Учет денежных средств

Цена денежной единицы одной страны, выраженная в денежных единицах другой страны, называется курсом валюты. Валюта – это иностранные денежные знаки.

В статье Г.И. Костюк «Учет денежных средств» в журнале «Бухгалтерский учет» № 6 за 2001 год. Проведено сравнение бухгалтерских счетов по Новому плану счетов и старого плана счетов. Приводятся рекомендации по составлению бухгалтерских записей  при переходе на новый план счетов. Уточняет, что при переводе на новый план счетов и разработке нового рабочего плана счетов, следует учитывать, что в соответствии с положением инструкции по применению плана счетов организации могут уточнять содержание субсчетов и вводить дополнительные субсчета. Так, с учетом специфики деятельности организации в рабочем плане счетов  должны быть предусмотрены соответствующие субсчета. Так с учетом специфики деятельности организации в рабочем плане счетов должны быть предусмотрены соответствующие субсчета    для учета денежных средств на этих счетах, исходя из потребностей управления, контроля и анализа. Обращает внимание на то, что если инструкцией к Плану счетов 1991года предусматривался учет денежных документов по номиналу, то в инструкции к новому Плану денежные документы учитываются в сумме фактических затрат  на приобретение. Рассматриваются бухгалтерские проводки. У Е.П. Козловой  в приложении к журналу «Бухгалтерский учет» в № 14,15 за 2000 год, хотя и не раскрывается учет в соответствии с Новым планом счетов, зато, как ни у кого другого раскрывается документация кассовых операций, журнал регистрации документов по кассовым операциям с наглядным изображением форм документов и пояснением, как вести записи. Описывается как проводится ревизия кассы и какие при этом заполняются документы. В № 13 за 2000 год у Е.П. Козловой раскрывается «Учет операций на валютном счете», с приведением приказов банков, инструкций, на которые необходимо обратить внимание, приведены проводки.

Анализ денежных потоков от текущей, инвестиционной и финансовой деятельности, оценка структуры денежных потоков по видам рассматриваются в работах ряда отечественных аналитиков, таких как: А.Д. Шеремет, В.В. Ковалев, В.В. Бочаров и др.

В статье Н.В. Володиной в журнале «Бухгалтерский учет» № 21 за 2000 год. Рассматривается анализ движения денежных средств в зарубежной практике. Сегодня зарубежными компонентами в финансовой отчетности на ряду с такими важнейшими как выручка от реализации продукции (работ, услуг) и прибыль, приводится расчет денежных потоков. Анализ денежных потоков становится всеобъемлющими лишь с появлением отчета о движении денежных средств. отчет формируется не по источникам и направлениям использования средств, а по сферам деятельности предприятии – операционной (текущей), инвестиционной и финансовой.

1.2. Теория учета, отчетности  и анализа денежных средств

1.2.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации проводят расчеты с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через  банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера – 5 дней).

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО – 1), расходный кассовый ордер (форма КО – 2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО – 3), Кассовая книга (форма КО – 4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО – 5). Эти формы утверждены  постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999 г

Поступление денег в кассу  и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке.

Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество страниц в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом.

Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Нарушение порядка работы с денежной наличностью, а также несоблюдение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями влечет за собой административную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для учета расчетов с населением организации обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступления денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты./10, с.152/

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение./10, с.155/

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1)

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) применяется для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации, как при ручном, так и при машинном способе обработки информации.

Наличные деньги приходуются в кассу организации:

- при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других счетов организации в банке;

- при поступлении от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

- при приеме денежной выручки от торговых точек предприятия, реализующих продукцию, работы, услуги с применением контрольно-кассовых машин;

- при поступлении от подотчетных лиц при возврате неиспользованного остатка денежных средств, полученных под отчет;

- при поступлении от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, выданных займов и ссуд, излишне полученной заработной платы.

Оприходование денежных средств, принятых от населения, напрямую в главную кассу организации не допускается. Исключением являются предприятия, освобожденные от применения ККМ при расчетах с населением и выдающие покупателям (заказчикам) для подтверждения произведенной операции документы строгой отчетности, оформленные в соответствии с требованиями законодательства.

Несмотря на то, что все первичные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККМ допускается оформление приходного кассового ордера не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передается в кассу для исполнения.

При получении приходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие на документах подписи главного бухгалтера и ее подлинность;

- правильность оформления ордера;

- наличие перечисленных в ордере приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки сдавшему деньги. Напоминаем, что в соответствии с Законом о применении ККМ квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить документом, подтверждающим прием денежных средств от населения.