Учет, документальное оформление поступления и использования материальных ценностей

При использовании счетов 15 и 16 учетный  процесс осуществляют по фактической  себестоимости заготовления и по учетным ценам. Суммы разниц характеризуют  отклонения, равные транспортно-заготовительным  расходам, относящимся ко всему объему  заготовления материальных ценностей. Для определения фактической  себестоимости отдельных наименований материалов, готовой продукции следует  предварительно исчислить средний  процент транспортно-заготовительных  расходов по отношению  к учетной (договорной) цене. Затем умножить его  на сумму расходов, относящихся к  приобретению конкретных наименований материалов, инвентаря, учтенных на аналитических  счетах к счету 10 «Материалы». Полученный итог прибавить к учетной (договорной) цене данного вида материалов, инвентаря, хозяйственных принадлежностей  и определить фактическую себестоимость  заготовления.

Процент отклонений от учетных цен х определяется по формуле: 

 

где  So  - сумма отклонений на начало отчетного периода; S1 – сумма отклонений за отчетный период; О – остаток материалов на начало отчетного периода по учетной стоимости; П – приход материалов за отчетный период по учетной стоимости.

 

2.2Определение  фактической себестоимости отпущенных  в производство и реализованных  на сторону материальных ценностей

Согласно  Положению (стандарту) учета 9 «Запасы» при отпуске запасов в производство, продаже или другом выбытии оценка их осуществляется по одному из таких  методов:

- идентифицированной  себестоимости соответствующей  единицы запасов;

- средневзвешенной  себестоимости;

- себестоимости  первых по времени поступления  запасов (ФИФО);

- нормативных  затрат;

- цены  продажи.

Идентифицированная  себестоимость используется для  оценки запасов, которые отпускаются, и услуги, которые выполняются  для специальных заказов и  проектов, а также запасов, которые  не заменяют один другого.

Оценка  по средневзвешенной себестоимости  проводится по каждой единице запасов  делением суммарной стоимости остатка  таких запасов на начато отчетного  месяца и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного месяца и полученных в отчетном месяце запасов.

Оценка  выбытия запасов по методу ФИФО базируется на предположении, что запасы используются (списываются на производство, продажу) в той последовательности, в которой они поступали на предприятие и отражены в учете. При этом стоимость остатка запасов на конец отчетного месяца определяется по себестоимости последних по времени поступлений запасов.

Рассмотрим, как изменяется себестоимость при  различных методах оценки расходования запасов в производстве.

При выборе оценки выбытия запись по методу ФИФО или средневзвешенной себестоимости  допускается ведение системы  периодического учета запасов и  системы постоянного учета запасов.

Оценка  по нормативным затратам заключается  в применении норм затрат на единицу  продукции (работ, услуг), которые установлены  предприятием с учетом нормальных уровней  использования запасов, труда, производственных мощностей и действующих цен. Для обеспечения максимального  приближения нормативных затрат к фактическим нормам затрат и  цены должны регулярно в нормативной  базе проверяться и пере­сматриваться.

Каждый  из этих методов имеет определенные преимущества и недостатки. Так, метод  идентифицированной себестоимости  определенной единицы запасов требует  постоянной информации о количестве отпущенных в производство единиц определенных видов материальных ресурсов и оставшихся неизрасходованными на конец отчетного  периода. Поэтому применение этого  метода целесообразно в условиях значительной диверсификации производственных запасов, когда каждая единица обладает специфическими, только ей присущими  характеристиками, то есть запасы являются однородными по своим потребительским  качествам.

Метод средневзвешенной себестоимости производственных запасов дает более объективную  оценку наличия и движения производственных запасов, однако не обеспечивает достаточный  контроль за правильностью их списания на издержки производства.

При применении метода ФИФО в оценке расходования производственных запасов стоимость  их конечных остатков приближается к  рыночной, а себестоимость изготовленной  из них продукции — заниженной.

Поэтому каждое предприятие в учетной  политике должно избирать наиболее оптимальный  метод оценки расходования производственных запасов исходя из экономических  условий хозяйствования.

