Учет, анализ и аудит операций по заработной плате

7. Проверяется соответствие сумм начисленного пособия по временной нетрудоспособности, отраженных в ж/о N 10, данным разработочной таблицы РТ-5.

8. Проверяется соответствие  данных ж/о N 1, разработочной таблицы  РТ-5 данным за отчетный период  по форме N 4 пояснения к бухгалтерскому балансу "Отчет о движении денежных средств".

Выявленные несоответствия данных показателей необходимо проанализировать и установить причины их возникновения.

Проверка  правильности начисления заработной платы

и других выплат

На втором этапе проверки проверяется правильность начисления сумм, отраженных по кредиту сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", на основании первичных документов. Правильность начисления заработной платы необходимо проверить конкретно по нескольким работникам. Здесь следует обратить внимание на то, какие формы оплаты труда приняты в данной организации. Существуют две основные формы оплаты труда повременная и сдельная.

Повременная форма оплаты труда бывает простой и повременно-премиальной. Если в организации используется повременная оплата труда, то заработок работнику начисляется в зависимости от количества проработанного времени и тарифной ставки (оклада). Для проверки необходимо взять табель учета использования рабочего времени, который является основанием для начисления заработной платы, и посмотреть, сколько часов (дней) отработал конкретный работник в данном месяце. "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы" и "Табель учета использования рабочего времени" являются обязательными к применению первичными учетными документами.

При повременной форме  оплаты труда важно проверить  правильность применения тарифной ставки (оклада). Тарифные ставки (оклады) должны быть утверждены руководителем организации  и оформлены в виде штатного расписания, которое является важным элементом внутреннего контроля. Штатное расписание утверждается руководителем организации по согласованию с профсоюзным комитетом (если он есть). При отсутствии штатного расписания начисление заработной платы должно основываться на приказе по организации, подписанном первым лицом. Организации, кроме бюджетных, вправе самостоятельно определять тарифы, должностные оклады, премии, надбавки и другие выплаты при условии, что заработная плата не должна быть ниже МРОТ, установленного законодательством .

Полученные суммы сверяются с суммами, отраженными в "Расчетно-платежной ведомости" или "Расчетной ведомости".

 Сдельная форма  оплаты труда бывает прямой  сдельной, сдельно-премиальной, аккордной,  сдельно-прогрессивной, косвенной.  Если в организации используется сдельная форма оплаты труда, то заработная плата работника начисляется на основании нарядов или других документов на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. В этом случае проверяется наличие нарядов, подписанных должностными лицами, которые назначаются приказом (распоряжением) руководителя организации. Полученные суммы сверяются с суммами, отраженными в "Расчетно-платежной ведомости" или "Расчетной ведомости".

Отдельные организации  используют оплату труда по конечному результату (в процентах от полученных дохода или прибыли).

Труд работников, с  которыми заключены договоры ГПХ, оплачивается на условиях, предусмотренных этими  договорами и сметами, приложенными к ним. Работы, выполненные по договорам ГПХ, оплачиваются на основании актов приема выполненных работ. Здесь проверяется соответствие начисленных сумм договорной стоимости работ (услуг).

При проверке начисленной  заработной платы по нескольким конкретным сотрудникам следует обратить внимание на то, в какой сфере работает данный сотрудник: в производственной или непроизводственной. Если сотрудник работает в непроизводственной сфере, то его заработная плата относится на соответствующие источники финансирования. Заработная плата, начисленная работникам производственной сферы и связанная с определенными видами работ, относится на соответствующие счета учета затрат по этим видам работ.

На следующем этапе проверки выборочно по нескольким сотрудникам проверяется обоснованность и правильность начисления остальных выплат.

Все выплаты, производимые организацией своим работникам, можно  разделить на две группы: основные выплаты и дополнительные выплаты.

Основные выплаты - собственно оплата труда, начисленная на основании  сдельных расценок, тарифных ставок, окладов, а также оплата труда в повышенном или пониженном размере в случаях, предусмотренных КЗоТ РФ.

Дополнительные выплаты - выплаты за фактически неотработанное время, которое подлежит оплате по законодательству (отпускные, больничные, различные компенсации, пособия) или по инициативе руководства организации (материальная помощь, премии).

