Учет, документальное оформление поступления и использования материальных ценностей

Материальные  ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после  инвентаризации. Такие материальные ценности заносят в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступавшие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления (от производства, поставщика и т.д.), дата и номер приходного документа, наименование материалов, товаров, их количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе за прописью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую эти ценности записаны. При длительном проведении инвентаризации с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись, которая оформляется по аналогии с документами на поступившие ценности во время инвентаризации.

Опись составляется отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и хранящиеся на складах в других организациях.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся  в пути, по каждой отправке содержатся данные: наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, перечень документов, на основе которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные  и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отгрузке указывается наименование покупателя, наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Материальные  ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносят в описи на основе документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях указывают наименование товарно-материальных ценностей, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дату приема груза на хранение, место хранения, номер и даты оформления документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другим организациям, указывают: наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическую стоимость по данным учета, дату передачи в переработку, номера и даты оформления документов.

Тара  указывается в инвентарной описи  по видам, целевому назначению и качественному  состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонт и т.д.)

На  тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, находящиеся в эксплуатации, учитываются  по местам их нахождения и материально-ответственным  лицам, у которых они находятся  на хранении. В описи такое имущество  заносится в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерии.

Предметы  специальной одежды, столового белья, отправленные в стирку, ремонт, в инвентаризационную опись записывают на основании квитанций, накладных организаций, осуществляющих эти услуги.

Инвентарь, хозяйственные принадлежности, пришедшие  в негодность, в инвентаризационную опись не включаются. В этом случае составляется акт с указанием  времени эксплуатации, причин негодности, возможности их использования в  хозяйственных целях.

На  последней странице описей делается отметка о поверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки.

Описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица. Материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  конкретного имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных  в описи материальных ценностей  на ответственное хранение.

По  окончании инвентаризации сопоставлением фактического наличия ценностей  с учетными данными выявляют их излишек  или недостачу, которые должны быть письменно объяснены каждым материально-ответственным  лицом. Выявленные при инвентаризации отклонения от учетных данных фиксируются в сличительных ведомостях, их составляют по имуществу, по которому установлены отклонения.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой, принятой в бухгалтерском  учете.

Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием материально-производственных запасов и данными бухгалтерского учета отражают на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1.Излишек  приходуется по рыночной стоимости  на дату проведения инвентаризации  и зачисляется на финансовые  результаты. На бухгалтерских счетах  производятся записи: Дебет 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция») Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»; Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 99 «Прибыли и убытки» - при закрытии счета 91, в результате чего суммы излишков находят отражение в составе прибыли.

2.Недостачу  материально-производственных запасов,  их порчу в пределах норм  естественной убыли относят на  затраты производства или на  расходы на продажу. В бухгалтерском  учете это отражается записями: Дебет 94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая  продукция»); Дебет 20 «Основное производство»  (23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3.Недостачу  материально-производственных запасов  сверх норм естественной убыли  относят за счет виновных лиц:  Дебит 94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая  продукция»); Дебит 73, субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба» (по балансовой стоимости)  Кредит 94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей»; Дебит 73, субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению  материального ущерба» (на разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостающих ценностей) Кредит 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

4.Если  виновные лица недостач, порчи  материально-производственных запасов не установлены или суд отказал во взыскании сумм с них, их списывают на убытки: Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расходы по возмещению материального ущерба»).

При списании расходов со счета 91 «Прочие  доходы и расходы» в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» суммы недостач, выявленных при инвентаризации, отражаются в убытках.

В связи  с изменением реальной оценки материальных ценностей организация проводит их переоценку. В этом случае,  по мере выявления ее результатов и  утверждения их руководителем организации  суммы переоценки списываются на дебет счета 91 ( в случае уценки материалов) или на кредит счета 91 ( в случае дооценки). Соответственно делаются бухгалтерские записи: дебет счета 10 «Материалы», кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» (на сумму дооценки) или кредит счета 10 «Материалы», дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (на сумму уценки). Понятно, что по одним материалам могут отражаться суммы дооценки, по другим – уценки, поэтому эти операции отражаются развернуто по счетам материалов, а на счете 91 выделяется отдельный субсчет, итого которого по дебету и кредиту перечисляютсяна счет 99 «Прибыли и убытки». 

