Учет, анализ и управление дебиторской задолженностью на примере ГУП ЧР «Чувашавтотранс»

     Проверяется обоснованность списания кредиторской задолженности. Задолженность списывается  при наличии письменного обоснования  и приказа руководителя.

     -Расчеты  с подотчетными лицами (балансовый счет 71)

     Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Выявляются  подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки. Предприятия выдают наличные деньги под отчет в размерах и  на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Проверяется правомерность выдачи наличных денег  под отчет. Круг лиц, имеющих право  на получение денежных средств в  подотчет, устанавливается приказом руководителя.

     Проверяется соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет:

     выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу;

     передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому лицу запрещается;

       расчеты с персоналом по оплате  труда ( балансовый счет 70)

     -Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами  (балансовый счет 76)

     Данные  аналитического учета должны обеспечивать возможность получения необходимой  информации по каждому дебитору и  кредитору о расчетах:

     - по имущественному страхованию;

     - по личному страхованию; 

     - по страхованию предпринимательских  рисков и гражданской ответственности;

     - по претензиям;

     - по суммам, удержанным из оплаты  труда работников организации  в пользу других организаций  и отдельных лиц на основании  исполнительных документов или постановлений судов;

     - по договорам аренды, поручения,  комиссии и др.

     Учет  расчетов с разными дебиторами и  кредиторами в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете обособленно.

     Проверяются акты сверок с дебиторами и кредиторами. Акты должны быть подписаны обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

     Если  при инвентаризации выявлена задолженность  с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации:

     Дебет 91-2, Кредит 62 (76, 71, 70…) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;

     Дебет 63, Кредит 62 (76…) - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам.

     Списание  долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность  должна отражаться за бухгалтерским  балансом в течение пяти лет с  момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

     2. Данные инвентаризации заносятся в приложение к форме № ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

     3. На основании справки заполняется форма № ИНВ-17. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. Акт хранится в архиве организации 5 лет.

     2.4 Политика управления и методика анализа дебиторской задолженности

     Политика  управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей  политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении современной ее инкассации.

     В отличие от производственных запасов  и незавершенного производства, которые  не могут быть резко изменены, дебиторская  задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

     С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть осуществлена одним из трех способов:

     предоплата (товар оплачивается полностью или  частично до передачи его продавцом);

     оплата  за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);

     оплата  в кредит (товар оплачивается через  определенное время после его  передачи покупателю).

     Вырабатывая политику кредитования покупателей  своей продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:

     срок  предоставления кредита (чаще всего  в организации существует несколько  типовых договоров, предусматривающих  предельный срок оплаты продукции);

     стандарты кредитоспособности (критерии, по которым  поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);

     система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);

     система сбора платежей (сюда входят процедуры  взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.); система предоставляемых скидок.

     Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

     Формирование  политики управления дебиторской задолженностью организации (или ее кредитной политики по отношению к покупателям продукции) осуществляется по следующим основным этапам.

     1. Анализ дебиторской задолженности  организации в предшествующем  периоде.

     2. Формирование принципов кредитной  политики по отношению к покупателям продукции.

     3. Определение возможной суммы  оборотного капитала, направляемого  в дебиторскую задолженность  по товарному (коммерческому)  кредиту.

     4. Формирование системы кредитных  условий.

     5. Формирование стандартов оценки  покупателей и дифференциации условий предоставления кредита.

     6. Формирование процедуры инкассации  дебиторской задолженности.

     7. Обеспечение использования в  организации современных форм  рефинансирования дебиторской задолженности.

     8. Построение эффективных систем  контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

     Анализ  дебиторской задолженности организации  в предшествующем периоде

     Основной  задачей этого анализа является оценка уровня и состава дебиторской  задолженности организации, а также  эффективности инвестированных в нее финансовых средств. Анализ дебиторской задолженности по расчетам с покупателями проводится в разрезе товарного (коммерческого) и потребительского кредита.

     На  первом этапе анализа оценивается  уровень дебиторской задолженности  организации и его динамика в предшествующем периоде. Оценка этого уровня осуществляется на основе определения коэффициента отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность, который рассчитывается по следующей формуле:

                                                                       КОАдз = ДЗ/ОА                                                       (1)

     где КОАдз — коэффициент отвлечения оборотных активов в дебиторскую  задолженность;

     ДЗ  — общая сумма дебиторской  задолженности организации (или  сумма задолженности отдельно по товарному и потребительскому кредиту);

     ОА  — общая сумма оборотных активов  организации.

     На  втором этапе анализа определяются средний период инкассации дебиторской  задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде. Средний  период инкассации дебиторской задолженности характеризует ее роль в фактической продолжительности финансового и общего операционного цикла организации. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

                                                                    ПИдз = ДЗср/Оо                                                       (2)

     где ПИдз — средний период инкассации дебиторской задолженности;

     ДЗср  — средний остаток дебиторской  задолженности организации (в целом  или отдельных ее видов) в рассматриваемом  периоде;

     Оо  — сумма однодневного оборота  по реализации продукции в рассматриваемом  периоде.

     Количество  оборотов дебиторской задолженности  характеризует скорость обращения  инвестированных в нее средств  в течение определенного периода. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

                                                                   КОдз = ОР/Дзср                                                          (3)

     где КОдз — количество оборотов дебиторской  задолженности организации в  рассматриваемом периоде;

     ОР  — общая сумма оборота по реализации продукции в рассматриваемом  периоде;

     ДЗср  — средний остаток дебиторской  задолженности организации (в целом  или отдельных ее видов) в рассматриваемом  периоде.

     На  третьем этапе анализа оценивается  состав дебиторской задолженности организации по отдельным ее «возрастным группам», т.е. по предусмотренным срокам ее инкассации.

     На  четвертом этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной дебиторской задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженность. В процессе этого анализа используются следующие показатели:

     коэффициент просроченности дебиторской задолженности:

                                                                  КПдз = ДЗпр / ДЗ                                                         (4)

     где КПдз — коэффициент просроченности дебиторской задолженности;

     ДЗпр  — сумма дебиторской задолженности, неоплаченной в предусмотренные  сроки; ДЗ — общая сумма дебиторской  задолженности организации;

     средний «возраст» просроченной (сомнительной, безнадежной) дебиторской задолженности: