Учет и аудит бухгалтерии

      В бухгалтерском учете данный платеж отразится следующим образом:

      Д-т 50 К-т 76 – 12 0000 руб.

      В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

      На  сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

      Д-т 94 К-т 50-1 или 50-3

      Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

      Д-т 73-2 К-т -94

      Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

      Д-т 70 К-т 73-2

      Если  недостача возмещается в кассу  организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

      Д-т 50-1 К-т 73-2

      При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

      Д-т 91-2 К-т 94

     Пример.

      В результате инвентаризации наличных денежных средств, проведенной 25.12.2008 г. в кассе ООО «Монтажстройконструктор» обнаружена недостача в сумме 4500 руб., которая возникла по вине кассира. В соответствии с приказом руководителя организации недостача отнесена на виновное лицо (кассира), который погасил недостачу путем внесения денежных средств в кассу.

      Отражение результатов в учёте:

      Д-т 94 К-т 50 – 4500 руб.

      Отражена  недостача денежных средств в  кассе:

      Д-т 73-2 К-т 94 – 4500 руб.

      Недостача отнесена на виновное лицо:

      Д-т 50 К-т 73-2 4500 руб. 
 

      2.3. Порядок проведения инвентаризации кассы и отражение ее результатов в учете 

      Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно  регулируется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

      В кассе ООО «Монтажстройконструктор» могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

      Денежные  средства представлены денежной наличностью [28, с. 15].

      К денежным документам относятся (рис. 3):

      - почтовые марки,

      - марки государственной пошлины,

      - вексельные марки,

      - путевки в дома отдыха и санатории,

      - авиабилеты и другие документы.

      Бланками  строгой отчетности являются:

      - квитанционные книжки,

      - бланки удостоверений,

      - дипломы,

      - различные абонементы,

      - талоны,

      - билеты,

      - бланки товарно-сопроводительных документов и другое. 

Рис. 3. Денежные документы 

      Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в  банке, устанавливаются руководителем  ООО «Монтажстройконструктор» и закрепляются в приказе об учетной политике.

      Материальную  ответственность за сохранность  всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе ООО «Монтажстройконструктор», несет кассир.

      Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя ООО «Монтажстройконструктор» инвентаризационной комиссией.

      В состав инвентаризационной комиссии включаются:

      - представители администрации ООО «Монтажстройконструктор»;

      - главный бухгалтер ООО «Монтажстройконструктор»;

      - кассир (как материально ответственное лицо).

      В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

      Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

      Администрации ООО «Монтажстройконструктор» устанавливает ответственность членов инвентаризационной комиссии в части:

      - соблюдения порядка и сроков  проведения инвентаризации;

      - точности отражения результатов инвентаризации в соответствующих документах;

      - своевременности оформления и  сдачи в бухгалтерию материалов  инвентаризации.

      Поскольку в ООО «Монтажстройконструктор» имеется нескольких касс, проверяющий опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге.

      До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе  кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все  приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

      Если  в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата  заработной платы), выплаченные суммы  по таким ведомостям включаются в  акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

      На  практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и другое) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача.

      Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на "____" (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии ООО «Монтажстройконструктор» основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

      Кассир  ООО «Монтажстройконструктор» дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

      В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим  основным направлениям [19, с. 154]:

      - правильность ведения кассовой книги;

      - арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

      - своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

      При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

      Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе ООО «Монтажстройконструктор» подтверждается их полным полистным пересчетом.

      При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

      Деньги  и другие ценности кассир ООО «Монтажстройконструктор» пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

      Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и  кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

      Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

      Путем сопоставления фактических и  учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

      Результаты  инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

      Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене  кассира - в трех экземплярах), подписывается  инвентаризационной комиссией и  материально-ответственным лицом  и доводится до сведения руководителя ООО «Монтажстройконструктор». Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

      Выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены).

      В случае отказа кассира погасить недостачу  ООО «Монтажстройконструктор» имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты ООО «Монтажстройконструктор».