 

2.5Синтетический  и аналитический учет материалов

Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Учет материальных ценностей  на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или  по учетным ценам.

Учет  материалов ведется на счете 10 «Материалы», к которому могут быть открыты  следующие субсчета.

10—1  «Сырье и материалы» предназначен для учета наличия и движения:

-сырья  и основных материалов, входящих  в состав вырабатываемой продукции,  образуя ее основу, или являющихся  необходимыми компонентами при  ее изготовлении;

-вспомогательных  материалов, которые участвуют в  производстве продукции или потребляются  для хозяйственных нужд, технических  целей, содействия производственному  процессу;

-сельскохозяйственной  продукции, заготовленной для  переработки, и т.д.

10—2  «Покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»  используется для учета наличия  и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий,  включая строительные конструкции  и детали, требующие сборки и  входящие в себестоимость строительной  продукции, а также для учета  специального оборудования, инструментов  и приспособлений, приобретаемых  научно-исследовательскими и конструкторскими  организациями для проведения  научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств или МБП, а не на счете 10 «Материалы».

10—3  «Топливо» применяется для учета  наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин,  бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации  транспортных средств, технологических  нужд производства, выработки энергии  и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.). При использовании  талонов на нефтепродукты их  учет ведется на этом субсчете.

10—4  «Тара и тарные материалы»  предназначен для учета наличия  и движения всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный  инвентарь), а также материалов  для ее изготовления и ремонта.

10—5  «Запасные части» используют  для учета наличия и движения  запасных частей, предназначенных  для ремонтных целей, автомобильных  шин в запасе и обороте, а  также обменного фонда полнокомплектных  машин, оборудования, двигателей, узлов,  создаваемого на ремонтных заводах,  в ремонтных цехах организации  и т.п.

10—6  «Прочие материалы» применяется  для учета наличия и движения:

-отходов  производства;

-неисправимого  брака;

-материалов, полученных от ликвидации основных  средств, изношенных шин и т.п.

10—7  «Материалы, переданные в переработку  на сторону» используется для  учета движения материалов, переданных  в переработку на сторону и  в последующем включаемых в  себестоимость полученных из  них изделий. Затраты по переработке  материалов, оплаченные сторонним  организациям, относятся непосредственно  в дебет счетов, на которых  учитываются изделия, полученные  из переработки.

10—8  «Строительные материалы» используется  организациями-застройщиками. На  нем учитываются наличие и  движение материалов, используемых  непосредственно в процессе строительных  и монтажных работ, для изготовления  строительных деталей, а также  другие материальные ценности, необходимые  для нужд строительства.

10—9  «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»  используется для учета наличия  и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей  и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам  в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально-производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных  документов поставщика, и учетная  стоимость фактически оприходованных ценностей;

На  счете 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей» отражается разница  в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется  по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.

Учет  поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с  использованием счетов 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и без их использования.

Организации самостоятельно определяют порядок  учета материалов и отражают его  в своей учетной политике.

Учет  с использованием счетов 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» имеет место в том  случае, когда учет материалов ведется  в учетных ценах, а учет без  использования указанных счетов — когда учет ведется по фактической  себестоимости.

В первом случае на основании поступивших  в организацию расчетных документов поставщика делается запись:

Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Запись  по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда  поступили материалы — до или  после получения расчетных документов поставщика.

При этом по дебету счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» показывается стоимость приобретенных  запасов по покупным ценам.

Одновременно  отражают налог на добавленную стоимость:

Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

После оприходования и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС:

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

К-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»

В зависимости  от того, откуда поступили те или  иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов могут быть также сделаны следующие  бухгалтерские записи: