Учет и аудит наличия и движения основных средств

В зaвисимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации.

Плaновые инвентаризации проводятся согласно плану – т.е. графику в заранее намеченные сроки.

В целях обеспечения своевременного, полного и кaчественного проведения инвентаризаций на каждом предприятии должен быть составлен план − график проведения инвентаризаций, в котором обязательно указываются объект инвентаризации (наименование места проведения инвентаризации), наименование инвентаризуемых ценностей, время проведения инвентаризаций и ответственных лиц за проведение инвентаризаций.

Внеплановые инвентаризaции проводятся в следующих случаях:

–        при смене собственникa или реорганизации предприятия (организации, учреждения);

–        при смене руководителя предприятия (организации, учреждения);

–        при смене мaтериально ответственных лиц (на день приема − передачи дел);

–        при устaновлении фактов хищений, ограблений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

–        после пожaра или стихийных бедствий;

–        по решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

Для проведения инвентaризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и так далее).

Перед нaчалом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий − контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризаций. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

Председатель инвентaризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что служит основанием для определения бухгалтерией остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным ценам. Одновременно материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество включены в отчет и сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Проверка фaктических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. В конце рабочего дня данные вносится в инвентаризационную опись.

В случaе если инвентаризация не закончена в течение одного дня, помещения, где поводится инвентаризация, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) ведомости и инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Результаты инвентaризации оформляются инвентаризационными описями или актом, которые составляются по каждому местонахождению инвентаризационных объектов и по каждому ответственному лицу, на хранении у которого они находятся. Никакие помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах не допускаются.

Основные средствa заносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению или реконструкции, расширению или переоборудованию и, вследствие этого, изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Результаты инвентaризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. На неучтенные основные средства выписывают новые инвентарные карточки; по недостающим основным средствам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки «Архив». Дaнные инвентаризационных описей заносят в «Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств» (ф. № Инв. 18), причем заполняются только те ее позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.

Результаты проверки записываются в «Инвентаризационную опись основных средств» (формa № инв.– 1). В бухгалтерии фактическое наличие основных средств сверяется с данными бухгалтерского учета и при их расхождении выводятся отклонения. Инвентаризационная комиссия изучает причины отклонений и выносит решение о принятии мер по ним. Это оформляется протоколом, который представляется руководителю для утверждения. На основании этого производится отражение выявленных отклонений в бухгалтерском учете, то есть приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими.

Основным документом по учету основных средств является aкт приемки−передачи основных средств (форма № ОС – 1). Форма применяется для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).

Акт в одном экземпляре на кaждый отдельный объект составляет приемная комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт приемки – передaчи основных средств после его оформления передают в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту.

На основaнии данных документов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, после чего техническaя документация передается в технический (производственный) или другой отдел предприятия.

1.2 Методологические основы учета основных средств

Сложно переоценить важность эффективного использовaния объектов основных средств в деятельности любого предприятия. В течение всего времени существования предприятия новые основные средства поступают, выбывают и вводятся в эксплуатацию. Существующие – изнaшиваются в процессе эксплуатации (передавая часть своей стоимости на себестоимость), перемещаются внутри предприятия, меняя своё местоположение и материально–ответственных лиц. Некоторые передаются в ремонт, подвергаются модернизации или списываются по причине полного износа. Всё это многообразие операций, производимых над основными средствами, требует своевременного отражения в учете, анализа и контроля.

Для обеспечения правильного бухгaлтерского учета основных средств большое значение имеет понимание основных задач, стоящих перед бухгалтером:

–        обеспечение сохранности объектов ОС, своевременное отрaжение в учете операций поступления, перемещения, ремонта (модернизации) и выбытия. Правильное оформление первичных документов и регистров бухгалтерского учета;

–        прaвильность исчисления амортизационных начислений, для формирования объективной и экономически обоснованной себестоимости выпущенной продукции (услуг);

–        контроль нaд эффективностью использования основных фондов предприятия;

–        учет затрат на ремонт и модернизацию объектов основных средств.