При проверке начисления премий следует иметь в виду, что  они могут быть двух видов. Премии, обусловленные действующей в  организации системой оплаты труда, которые выплачиваются за достижение высоких количественных и качественных результатов труда и носят регулярный характер, включая премии за выполнение особо важных заданий и выплаты по итогам года, относятся на себестоимость выпускаемой продукции. В каждой организации должно быть разработано положение о премировании. Механизм вознаграждения по итогам работы за год, а также вознаграждения за выслугу лет организация устанавливает в разрабатываемых локальных нормативных актах, которыми предусматриваются порядок, размеры и условия выплаты. Премии, носящие единовременный характер, выплачиваются за счет чистой прибыли организации, за счет фонда потребления или за счет специальных источников.

Если при проверке расчетов по оплате труда встретились  случаи начисления дополнительных выплат, т.е. оплаты непроработанного времени, согласно трудовому законодательству, то особое внимание следует уделить проверке правильности исчисления среднего заработка, который лежит в основе расчета таких выплат. Порядок исчисления среднего заработка утвержден постановлением Минтруда России от 16.01.98 г. N 1 "О порядке исчисления среднего заработка в 1998 году" (аналогичные постановления применялись и в предыдущие годы) и распространяется на следующие случаи:

оплата очередного отпуска;

оплата дополнительного отпуска, включая учебный;

выплата компенсации  за неиспользованный отпуск;

выплата выходного пособия  при увольнении;

плата за выполнение государственных  или общественных обязанностей;

плата при переводе на более легкую работу;

плата при направлении  на повышение квалификации с отрывом от производства;

плата при нахождении в медицинском учреждении на обследовании, а также сдаче крови;

выплата за вынужденный  прогул.

Иные правила подсчета среднего заработка установлены  при назначении пенсий, определении  размеров возмещения ущерба, причиненного здоровью работника, пособий по государственному социальному страхованию и по безработице.

Если в проверяемом  периоде имело место начисление пособий по временной нетрудоспособности (Д-т сч. 69, субсчет "Расчеты по социальному страхованию", К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"), то рекомендуется выборочно, по нескольким работникам, проверить правильность его исчисления. Основанием для начисления пособия по временной нетрудоспособности является больничный лист, выданный медицинским учреждением.

Пособие по временной  нетрудоспособности исчисляется в  соответствии с Положением о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.84 г. N 13-6 (с последующими изменениями и дополнениями). Пособие исчисляется из расчета среднедневного заработка за два календарных месяца, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности. Размеры пособия при общем заболевании зависят от количества дней болезни и непрерывного стажа работы работника.

Пособия вследствие трудового  увечья или профессионального заболевания, инвалидам ВОВ, работникам, имеющим 3 и более детей в возрасте до 18 лет, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, выдаются в размере 100% заработка независимо от непрерывного стажа работы. При наступлении временной нетрудоспособности вследствие трудового увечья (травмы, ожога, обморожения и т. п.) пособие назначается при наличии акта о несчастном случае на производстве. Здесь следует отметить, что если трудовое увечье было нанесено работнику по вине администрации, то пособие выплачивается не за счет средств социального страхования, а за счет средств организации.

В фактический заработок  для исчисления пособия включаются все виды заработной платы, все виды денежных премий, предусмотренные системой оплаты труда, надбавки и доплаты к заработной плате, вознаграждения по итогам работы за год и выплаты за выслугу лет.

В сумму заработка, из которого исчисляется пособие, не включаются:

заработная плата за работу в сверхурочное время, включая доплату за часы сверхурочной работы;

плата за работу по совместительству как в другой организации, так  и по месту основной работы;

доплата за работу, не входящую в обязанности работника по основной работе;

заработная плата за дни простоя, за время очередного и дополнительного отпусков, за время  сборов, выполнения государственных  или общественных обязанностей;

заработная плата за работу в праздничные и выходные дни;

единовременные премии, не связанные с производственной деятельностью (к юбилейным датам, дням рождения и т.п.);

разного рода выплаты  компенсационного характера (за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.).

В рабочие дни, на которые  делится заработок, не включаются дни  временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, очередного и дополнительного отпусков, а также освобождение от работы в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Размер пособия по временной нетрудоспособности не должен превышать двойной суммы дневного заработка, рассчитанного на основе тарифной ставки (оклада), но и не может быть меньше 90% от МРОТ.

