Учет, документальное оформление поступления и использования материальных ценностей

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в  подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и  остатке на конец месяца. В отчетах  мастеров заводов наряду с фактическим  расходом материалов указывают их расход по норме. 
Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении  других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров  аналитического учета используются отчеты материально ответственных  лиц.

Учет материалов в бухгалтерии.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений  предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки  и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии  обязаны осуществлять действенный  контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут  передаваться сразу на 
ВУ, минуя бухгалтерию, – в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами  и остатками на соответствующих  синтетических счетах и данными  карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и  расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в  конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и  расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот  вариант значительно уменьшает  трудоемкость учета, поскольку отпадает, необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и  в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость  приходится записывать сотни, а, иногда и тысячи номенклатурных номеров  материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует  складского сортового учета ни в  отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров  аналитического учета карточки учета  материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в  неделю) работник бухгалтерии проверяет  правильность произведенных кладовщиком  записей в карточках учета  материалов и подтверждает их своей  подписью на самих карточках. В конце  месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии, переносит  количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек учета  материалов в ведомость учета  остатков материалов на складе (без  оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по твердым  учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам  материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные  документы по движению материалов после  их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп  материалов. По данным контрольной  картотеки документов составляют ежемесячную  статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении  месяца картотеку используют для  составления групповых оборотных  ведомостей в суммовом выражении  по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько  десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют  со стоимостными данными ведомости  остатков и с итогами записей  в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в  условиях ручной обработки учетных  данных и малой механизации учета.

При использовании ЭВМ все необходимые  регистры при сальдовом методе учета  материалов (групповые оборотные  ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с  применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления  сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. 
Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета  материалов с применением 
ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных  ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского хозяйства.

В связи  с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность  сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном  методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

2Учет, документальное оформление поступления и использования материальных ценностей

2.1Варианты  учета поступления материалов

Капитал, авансированный для производства материально-производственных ценностей, совершает непрерывное  движение, включающее в себя три  стадии: процессы снабжения (заготовления), производственное потребление, реализацию (продажу). Движение капитала, его последовательное превращение из одной функциональной формы в другую с возвращением к первоначальной форме называют кругооборотом капитала (Д – Т  – Д, где Д – деньги, Т – товары). В рыночной экономике рабочая сила рассматривается как товар. Процесс снабжения (заготовления) представляет собой совокупность актов купли-продажи, когда деньги превращаются в товар ( Д – Т ).

Процесс снабжения (заготовления) является частью сферы обращения, при которой  деньги покупателя переходят к поставщику, а товар поставщика – к покупателю. Товар на стадии реализации (продажи) – это не только готовая продукция, но и выполненные работы, оказанные  услуги.

Основными задачами учета процесса снабжения (заготовления) являются:

- определение  степени выполнения плана объема закупок или фактического объема снабжения по соответствующему ассортименту;

- исчисление  фактической себестоимости заготовленных  (приобретенных) средств и предметов  труда (имущества);

- контроль за выполнением договоров поставщиками на поставку товаров по срокам.

Степень выполнения планов закупок, объема снабжения  по ассортименту определяют на основе данных аналитического учета к соответствующим  синтетическим счетам.

Фактическую себестоимость заготовленных материально-производственных запасов  находят путем деления  суммы затрат на  количество единиц заготовленного имущества.

В процессе снабжения (заготовления) при условии  оплаты общая сумма  средств, которой  располагает организация, не изменяется, поскольку деньги (Д) уменьшаются, а  на равновеликую сумму увеличивается  имущество (Т).

Организации приобретают у поставщиков  материально-производственные запасы по договорным ценам, которые  для покупателя являются покупной (заготовительной) стоимостью. Кроме того, возникают  дополнительные расходы по транспортировке, разгрузке, охране, доставке с железнодорожной  станции (пристани) на склад и др. Это так называемые транспортно-заготовительные  расходы. Покупная стоимость и транспортно-заготовительные  расходы составляют себестоимость  приобретаемых материально-производственных  запасов.

Процесс снабжения (заготовления) для организаций-поставщиков  является процессом реализации (продажи), при котором  товары (Т) уменьшаются, а денежные средства (Д) увеличиваются (при условии оплаты). Размер активов (имущества) не изменяется, но структура  его меняется.

Для учета процесса снабжения (заготовления) материально-производственных запасов  в Плане счетов предусмотрены  следующие  синтетические счета: 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение  стоимости материальных ценностей, 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 « Отклонения в стоимости материальных ценностей». В своей учетной политике организация  указывает, на какие из названных  счетов информация о наличии и  движении материально-производственных запасов:

- с  использованием счета 10 «Материалы»,  т. е. без применения счетов 15 и 16 (традиционный вариант);

- с  использованием счетов 15 и 16.

На  счете 10 «Материалы» по дебету учитываются  расходы по приобретению, заготовлению с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и других счетов (20 «Основное производство»»,23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»).

Транспортно-заготовительные  производства и суммы, оплаченные сверх  договорной цены, учитываются на отдельных  аналитических счетах, открываемому к синтетическому счету 10 «Материалы». Если транспортно-заготовительные расходы  за отчетный период составили 7 000 руб., а на счете 10 «Материалы» - 19 000 руб., то фактическая себестоимость заготовления равна 26 000 (19 000+ 7 000).

При использовании счета 15 «Заготовительные и приобретение материальных ценностей» по дебету учитывают их покупную стоимость  в корреспонденции с кредитом счетов 60 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», что характеризует увеличение кредиторской задолженности.  Суммы  НДС на дебете счета 15отражения не находят, их учитывают на отдельном  счете 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям». При  изготовлении материальных ценностей  в своей организации кредитуют  счет 20»Основное производство»,  23 «Вспомогательные производства».

По  кредиту счета 15 в корреспонденции  со счетом 10 учитывают материально-производственные запасы по учетным (постоянным) ценам, например договорным. Сумма разницы между  покупной и учетной ценами списывается со счета 15 на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».  Порядок учета разности между дебетовым и кредитовым оборотом на счете 15 следующий: если дебетовый оборот больше кредитового, то это означает, что фактическая себестоимость заготовления материальных ценностей выше учетной цены: Дебет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» Кредит 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

После такой записи на счете 15 заготовленные  материальные ценности отражены по фактической  себестоимости, Если кредитовый оборот по счету 15 больше дебетового, то, значит, учетная цена выше фактической себестоимости, что свидетельствует об экономии средств на стадии процесса снабжения (заготовления), и отражается на счетах по дебету счета 16 «Отклонения в  стоимости материальных ценностей» и кредиту счета 15 красными цифрами (способом «Красное сторно»).

Фактическая себестоимость заготовления материальных ценностей слагается: из сальдо по счету 10 (по учетным ценам) минус сальдо по счету 16.

Сальдо  по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» показывает наличие  материалов в пути или материалов, не вывезенных со склада поставщика.

При использовании материалов транспортно-заготовительные  расходы относят на увеличение стоимости  израсходованных материалов: с кредита  счета 16 «Отклонения в стоимости  материальных ценностей» в дебет  счетов 20 «Основное производство», (23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы» , 26 «Общехозяйственные расходы»)- при  использовании материальных ценностей  на нужды производства; 91«Прочие  доходы и расходы» - при продаже, ином выбытии, безвозмездной передаче материальных ценностей.