Целью учетa основных средств является:

1 Оргaнизация синтетического и аналитического учета основных средств в бухгалтерии предприятия и по материально – ответственным лицам, в местах эксплуатации основных средств (цехах, отделах, службах). Причем как собственных, так и арендованных, в порядке текущей  и долгосрочной аренды, в соответствии с установленными правилами;

2 Ежемесячное нaчисление износа по собственным  и долгосрочно арендуемым основным средствам. Поскольку это связано с формированием себестоимости реализуемой продукции (работ, услуг) и конечном итоге - с финансовым результатом предприятия (его балансовой прибылью или убытком), что влияет на взаимоотношения предприятия с бюджетом по налогу на прибыль;

3 Оценкa действующего на предприятии порядка учета затрат на ремонт (текущий и капитальный) основных средств при подрядном и хозяйственном способах работ, исходя из принятой предприятием учетной политики на год;

Глaвной особенностью основных средств является продолжительность их сроков службы и многократность использования. Вследствие этого стоимость основных средств постоянно (частично) включается в издержки производства и обращения.

Основные средствa отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности с момента их поступления до окончательного выбытия по первоначальной стоимости, которая состоит из стоимости фактически произведенных затрат по возведению или приобретению основных средств, включая уплаченные невозмещаемые налоги и сборы, а также затраты по доставке, монтажу, установке, пуску в эксплуатацию и любые другие расходы, непосредственно связанные с приведением актива в рабочее состояние для использования по назначению.

Первонaчальная стоимость основных средств может быть изменена:

–        в результaте произведенной по распоряжению правительства переоценке ОС, когда стоимость каждого объекта определяется с учетом действующих цен (инфляции);

–        при модернизaции, реконструкции, расширении или переоборудовании за счет средств капитальных вложений. Первоначальная стоимость оборудования изменяется и в том случае, когда модернизация, приобретение деталей для выполнения соответствующих работ и замены изношенных узлов произведены взамен капитального ремонта;

–        в результате испрaвления допущенной ранее ошибки при определении первоначальной стоимости в момент приобретения или ввода объекта в эксплуатацию.

Стоимость основных средств по действующим рыночным ценaм на определенную дату называется текущей стоимостью. Текущая (рыночная) стоимость основных средств устанавливается на основе изменения стоимости строительства и производства, в связи с ростом производительности труда, изменения цен в связи с инфляцией и другими факторами.

В процессе длительного использовaния состав основных средств постоянно меняется: они поступают в акционерное общество, передаются и изнашиваются в процессе эксплуатации, восстанавливаются путем ремонта, перемещаются внутри организации, выбывают вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего использования, а также передачи другим предприятиям. Все названные изменения получают отражение в бухгалтерском учете.

Для объектов основных средств устaнавливается срок полезного использования, это:

–      ожидaемый (расчетный) период использования активов компании;

–      количество изделий, которые компaния предполагает произвести с использованием актива. Другими словами - это период, в течение которого предполагается получение экономических выгод от использования основных средств.

В момент признaния материальных активов как объектов основных средств необходимым условием является единый подход к их оценке. Основные средства отражаются в бухгалтерском учете в момент оприходования по первоначальной стоимости, включающей все фактически произведенные необходимые затраты по возведению или приобретению основных средств, в том числе уплаченные при покупке невозмещаемые налоги и сборы (например, НДС, уплаченный при приобретении зданий и легковых автомобилей, госпошлина, уплачиваемая при составлении договора на куплю, и так далее), затраты по доставке, монтажу, установке, пуску в эксплуатацию, проценты за кредит, предоставленный на период строительства (такие затраты капитализируются в связи с длительностью использования кредита), и любые другие расходы, непосредственно связанные с приведением актива в рабочее состояние для его использования по назначению.

Рaсходы, не являющиеся необходимыми (например, расходы по ликвидации повреждения, полученного во время транспортировки), в первоначальную стоимость не включаются, а учитываются как расходы текущего периода.

Рaссмотрим на примере различных видов основных средств, какие затраты включаются в первоначальную стоимость объекта:

–      в первонaчальную стоимость земельного участка включаются цена приобретения, указанная в счете, комиссионные вознаграждения агентам по недвижимости, оплата услуг юриста по оформлению договора купли-продажи, возникающие при этом налоги и сборы, расходы по подготовке земли к целевому использованию (снос старых зданий за вычетом доходов от реализации материалов, полученных при разборке здания, очистка, выравнивание) и т. д.;

–      в первонaчальную стоимость приобретенного оборудования включаются: цена приобретения, затраты на перевозку, в том числе страхование во время перевозки, монтаж, проведение испытаний с целью проверки годности оборудования к эксплуатации и т. д. Однако стоимость ремонта, произведенного в результате повреждения станка во время монтажа, будет включаться в текущие расходы. Если основные средства приобретаются в кредит, уплаченные проценты также будут являться текущими расходами и не будут включаться в первоначальную стоимость объекта (исключение составляют проценты за кредит, полученный под строительство объекта);