 

2.3Документальное  оформление движения материалов

Постановлением  Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а (в редакции от 21 октября 2009 г.) утверждены унифицированные формы первичной документации по учету материалов. Движение материалов в организациях осуществляется по следующим направлениям: поступление, внутреннее перемещение, отпуск и продажа.

Материалы могут поступать в организацию  различными способами: от поставщиков, через подотчетных лиц, из собственного производства, от списания пришедших  в негодность основных средств.

Производственные  запасы пополняются за счет их приобретения у поставщиков или снабженческо-сбытовых организаций на основании договора поставки или договора купли-продажи. Поставщики на отгруженную продукцию  выписывают товарно-сопроводительные и платежные документы (платежные  требования, счета-фактуры, накладные  всех видов, квитанции к железнодорожным  накладным, спецификации, удостоверения  качества). Товарно-транспортная накладная  предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и  расчетов за их перевозки. Данный документ состоит из двух разделов:

1) товарного,  который определяет взаимоотношения  грузоотправителя и грузополучателя;

2) транспортного,  который определяет взаимоотношения грузоотправителя, заказчиков транспорта с организациями – владельцами автотранспорта.

Расчетно-платежные  документы направляются в отдел  снабжения для регистрации и  проверки. Для получения материальных ценностей со склада поставщика выдается доверенность (установленной формы), которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при  получении материалов. Выдача доверенности регистрируется в специальном журнале  учета выданных доверенностей. Доверенность должна быть подписана руководителем, главным бухгалтером, иметь печать и содержать паспортные данные получателя ценностей. Передача ценностей, приобретенных  доверенным лицом, осуществляется на соответствующий  склад под расписку материально-ответственного лица (кладовщика, заведующего складом).

Материальное  лицо проверяет соответствие данных, указанных в документах, с фактическими данными и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный  ордер, который подписывает заведующий складом и экспедитор. Если материалы  поступили с какими-то повреждениями  или расхождениями, то создается  комиссия, которая оформляет акт  о приемке материалов.

Поступление материалов, изготовленных на собственном  производстве, оформляется путем  выписки требования – накладной. Материалы могут также приобретаться  за наличный расчет через подотчетных  лиц. Авансовые отчеты подотчетных  лиц должны подтверждаться первичными документами (кассовые чеки, квитанции  к приходным кассовым ордерам, товарные чеки, накладные).

Складской учет наличия и движения материальных ценностей ведут в количественном выражении по наименованиям, видам, размерам в карточках и книгах складского учета материалов или  в партионных картах.

Материалы отпускаются со склада в производство на ремонтные и хозяйственные  нужды, переработку, для продажи  и прочее выбытие. Отпуск материалов в производство оформляется лимитно-заборными картами, накладными на внутреннее перемещение, которые предназначены для оформления отпуска материалов, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов, норм, отпуска материалов на производственные нужды. Перемещение материалов из одного склада в другой оформляется требованием – накладной на внутреннее перемещение материалов, отпуск материалов на сторону оформляется накладной, на отпуск материалов на сторону. Прочее выбытие – списание материалов в случаях обнаружения недостач порчи и других причин. Решение о списании материалов в этом случае принимает комиссия, назначаемая руководством организации. На основании выводов, сделанных при осмотре материальных ценностей, составляется акт на списание материалов, в котором указываются наименования списываемых материалов, причины списания, фактическая себестоимость. Акт утверждается руководителем организации.

Таким образом, в процессе документального  оформления движения МПЗ можно выделить следующие их группы и виды:

- первичные:  расчетные и платежные, товарно-сопроводительные, доверенности, накладные всех видов,  лимитно-заборные накладные, наряды на выполнение работ, акты приемки и акты списания, приемные квитанции и др.;

- складского  оформления: книги, карточки, приходные  и расходные реестры, партионные карты, отчеты материально-ответственных лиц и др.

