Учет расчетов с подотчетными лицами

В случаях  возбуждения уголовных дел о  хищениях и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск  о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых судом согласно приговору или решению суда.

Размер  ущерба, причиненного организации, определяется по фактическим потерям на основании  данных бухгалтерского учета исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом  износа по установленным нормам.

Поскольку денежные средства у подотчетных  лиц обычно занимают небольшой удельный вес в общей сумме денежных средств в обороте (за исключением  операций розничной торговли), в  процессе проведения инвентаризации обычно не проводятся проверки на существенность остатка наличности у подотчетных  лиц на конец отчетного года. Однако следует напомнить, что членам инвентаризационной комиссии необходимо при осуществлении  инвентаризации любого вида имущества  и обязательств руководствоваться  в первую очередь требованием  существенности, которое является одним  из наиболее важных общих требований к бухгалтерской отчетности и  принципам ее формирования.

Исходя  из методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организаций каждый существенный показатель, способный повлиять на экономические решения пользователей бухгалтерской отчетности, должен представляться в ней отдельно. Несущественные суммы аналогичного характера или назначения могут объединяться и не представляться отдельно. Такое объединение может проводиться в Бухгалтерском балансе, Отчете о прибылях и убытках или в пояснениях к ним. Согласно этому же пункту существенной признается сумма, удельный вес которой в общем итоге соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%. Вместе с тем допускается принятие организацией в приказе по учетной политике решения о применении другого критерия существенности, отличного от вышеназванного.

Следовательно, критерий существенности является теперь одним из важнейших элементов  учетной политики организации, который  необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

По решению  организации она может представлять информацию об отдельных существенных показателях в виде самостоятельных  форм отчетности или включать эти  показатели в пояснительную записку.

Аудиторская практика показывает, что при проведении инвентаризации подотчетных сумм в  некоторых случаях требуется  фактическая проверка средств, находящихся  у подотчетных лиц, например, в  случае если наличные деньги на руках  и не поступившие на депозит средства занимают большой удельный вес в  остатке кассовой наличности и если процедуры документального контроля неэффективны.:

Проверка  соответствия оборотов по счету 71, отраженных в балансе,

Главной книге, журнале-ордере N 7 (поквартально). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 3.4 Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности. 

В бухгалтерском учете отчетность является его завершающим этапом, на котором происходят обобщение накопленной учетной информации и представление ее в виде, удобном для заинтересованных лиц. Предприятие любой организационно-правовой формы обязано составлять бухгалтерскую отчетность на основе данных синтетического и аналитического учета. Бухгалтерская отчетность служит одним из важнейших источников информации об условиях и результатах деятельности организации, доступных различным группам пользователей. Однако в полной мере выполнять эту функцию она может лишь в том случае, если отвечает основным качественным характеристикам достоверности, полноте, существенности, нейтральности и т.п

В России бухгалтерская  отчетность понимается практиками как  набор предписанных вышестоящими органами форм, а их представление всегда сопровождалось пояснительной запиской, в которой делались некоторые  комментарии в отношении имущественного и финансового положения организации. Отчетность используется для текущего руководства деятельностью организаций, ее данные необходимы для анализа  производственно-финансовой деятельности. С ее помощью выявляют причины  отклонений от заданных параметров, вскрывают  неиспользованные резервы производства. Органы статистики широко используют годовые отчеты многих предприятий  для различных разработок, которые  позволяют определить направление  и уровень развития производства. Содержание, периодичность, сроки представления  отчетности устанавливаются соответствующими нормативными актами исходя из потребностей налогообложения, управления и оперативного руководства экономикой.

В результате проведения в России реформ, связанных со становлением рыночных отношений, постепенно устанавливаются  новые правила формирования бухгалтерской отчетности отечественных организаций, приводящее ее в соответствие международным стандартам финансовой отчетности . От степени их соблюдения зависит достоверность оценки достижений организации и ее возможностей, степень риска решений, принимаемых на основе отчетных данных. В связи с отмеченными обстоятельствами повышаются требования к профессионализму бухгалтеров в вопросах составления бухгалтерской отчетности.

В бухгалтерской  отчетности информация о состоянии  дебиторской и кредиторской задолженности  раскрывается достаточно подробно. Например, в бухгалтерском балансе (форма  № 1) представлена дебиторская задолженность, которая детализируется и отражается по статьям: покупатели и заказчики, авансы выданные, векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых  обществ и др. Кроме того, в  этой же форме отчетности показываются долги дебиторов, возврат которых  ожидается в пределах 12 месяцев  и свыше этого срока.

Так же подробно показывается в бухгалтерском балансе  и кредиторская задолженность по статьям: поставщики и подрядчики, задолженность  перед персоналом организации, задолженность  перед бюджетом, авансы полученные и др.

Кроме того, эти  показатели подробно раскрываются в  приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). В этом отчете конкретизируются показатели баланса, и задолженности  показываются с подразделением на краткосрочные, долгосрочные и по отдельным составляющим. В этой же форме приводятся данные о движении векселей выданных и полученных, в том числе сведения о просроченных векселях и имуществе, находящемся  в залоге.

В расшифровке  к отчету о прибылях и убытках  показывается списание дебиторских  и кредиторских задолженностей, по которым истек срок исковой давности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.5 Пути совершенствования  учета расчетов  с подотчетными  лицами 

При расчетах с  подотчетными лицами очень часто  возникают множество различных  противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров  постоянно возникают вопросы  об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия  должен ежедневно информировать  его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться  затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника  возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием  телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной  записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику. Но  поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производиться из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется  все же оформить командировочное  удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. [6.стр 47]При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями  для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при  покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник  организации, производящий закупки  за наличный расчет, должен быть проинформирован  о требованиях, предъявляемых налоговым  законодательством, и при невозможности  получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации  именно у  этого продавца.

Нередко встречается  следующая ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена и сотрудник  получил от авиакомпании за сданный  билет сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета.

Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится  к командировочным расходам (так  как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация  должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

       Более  широкое  внедрение   компьютерного учета  в процесс  оформления первичных документов  может  являться  одним  из  наиболее эффективных путей   совершенствования  первичного  учета.  С  этой  целью   необходимо автоматизировать   учет расчетов с подотчетными  лицами,  что  позволит механизировать  обработку информации  о командированных  работниках,  понизить  вероятность   ошибок  при перенесении информации  из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить   количество  первичной  учетной   документации , что, в  свою  очередь,  будет способствовать  повышению точности и оперативности   учета  расчетов с подотчетными  лицами на предприятии.

Этому также  способствует    упорядочение первичной   документации,     широкое   внедрение      типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно  - вычислительных работ.

В  организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в разных организациях имеют  особую актуальность. Эти расчеты  позволяют увеличить оборачиваемость  сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного  хранения продукции (запасы сырья и  материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное  производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, даже крупная организация (особенно, когда товар заканчивается у поставщика), реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги