Учет расчетов с подотчетными лицами

Если работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), то ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя - на сумму от 4000 до 5000 рублей. Если же сумму, превышающую 100 000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров 100 000 руб., а по договору поставки - 1 руб.), никакого нарушения не будет. Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб. 
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации. 
Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.  
Срок на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока. 
Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника: 
Дебет 20 (26, 10, 08) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет. 
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, можно сделать проводку: 
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Документация учета расчетов с подотчетными лицами.  

Основным документом по бухгалтерскому учету является ФЗ «О бухгалтерском учете»,который  определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской  деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных  вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность. 

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы .С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими  разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с  документами по другим разделам учета.

Для организации  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами бухгалтер должен иметь следующие документы:

1.Авансовые  отчеты подотчетных лиц и прилагающиеся  к ним документы

2.Приказы руководителя  о выдаче подотчетных сумм  или другие документы, на основании  которых выдаются эти суммы

3.Журнал регистрации  доверенностей. 
 
 

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

     В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

     Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

     В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

     В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. [4.стр35]

     Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.1 Первичный учет  расчетов с подотчетными  лицами.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами подразделяются на три вида.

     1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило,  в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки  на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения,  отдела, цеха.

     К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку (форма №Т–9). В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа  руководителя определяется служебное  задание и отчет о его выполнении (форма №Т–10а) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т–10).

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ,  товарные чеки и оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена  и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или  накладную).

    Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек  должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

    Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

    Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

    В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

    Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации (Приложение 7).

    3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет  руководству организации о результатах  выполнения служебного задания  (форма №Т–10а), в бухгалтерию  – авансовый отчет об истраченных  суммах полученных денежных средств.

    Существует  унифицированная форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

    На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

    После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчёты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

    К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного  
 
 
 

задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов,   счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).