Учет и анализ материальных затрат на примере бюджетной организации

- при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов, в том числе по централизованному снабжению: Дебет О 10506 340 Кредит О 30404 340;

- при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями бюджетов разных уровней:

Дебет О 10506 340 Кредит О 40101 151

Пример 4.

При инвентаризации в бюджетном учреждении обнаружены излишки материальных запасов у материально ответственного лица Иванова И.И. (таблица № 6). Определяем наименование материалов, количество и оцениваем излишки по текущей рыночной стоимости. Под текущей стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету (табл.6).

Таблица 6. Оприходование излишков материалов

Аналитический учет МПЗ ведется на основании оборотно-сальдовых ведомостей.Они распечатываются ежемесячно в разрезе номеров счетов, материально-ответственных лиц и структурных подразделений (прилож. 1).

2. Контроль за сохранностью и использованием МПЗ

В конце года перед составлением годового бухгалтерского отчета учреждения обязаны провести инвентаризацию материальных ценностей и расчетов.

Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49.

Полную инвентаризацию всех активов и обязательств необходимо проводить в течении четвертого квартала отчетного года. Однако есть и исключения. Например, если какое-либо имущество учреждения уже было инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября отчетного года до издания приказа об инвентаризации, то повторно этого делать не надо.

Проведение полной инвентаризации также необходимо:

- при реорганизации или ликвидации организации;

- при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия.

Частичную инвентаризацию учреждение обязано проводить:

- при передаче имущества в аренду, его выкупе или продаже;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

- в других случаях, предусмотренных законодательством России.

Выявление при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих счетах.

Основная цель инвентаризации материальных запасов- выявление фактического наличия материально производственных запасов в натуральном и стоимостном выражении.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, так как в ходе ее проведение фактическое наличие МПЗ сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются сохранность МПЗ; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения МПЗ.

По объему проверки инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные, а по времени- на плановые и внезапные.

Организует и руководит проведение инвентаризации руководитель организации (его заместитель) или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, которая назначается приказом руководителя организации. Для одновременного проведения проверок при большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. В приказе должны быть указаны: должность, фамилия, имя, отчество председателя и членов комиссии, цель и объект инвентаризации, дата начала и окончания проведения инвентаризации, сроки сдачи материалов в бухгалтерию. Этот приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, в которой отражаются результаты, полученные в итоге. Следует иметь в виду, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания недействительными ее результатов.

На основании приказа председателя комиссии на момент проведения проверки материально-ответственное лицо прекращает все операции по отпуску и приемке МПЗ. Заведующий складом дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточки учета МПЗ и сданы в бухгалтерию организации; все поступившие МПЗ оприходованы, а выбывшие- списаны в расход.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись МПЗ по складам. В эту опись вносятся сведения о фактическом наличии МПЗ, полученные в результате инвентаризации. В конце описи записывают указанные данные по последней странице и по описи в целом. Все члены комиссии подписывают последнюю страницу описи. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия произвела в их присутствии проверку ценностей, а также об отсутствии претензий к комиссии и о принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. При выявлении в описи отклонений от учетных данных при наличии количественно-суммового учета составляют сличительные ведомости, где выводят расхождения между учетными данными и фактическим наличием по каждому наименованию и сорту МПЗ.

На предприятиях, где количественно-суммовой учет не ведется, выводятся расхождения в целом между фактическими остатками по данным инвентаризационной ведомости и учетными данными.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленные результаты инвентаризации

(излишки или недостачи), оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

Данные результатов проведенных инвентаризаций представляются руководителю организации в виде ведомости окончательных результатов инвентаризации.

В ходе проверки могут быть выявлены либо излишки, либо недостачи МПЗ. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с отнесением на финансовые результаты. Недостача ценностей списывается на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением их стоимости и количества по счетам учета МПЗ. По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки.

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц. Если конкретные виновные лица не установлены, недостачи учитывают в состав прочих расходов. Выявление при инвентаризации разницы разрешатся регулировать путем зачета недостачи ценностей излишками по пересортице, образовавшейся у одного материально-ответственного лица за один и тот же период. Зачет можно производить по материальным ценностям тождественного количества одного и того же наименования в отношении одной и той же группы товаров, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару.

3. Информационная и методическая база анализа МПЗ

Главным условием функционирования бюджетных учреждении является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование. В условиях экономического кризиса и под влиянием инфляционных процессов, в связи с нехваткой бюджетных средств перед большинством бюджетных учреждений стоит задача, связанная с обеспечением их материальными ценностями, необходимыми для нормальной деятельности учреждений.

В процессе осуществления своей деятельности ГУЗ «ЛОКД» систематически приобретает материальные ценности.

Под материальными ценностями понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда.

Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций.

Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из

оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

Но в то же время материалы в бюджетных учреждениях, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большого количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

Наиболее приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь.

Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей непроизводственной сферы можно разделить на две группы:

- затраты материалов, которые используются в процессе производства услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д.);

- затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных. Более широкие границы экономии материальных ресурсов, которые используются работниками ГУЗ «ЛОКД» в процессе своей трудовой деятельности, возможны по таким видам, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества услуг.

При анализе использования материальных ресурсов изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

- оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

- характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

- изучение состояния запасов материальных ценностей;

- определение полноты и рациональности использования материалов;

- выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;