В основе организации учета материально-производственных запасов лежат следующие принципы:

- организация  учета по каждому материально-ответственному  лицу, бригаде;

- организация  учета по местам хранения и  нахождения;

- способы  аналитического учета МПЗ на  складах и в бухгалтерии:

а) индивидуальная (по предметная), когда фиксируется  движение каждой единицы (драгоценные  металлы, комиссионные товары и т. п.),

б) натурально-стоимостная  – фиксирует движение МПЗ по отдельным  наименованиям в натуральном  и стоимостном измерениях (партионный, количественно-сортовой и его разновидность – сальдовый способ),

в) стоимостная, когда фиксируется общий объем массы МПЗ по материально ответственным лицам;

- организация  учета транспортно-заготовительных  расходов, порядок их списания.

Право выбора способов аналитического учета  МПЗ и транспортно-заготовительных  расходов предоставляется руководителе и бухгалтеру, исходя из конкретных условий работы организаций их необходимо закрепить в учетной политике организации.

Выбранные способы аналитического учета предусматривают  порядок и последовательность учета  материалов, виды учетных регистров, взаимную сверку показателей складского и бухгалтерского учета. Наиболее распространенными  способами аналитического учета МПЗ являются количественно-стоимостной и оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

При количественно-стоимостном способе  учет на складах и в бухгалтерии  осуществляется одновременно как в  количественном, так и в денежном выражении. При этом в бухгалтерии  и на складах на каждый вид запасов  оформляются карточки аналитического учета, на основании которых составляются оборотные ведомости по каждому  складу. Возможен вариант, когда карточки аналитического учета не ведутся, все  приходные и расходные документы  группируются по номенклатурным номерам, и их итоговые данные по приходу  и расходу заносятся в оборотные  ведомости. При этом проводят ежемесячные  сверки данных карточек, составленных в бухгалтерии, с карточками аналитического учета склада. Учет транспортно-заготовительных  расходов осуществляется отдельно.

При сальдовом методе в бухгалтерии  учет движения материалов осуществляют по группам МПЗ только в денежном выражении и, как правило, в учетных  ценах, а учет на складе ведут по номенклатурному номеру (наименованиям) и количеству. В этом случае остатки  МПЗ в натуральном выражении  на 1-е число каждого месяца (из карточек и книг) по каждому номенклатурному  номеру передаются в бухгалтерию  для составления сальдовой ведомости. В сальдовой ведомости путем  таксировки остатков МПЗ по каждому  номенклатурному номеру и цен  за единицу получают суммовые остатки  по видам МПЗ и в целом по складу. Таким образом, устраняется дублирование информации склада и бухгалтерии. Учет транспортно-заготовительных расходов и в данном случае осуществляется отдельно.

 

2.4 Порядок проведения и документальное оформление результатов инвентаризации и переоценки материальных ценностей

Инвентаризация  материально-производственных запасов  проводится в целях проверки и  документального подтверждения  их наличия, состояния и оценки. В  обязательном порядке ее осуществляют перед составлением годового отчета, при смене материально-ответственных  лиц, при фактах хищения, порче имущества  и в других случаях.

Инвентаризация материально-производственных запасов проводится комиссией, назначенной приказом (письменным распоряжением) руководителя организации.

Проверка  осуществляется по местам хранения и  материально-ответственным лицам  следующим образом.

До  начала инвентаризации у материально-ответственного лица берут расписку о том, что  первичные учетные документы  по приходу и расходу материальных ценностей сданы им в бухгалтерию или переданы комиссии, что у него нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей.

В ходе инвентаризации, определяется наличие  материально-производственных запасов  путем пересчета, взвешивания, обмера при непосредственном участии материально-ответственного лица, всех членов комиссии. Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах.

Инвентаризационные  описи заполняются шариковой  ручкой четко, ясно, без помарок и  подчисток. Наименования инвентаризуемых  ценностей, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете, с указанием вида, группы, сорта и других данных.

На  каждой странице описи указывают  прописью порядковые номера материальных ценностей и их общий итог в  натуральных показателях, записанных на каждой странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах) эти ценности показаны. Незаполненные сроки прочеркиваются. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.