Учет и контроль товаров в розничной торговле на примере ОАО "Новости"

Для проведения инвентаризации создается постоянно  действующая инвентаризационная (ревизионная) комиссия, которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению  сохранности ценностей, при необходимости  проводит контрольные посылы товаров.

Она проверяет  документальное оформление фактов (когда  поступившее имущество не соответствует  условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины  списания имущества.

Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения в межинвентаризационный период.

Кроме того, она  проверяет правильность выведения  результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице  ценностей в складах. При необходимости (например, при установлении серьезных  нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке  урегулирования выявленных недостач и  потерь от порчи ТМЦ.

При наличии  в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие  инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).

Руководитель  организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих  и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ регистрируется в Журнале  учета контроля за выполнением приказов ( распоряжений) о проведении инвентаризации ( ф. № ИНВ-23 ).

В ходе инвентаризации не только пересчитывается количество и общая стоимость ТМЦ и  денежных средств, но и проверяется  правильность их оценки.

Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией  для проведения инвентаризации. Участие  таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения  пересортицы продукции, а также  хищений и злоупотреблений.

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи  заведомо неправильные данные о фактических  остатках ценностей с целью скрытия  недостач и растрат или излишков товаров привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

О том, как проводить  инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств. Результаты инвентаризации будут признаны действительными  только в том случае, если соблюдается  процедура ее проведения.

Инвентаризация  имущества осуществляется по его  местонахождению и материально  ответственному лицу. Если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации признаются недействительными. Обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества  материально ответственных лиц.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности  инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя  и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этап первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

– подготовку приказа  о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение  сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

– получение  расписок от материально ответственных  лиц и т.д.

Второй этап – подсчет, выявление и проверка фактического наличия товаров и  денежных средств, а также составление  инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной  и оптово-розничной торговли, а  также склады (базы) разрешается  закрывать для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более  трех дней.

Перед началом  инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям  комиссий – контрольный пломбир. В приказе указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания  инвентаризации, разграничивает обязанности  между членами рабочих комиссий.

До начала инвентаризации производятся соответствующие записи в карточках аналитического учета ( на базе программы «1С Предприятие» ) и выводятся остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (установленная дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества  к началу инвентаризации по учетным  данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску  материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие  после начала инвентаризации, –  приходуются после даты инвентаризации.

Материально ответственные  лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все  расходные и приходные документы  на имущество сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в расход.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся  на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ  и (или) денежных средств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей, от виновных лиц берутся письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверяется подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

При внезапных  инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях  – заблаговременно. Они группируются, рассортировываются и раскладываются по наименованиям в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

На втором этапе  члены инвентаризационной комиссии пересчитывают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются  абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества  проверяется при обязательном участии  материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи оформляются в двух экземплярах.

Инвентаризационные  описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи  данные о фактическом имуществе  и финансовых обязательствах, а затем  правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. В инвентаризационных описях не должно быть помарок и  подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, магазина, киоска) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи  в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления оговариваются  и подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. Незаполненные  строчки прочеркиваются. Наименования товаров указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных  единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с  указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей  проводится в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они пронумеровываются  и скрепляются таким образом, чтобы исключить возможность  замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи прописью указывается:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Такая запись позволяет  исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней  странице описи делается отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Если инвентаризация имущества  происходит в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение  фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические  остатки имущества с данными  бухгалтерского учета. До составления  сличительных ведомостей и определения  результатов инвентаризации бухгалтерия  тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

Сличительная  ведомость составляется бухгалтером  в двух экземплярах, один из которых  хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы  излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском  учете.

При составлении  сличительных ведомостей учитывается  пересортица ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе  другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.