Учет расчетов с подотчетными лицами

  В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения  в учете:

  1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

  2) утверждение целесообразности произведенных  расходов в авансовом отчете  и списание их для целей  бухгалтерского учета в расходы  организации. Однако для уменьшения  налогооблагаемой базы по налогу  на прибыль расходы без первичных  документов не принимаются.  

3.2 Синтетический и  аналитический учет  с подотчетными  лицами.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 

Таблица 1.Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [3.стр15]

Синтетический и аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на  выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды) 

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена  курсовая разница при возвращении  подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным  лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на суммы,  возвращенные в кассу подотчетным  лицом, неиспользованные во время  командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы,  удержанные из зарплаты подотчетного  лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача  будет удерживаться в течение  нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка  носит непроизводственный характер  и финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу  по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник  не отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена  лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Основанием для  заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в  нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель  предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель  решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода  ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный  срок, подлежат отражению по кредиту  счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Данные с журнала  №7 берутся для составления главной  книги. На основании Главной книги  составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

Согласно порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Следовательно, список сотрудников, имеющих право  получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Сотрудников организации, получающих наличные деньги с последующей сдачей отчета об их использовании, принято называть подотчетными лицами.

3. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами проводится в целях выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет  требованиям. В приказе об учетной политике организации должен быть указан срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы. Отдельным организационно-распорядительным документом организации утверждается список лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы. [8.стр30]При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими  дебиторами и кредиторами. Это объясняется  тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах. На конец отчетного периода у  подотчетных лиц не должны скапливаться неиспользованные суммы. Данные суммы  могут расцениваться как беспроцентные  ссуды, которые должны быть оформлены  договорами займа с работниками, где оговаривается срок и порядок  возврата денежных сумм.

Если  остатки неиспользованных подотчетных  сумм не будут своевременно возвращены, то в учете подобные хозяйственные  ситуации отразятся проводками:

Дебет 84 Кредит 71 - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки;

Дебет 73 Кредит 84 - суммы, подлежащие взысканию, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника;

Дебет 70 Кредит 84 - суммы, подлежащие взысканию, когда они могут быть удержаны из заработной платы;

Дебет 50 Кредит 73 - суммы погашенной наличными  дебиторской задолженности подотчетным  лицом.

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате зарплаты общий размер всех удержаний не должен превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством - 50% зарплаты, причитающейся к выплате работнику. Так, при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником при всех условиях должно быть сохранено 50% заработка. Однако вышеуказанные гарантии сохранения заработной платы не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и иных выплат. По распоряжению администрации возмещение ущерба работником производится в размере, не превышающем средний месячный заработок, путем удержания из заработной платы. Судебный порядок взыскания ущерба применяется только в том случае, если работник отказался добровольно удовлетворить требования администрации.