Учет, анализ и управление дебиторской задолженностью на примере ГУП ЧР «Чувашавтотранс»

     На  субсчете 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" учитывают расчеты с работниками организации по не выплаченным в установленный срок суммам из-за неявки получателей. Депонированные суммы отражают по кредиту счета 76-4 и дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При выплате депонированных сумм получателю кредитуют счета учета денежных средств и дебетуют счет 76-4.  
Аналитический учет по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" ведут по каждому дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной ведомости по аналитическим счетам счета 76.

     Учет  расчетов с разными дебиторами и  кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.

     2.2.3 Учет дебиторской  задолженности расчетов  с подотчетными  лицами

     Подотчетными  лицами признаются работники организации, которым выдается наличные денежные средства из кассы с условием предоставления отчета об их использовании. Организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам  на командировочные расходы, хозяйственные нужды, оплату представительских расходов. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

     Организации в соответствии с коллективным договором  или локальным нормативным актом организации могут производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

     Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному почетному  лицу суммам.

     Лица  получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию  организации авансовый отчет  об израсходованных суммах или получить из кассы перерасходованные суммы.

     Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации  не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

     Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом  счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают в расходно-кассовом ордере по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Сумма НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом отражают по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость" и кредиту 71. Когда производится вычет на основании счета-фактуры, полученных от поставщиков составляется проводка дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" и кредит 19 "Налог на добавленную стоимость"

     Возвращенные  в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

     Не  возвращенные подотчетными лицами суммы  авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

     Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных.

     Полученную  в банке валюту приходуют по счету  50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка Российской Федерации на момент выдачи.

     При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

     Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

     2.2.4 Учет резервов  по сомнительным  долгам 

     В настоящее время организации  могут создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями  и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.

     Сомнительным  долгом признается дебиторская задолженность  организации, не погашенная в установленные  договором сроки и не обеспеченная соответствующими гарантиями.

     Резервы сомнительных долгов создаются на основе проведенной инвентаризации дебиторской задолженности. Величина резерва определяется по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния организации-должника и оценки вероятности погашения ею долга.

     На  сумму создаваемых резервов сомнительных долгов дебетуют счет 91 "Прочие доходы и расходы" и кредитуют счет 63 "Резервы по сомнительным долгам". Списание невостребованных долгов, признанных сомнительными, отражают по дебету счета 63 с кредита счетов 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Списанные долги должны учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

     По  окончании отчетного года суммы резервов сомнительных долгов, созданные в предыдущем отчетном году и не использованные в отчетном периоде, присоединяются к прибыли отчетного года и записываются в дебет счета 63 с кредита счета 91 "Прочие доходы и расходы".

     Дебиторская задолженность, по которой созданы резервы сомнительных долгов, отражается в балансе в оценке нетто, т.е. за вычетом сумм указанных резервов. Вследствие этого в бухгалтерском балансе сумма резервов сомнительных долгов отдельно не отражается.

     2.3 Инвентаризация расчетов с дебиторами

     Инвентаризация  является одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

     Инвентаризации  подлежат не только имущество организации, но и ее обязательства. Организации  в процессе своей хозяйственной деятельности взаимодействуют с другими хозяйствующими субъектами (поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т.п.), кредитными организациями, органами государственной и законодательной власти и т.д., а также с физическими лицами.

     Задача  инвентаризации – определение реального состояния расчетов и выявление задолженности, не реальной для взыскания, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

     1. Последовательно анализируется  каждый вид инвентаризируемого расчета:

     -Расчеты  с покупателями и заказчиками  (балансовый счет 62)

     Аналитика ведется в разрезе задолженности  за поставленные товары (работы, услуги) и авансов полученных по каждому  покупателю (заказчику).

     Данные  аналитического учета за поставленные товары (работы, услуги) должны обеспечивать возможность получения необходимой информации:

     - по покупателям и заказчикам  по расчетным документам, срок  оплаты которых не наступил;

     - по покупателям и заказчикам  по не оплаченным в срок  расчетным документам;

     - по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

     - по векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

     - по векселям, денежные средства  по которым не поступили в  срок;

     - по покупателям и заказчикам  в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность.

     Проверяются акты сверок (выверок) с покупателями и заказчиками. Акты должны быть подписаны  обеими сторонами. Суммы, отраженные в  акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

     На  основании данных аналитического учета  и актов сверок выявляется:

     - задолженность, подтвержденная дебиторами;

     - задолженность, не подтвержденная  дебиторами;

     - задолженность с истекшим сроком  исковой давности.

     Проверяется обоснованность списания безнадежной задолженности. Задолженность списывается при наличии письменного обоснования и приказа руководителя. Списание безнадежной задолженности возможно:

     - по истечении срока исковой  давности. Срок исковой давности  составляет 3 года с момента возникновения задолженности;

     - при неплатежеспособности должника. Суммы списанной задолженности  сопоставляется с суммами, отраженными  на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (задолженность учитывается за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников).

     -Расчеты  с поставщиками и подрядчиками (балансовый счет 60)

     Аналитика ведется в разрезе задолженности  за поставленные товары (работы, услуги) и авансов выданных по каждому поставщику (подрядчику).

     Данные  аналитического учета должны обеспечивать возможность получения необходимых  данных о расчетах с поставщиками (подрядчиками):

     - за полученные товарно-материальные  ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п.;

     - по доставке или переработке  материальных ценностей, расчетные  документы на которые акцептованы  и подлежат оплате через банк;

     - за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

     - по излишкам товарно-материальных  ценностей, выявленным при их  приемке; 

     - за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

     Проверяется обоснованность отражения задолженности  по авансам выданным (в соответствии с условиями договора и платежными документами).

     Проверяются акты сверки с поставщиками и подрядчиками. Акты должны быть подписаны обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

     На  основании данных аналитического учета  и актов сверок выявляется:

     - задолженность, подтвержденная кредиторами;

     - задолженность, не подтвержденная  кредиторами;

     - задолженность с истекшим сроком  исковой давности.