Учет денежных средств

Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений. Приходный кассовый ордер, содержащий подчистки, помарки, исправления считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

Для того, чтобы приходный кассовый ордер считался оформленным полностью, необходимо четкое и разборчивое заполнение всех его реквизитов, в том числе наименования предприятия и структурного подразделения, их кодов по ОКПО, корреспондирующего счета, субсчета.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2)

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2), обязательным к заполнению, как при ручном методе обработки данных, так и при обработке информации на компьютере.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы организации на следующие цели:

- на выплату заработной платы, материальных пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;

- под отчет работникам предприятия на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

- на возмещение расходов, понесенных сотрудником предприятия в ходе хозяйственной, операционной или командировочной деятельности;

- на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передается в кассу для исполнения. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах, ведомостях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдавать расходные кассовые ордера на руки лицам, получающим по ним деньги, не разрешается.

Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию, стипендий может производиться по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, на это уполномоченных).

В аналогичном порядке может оформляться выдача нескольким лицам подотчетных средств, связанных со служебными командировками, депонированных сумм, разовых выплат по оплате труда (при уходе в отпуск, болезни и т.п.).

При получении расходного кассового ордера, платежной (расчетно-платежной ведомости) кассир обязан проверить:

1) наличие и подлинность разрешительных подписей руководителя организации и главного бухгалтера (или лиц, на это уполномоченных);

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований документы к исполнению не принимаются и возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Для получения денег по расходному кассовому ордеру получатель предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Затем получатель собственноручно расписывается в ордере (чернилами или шариковой ручкой) и в графе "Получил" указывает соответствующую сумму: рублей - прописью с большой буквы, копеек - цифрами.

Получатели денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости также должны предъявлять документы, удостоверяющие их личность, и расписываться в соответствующих графах ведомости. Запись о данных документа, удостоверяющего личность, ни на расходном кассовом ордере, ни на ведомости в этом случае не делается, сумма прописью не указывается.

По истечение установленных сроков выплат по платежным (расчетно-платежным) ведомостям не выданные по ним суммы депонируются, фактически выплаченная сумма записывается в кассовую книгу, а на ведомости проставляется номер и дата расходного кассового ордера.

И только после этого расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Денежные средства могут выдаваться по доверенности, оформленной в установленном порядке. В этом случае в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости и остается в документах дня.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допускается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Следует отметить, что вопрос о количестве расчетных счетов в одной организации решался в различные годы по-разному. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. № 1006  организация могла иметь в банках только один расчетный (текущий) счет для осуществления операций по основной деятельности.

Порядок открытия расчетного счета. Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

заявление на открытие счета установленного образца;

нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

копии документов о регистрации в качестве плательщиков в пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд  обязательного медицинского страхования;

карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы без оттиска печати.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в списке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит – уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами. 

На счете 55 «Специальные счета в банках» учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 могут быть открыты субсчета:

1. «Аккредитивы»;

2. «Чековые книжки»;

3. «Депозитные счета» и др.

Порядок осуществления расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется Центральным банком РФ.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55, субсчет 2, кредиту  счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других счетов.

По мере использования аккредитивов их списывают с кредита счета 55, субсчет 1, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или других подобных счетов.

Неиспользованные средства в аккредитивах возвращают в организацию на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и списывают с кредита счета 55 в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 55-1 ведут по каждому выставленному аккредитиву.

На субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывают движение денежных средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком.

На субсчете 55-3 «Депозитные счета» учитывают движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады.

Перечисление денежных средств во вклады отражают по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета». При возвращении кредитной организацией сумм вкладов производят обратные бухгалтерские записи.

Аналитический учет по субсчету 55-3 «Депозитные счета» ведут по каждому вкладу.

Филиалы, представительства и иные структурные единицы, входящие в состав организации и выделенные на самостоятельный баланс, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов, отражают на отдельном субсчете к счету 55 движение указанных средств.

Наличие и движение средств в иностранных валютах учитывают на счете 55 обособленно.

В период с момента передачи денежных средств инкассатором или непосредственно кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям сданные денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или другие подобные документы.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.

Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 с кредита счета 50 «Касса».

С кредита счета  57 денежные средства списывают в дебет счета 51 «Расчетные счета» (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования (50, 52, 62, 73) / 10, с. 179/.

1.2.2. Отчет о движении денежных средств и его использование

С 1996 г. организации составляют «Отчет о движении денежных средств». Отчет состоит из четырех разделов.

1. Остаток денежных средств.

2. Поступило денежных средств – всего и в том числе по видам поступлений (выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, от реализации основных средств и иного имущества, авансы, полученные от покупателей, бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование, полученное безвозмездно, кредиты и займы, дивиденды и проценты по финансовым вложениям, прочие поступления).

3. Направлено денежных средств – всего и в том числе по направлениям расходов (на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на оплату труда, отчисления на социальные нужды, выдачу подотчетных сумм, выдачу авансов, оплату долевого участия в строительстве, оплату машин, оборудования и транспортных средств, финансовые вложения, выплату дивидендов и процентов, расчеты с бюджетом, оплату процентов по полученным кредитам и займам, прочие выплаты и перечисления).

IV. Остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Сведения о движении денежных средств представляются в валюте Российской Федерации – рублях - по данным счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Движение денежных средств показывается по видам деятельности – текущей, инвестиционной, финансовой.

Под текущей деятельностью понимается деятельность организации по производству продукции, торговле общественному питанию и т.п.