Удержание налога на доходы физических лиц 

На юридических лиц, производящих выплату доходов физическим лицам, возлагаются обязанности  налогового и фискального агента по исчислению, удержанию и перечислению сумм подоходного налога в бюджет. Правильность исчисления подоходного налога должна быть проверена в выборочном порядке по налоговым карточкам физических лиц. Налогообложение доходов штатных и нештатных работников организации осуществляется в соответствии с Законом. Объектом налогообложения у физических лиц является доход полученный от выполнения трудовых и приравненных к ним обязанностям.

Удержанный налог на доходы физических лиц (Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", К-т сч. 68 "Расчеты с бюджетом") подлежит перечислению в бюджет (Д-т сч. 68 "Расчеты с бюджетом", К-т сч. 51 "Расчетный счет") не позднее дня фактического получения в банке наличных средств на оплату труда либо перечисления денежных средств по поручению работников. В случае оплаты труда работников из выручки от реализации продукции (работ, услуг) НДФЛ должен быть перечислен не позднее дня, следующего за днем выплаты. Если организация нарушила сроки перечисления в бюджет НДФЛ, то она уплачивает пеню в размере одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Банка России за каждый день просрочки. Источником уплаты пени является чистая прибыль. Удержанные не полностью или не перечисленные в бюджет суммы взыскиваются у организации с одновременной уплатой штрафа в размере 10% указанных сумм [12, стр.18].

При проверке правильности удержания НДФЛ следует обратить внимание на случаи приобретения какой-либо продукции (работ, услуг), в том числе в рамках договоров ГПХ, у физического лица, не имеющего постоянного места жительства в Российской Федерации. В этом случае налог уплачивается в бюджет организацией по ставке 20% выплачиваемой данному физическому лицу суммы. Также особое внимание следует уделить удержанию подоходного налога с физических лиц - резидентов, не зарегистрированных в качестве предпринимателей без образования юридического лица, при выплатах им сумм вознаграждений по договорам ГПХ. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, могут быть заключены только определенные договоры: аренды, подряда, купли-продажи.

НДФЛ не удерживается с граждан, зарегистрированных в качестве предпринимателей без образования юридического лица.

Организации и иные работодатели обязаны представлять в налоговые  органы сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах, начисленных и удержанных с этих доходов суммах подоходного налога в соответствии с требованиями к форматам и структуре информации, устанавливаемыми Госналогслужбой России:

не реже одного раза в  квартал - сведения о доходах, выплаченных физическим лицам не по месту основной работы (службы, учебы), и о исчисленных и удержанных суммах налога с указанием адресов постоянного местожительства получателей дохода, а также ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, - сведения о доходах, выплаченных ими физическим лицам по месту основной работы (службы, учебы);

ежеквартально - отчет  об итоговых суммах доходов и удержанных суммах налога.

Удержания из оплаты труда

Следующим этапом проверки расчетов с персоналом по оплате труда является проверка правильности исчисления сумм удержаний из заработной платы сотрудников данной организации (Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"). После того как из заработной платы удержан НДФЛ производятся остальные виды удержаний. Сумма удержаний не должна превышать 50% месячного дохода, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Проверка делается также выборочно, по конкретным сотрудникам, желательно по тем, у которых общая сумма удержаний состоит из нескольких видов. При этом проверяются наличие первичных документов, своевременность и правильность отражения удерживаемых сумм в регистрах бухгалтерского учета [20, стр. 13].

Отчетность  по труду

Основным показателем, необходимым для заполнения данных форм, а также приложения к бухгалтерскому балансу формы 5, является среднесписочная численность (ССЧ), которую все организации определяют в порядке, установленном Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. В основе расчета ССЧ лежит показатель списочного состава работников, поэтому необходимо знать, кого включать в списочный состав. В списочный состав включают всех работников организации, которые приняты на постоянную, сезонную или временную работу (в том числе по совместительству, договорам ГПХ) на срок 1 день и более. В списочном составе работников за каждый календарный месяц учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих по какой-либо причине (отпуск, командировка, выполнение гособязанностей и др.). В списочный состав при определении ССЧ не включают женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, женщин, находящихся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком до достижения им полутора лет, а также некоторых других работников.