Учет поступления материалов, синтетический и аналитический учет материальных ресурсов и пути его совершенствования (на примере ООО «Мета

   Таблица 3.1 – Хозяйственные операции по учету поступления материалов 
 

3.2 ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ И ЕГО СВЯЗЬ С СИСТЕМОЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 
 

    Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами в организации созданы специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, и других материалов. Кроме центрального склада в г.Заславль в различных региональных представительствах также существуют склады готовой продукции. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер (1-Главный склад, 2-Склад готовой продукции, 3-Склад свободной продукции, 4-Склад Москва, 5-Склад водосточки и изделий), который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

    На  складах материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам, в ящиках, на стеллажах, полках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия.

    Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

    От  занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

    На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, количество, инициалы лица, ответственного за заказ и номер склада.

    Учет  движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (Приложение Г). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку.

    Карточки  открывают в бухгалтерии и  записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

    Запись  в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, накладных и т. п.) и день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

    Однако  такие карточки используют только кладовщики региональных представительств, так как у них в подотчете находится только готовая продукция. На центральном складе в г.Заславль учет материалов ведется автоматизированно. Вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые материальные ведомости движения и остатков материалов на складах (Приложение Д). В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Эти ведомости используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

    Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.                                              

    В региональных представительствах материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию в офис в г.Минске. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца.

    При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

    Все первичные документы по движению материалов со складов в г.Заславль и региональных складов организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

    Для учета в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материала карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений. 
 

3.3 ОРГАНИЗАЦИЯ СИНТЕТИЧЕСКОГО И АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ 
 

    Обобщенные  данные о наличии и движении запасов систематизируются в бухгалтерии организации на счетах синтетического учета. К таким счетам относится прежде всего счет 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

    Для учета налога на добавленную стоимость, приходящегося на производственные запасы, применяется счет 18/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».

    Не  принадлежащие организации ценности учитываются на забалансовых счетах: материалы на ответственном хранении - на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»; сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), но не оплачиваемые,- на счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

    На  синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической  себестоимости или по учетным  ценам. В первом случае в дебет  перечисленных счетов относят все  расходы по их приобретению.

    Синтетический учет товаров ведется на счете 41 "Товары" по субсчетам в соответствии с Рабочим планом счетов.

    Товары, приобретенные для перепродажи, находящиеся на складе учитываются  по дебету счёта 41"Товары" по фактической  себестоимости их приобретения.

    Переданные  со склада товары в торговлю учитываются по дебету счёта 41 "Товары" по продажной стоимости. Разница между продажной и покупной стоимостью – торговая наценка учитывается на счете 42 "Торговая наценка".

    Аналитический учет товаров ведется в количественно - стоимостном выражении, т.е. по наименованиям товаров, по количеству и фактической себестоимости. 
 

3.4 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА СОСТОЯНИЕМ И НАЛИЧИЕМ МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ 
 

    На  любом предприятии должен быть обеспечен  постоянный контроль за сохранностью имеющихся материальных ценностей. Важным приемом такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятия, так и правильность ведения бухгалтерского учета. При инвентаризации проверяют наличие материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных фактических данных с данными бухгалтерского учета.

    Инвентаризация  может быть частичная, когда проверяют  наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полная, когда проверкой охватываются все ценности в организации в целом.

    Инвентаризация материалов должна осуществляться не менее одного раза в год перед составлением бухгалтерской отчетности.

    Проведение  инвентаризации обязательно также в следующих случаях:

    - при смене материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи  дел);

    - при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

    - в случаях пожара, стихийных бедствий  или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

    - в других случаях, предусмотренных  законодательством Республики Беларусь.

    Основная  цель инвентаризации – выявление  фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и  стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются:

• сохранность товарно-материальных ценностей;
• правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента;
• порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

    Организует  и руководит проведением инвентаризации руководитель (директор) предприятия или его заместитель, или главный бухгалтер.

    Инвентаризация  материалов осуществляется инвентаризационными  комиссиями при обязательном участии  материально ответственных лиц. Комиссия должна состоять из компетентных лиц и назначаться приказом руководителя предприятия.

    К началу инвентаризации в карточках  складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки  на день инвентаризации; первичные  документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

    При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида (сорта) материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи (Приложение Е). Запись производится по каждому отдельному наименованию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, группы, партии, сорта, в единицах счета, меры.

    При осуществлении инвентаризации учитываются  специфические особенности отдельных  видов материалов. В частности, тара записывается в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание (Приложение Ж) с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

    Описи подписываются всеми членами  комиссии и материально ответственными лицами, которые подтверждают, что  все материалы проверены в  их присутствии и претензий к  комиссии они не имеют.