в ООО «Лунный свет» необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

Также в приказе должны быть установлены:

- сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним.

Также необходимо создать  письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение  в ООО «Лунный свет» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Однако, рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим  предприятие налоговым инспектором  по поводу обоснованности компенсационных  выплат работнику.

По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которым прилагаются  чеки ККМ и товарные чеки, где  просто указано «картридж» или «канцелярские товары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке.

В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую  цену приобрело подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц.

Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно  и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно часто, по неопытности  подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда  на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

В соответствии с Указанием  ЦБ РФ от 20.07.2011 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю.

Единственным выходом  из данной ситуации является замена подтверждающего  документа продавцом-предприятием.

В ООО «Лунный свет» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей.

Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет  специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. ООО «Лунный свет» необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять  с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму  можно будет хранить в кассе  предприятия и постепенно тратить  на приобретение нужных товаров, выдавая  денежные средства в подотчет.

Самое главное - не превышать  лимит наличности по кассе. Для данного  предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать  руководителя ООО «Лунный свет» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания.

В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных  средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.

ООО «Лунный свет» ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта.

А данные карты не соответствуют  понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском  учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную  учетную документацию, в том числе  авансовый отчет и бухгалтерскую  справку.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные  расходы.

Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные  затраты, является открытым, следовательно, карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.