Теоретические основы бухгалтерского учёта расчётов с персоналом по оплате труда

Постановка  бухгалтерского учета на предприятии  проводится в несколько этапов, где  каждая ступень этого процесса базируется на основе уже выполненной работы. Как правило, постановка бухгалтерского учета включает в себя [48]:

• Изучение деятельности предприятия;
• Разработка документационной базы бухгалтерского учета и системы документооборота;
• Разработка учетной политики организации для бухгалтерского и налогового учета;
• Разработка рабочего плана счетов и типовых бухгалтерских проводок;
• Разработка перечня и форм первичных документов и регистров налогового и бухгалтерского учета;
• Заполнение регистров счетов на текущий день и журнала хозяйственных операций;
• Составление начального баланса и финансовой отчетности, которая будет являться базовой для составления дальнейшей финансовой отчетности компании.

Согласно  статье 6 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» [15], ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

В зависимости от объема учетной работы руководители организации могут [15]:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.

Организация принимает учетную политику, которая утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются [15]:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Руководство бухгалтерским учётом в организации  осуществляет главный бухгалтер. Главный  бухгалтер назначается на должность  и освобождается от должности  руководителем организации. Главный  бухгалтер [15]:

• несёт ответственность за формирование учетной политики;
• несёт ответственность за ведение бухгалтерского учета;
• несёт ответственность за своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
• обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации;
• обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Без подписи  главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению [15].

2. Организационная структура учётного процесса.

Различают две  формы организации бухгалтерского учёта: централизованную и децентрализованную [22].

При централизации  учёта все учетные работы (обработка  документов, аналитический и синтетический  учёт, составление баланса и отчёта) сосредоточены в едином учётном  органе организации – центральной  бухгалтерии (рисунок 12).

Децентрализованная  форма наряду с бухгалтерией, входящей в аппарат управления организацией, предусматривает существование  самостоятельных бухгалтерий и в её подразделениях. В этом случае в бухгалтерию организации от бухгалтерий структурных подразделений поступает отчётность, на основании которой составляются сводный баланс и сводная отчётность в целом по организации. При такой форме организации основные функции учёта и внутрихозяйственного контроля осуществляют бухгалтерии структурных подразделений организации (рисунок 13).

         

Централизованная бухгалтерия

Производственные подразделения

Учётный персонал

Центральная бухгалтерия

Рисунок 12. Централизованная форма [22]

Главный бухгалтер

 

Центральная бухгалтерия

Главный (старший) бухгалтер  филиала (отдела) №1

Главный (старший) бухгалтер  филиала (отдела) № N

 

Главный (старший) бухгалтер  филиала (отдела) №2

 

Бухгалтерия

Учётный персонал

Учётный персонал

 

Бухгалтерия

 

Учётный персонал

 

Бухгалтерия

 

Рисунок 13. Децентрализованная форма [22].

3. Организационная структура бухгалтерской службы.

Численность бухгалтерского аппарата и организационная  структура бухгалтерии зависят  от условий организации и технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Предполагаются три типа организации работы бухгалтерского аппарата [25]: линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная); комбинированная (функциональная).

• При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура используется на небольших предприятиях (рисунок 14).
• При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Данная модель бухгалтерии применима в средних и крупных организациях (рисунок 15).
• При комбинированной организации специальные структурные подразделения бухгалтерии (по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Такая структура применяется в крупных организациях (рисунок 16).

 

 

Главный бухгалтер

Отделы обработки  данных

Центральная бухгалтерия

По подразделению  №1

По подразделения №2

По подразделению № N

Учётный персонал подразделения  №2

 

Учётный персонал подразделения  № N

 

Учётный персонал подразделения  №1

Рисунок 14. Линейная организация бухгалтерского аппарата [25]

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Учётный персонал производственных подразделений

Группа по учёту материалов

Общая

….

Группа расчётов по оплате труда

Группа по учёту  материалов

Группа по учёту  материалов

Группа расчётов по оплате труда

Группа расчётов по оплате труда

Общая

Общая

…..

…..

Рисунок 15. Вертикальная организация бухгалтерского аппарата [25]

Главный бухгалтер

Бухгалтерия

Материальный отдел

Расчётный отдел

Отдел учёта кассовых операций

Сектор налогового учёта

….

Учётный персонал производственных подразделений

Рисунок 16. Комбинированная организация бухгалтерского аппарата [25]:

4. Пользователи бухгалтерской информации, требования предъявляемые к ней.

Все участники  рыночной экономики являются пользователями бухгалтерской информации. В зависимости  от основных интересов и целей  это могут быть государственные  органы и общественные организации, юридические лица, имеющие отношения  к данной компании, физические лица (акционеры), зарубежные партнеры и  инвесторы.

Пользователи бухгалтерской информации, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» [15], делятся на две основные группы: внутренние и внешние (рисунок 17).

Рисунок 17. Пользователи бухгалтерской информации [15]

Основными требованиями к бухгалтерской информации являются её полнота и достоверность. Она должна информировать внутренних и внешних пользователей о деятельности организации и ее имущественном положении для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, а также  предотвращать отрицательные результаты хозяйственной деятельности организации и выявлять внутрихозяйственные резервов обеспечения финансовой устойчивости организации.

5. Организация архивной работы в организации.

Согласно  статье 17 Федерального Закона «О бухгалтерском  учёте» [15] Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством [17] установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов. Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность  лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут  храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

2. Формы бухгалтерского учёта

Для регистрации  информации в бухгалтерском учете  в разных сочетаниях используются книги, карточки и журналы, записи в которых производятся в различной последовательности. В результате образуются разнообразные формы бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных  регистров, предопределяющих связь  синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации  операций, технологию и организацию учетного процесса [22]. Форма бухгалтерского учета выбирается организацией, самостоятельно, и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна изменяться. В настоящее время используются следующие формы бухгалтерского учета [22]:

• журнал-Главная (рисунок 18);
• мемориально-ордерная (рисунок 19);
• журнально-ордерная (рисунок 20);
• простая (рисунок 21);
• автоматизированная (рисунок 22).

 

 

 

Документы

Ведомости и  карточки (аналитический учёт)

Кассовая  книга

Журнал-Главная (синтетический учёт)

Оборотные ведомости  по счетам аналитического учёта

Баланс и  отчёты

Сверка данных

Рисунок 18. Форма бухгалтерского учёта «Журнал-Главная» [22]

 

 

Документы

Мемориальные  ордера

Кассовая  книга

Регистрационный журнал

Ведомости и  карточки (аналитический учёт)

Главная книга (синтетический учёт)

Оборотные ведомости по счетам аналитического учёта

Баланс и отчёты

Оборотный баланс по счетам аналитического учёта

Сверка данных

 

 

 

Рисунок 19. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учёта [22]

  

 

 

  

 

 

 

Документы

Ведомости и  карточки (аналитический учёт по объектам, где не удаётся совместить аналитический  и синтетический учёт)

Оборотные ведомости  по аналитическим счетам

Кассовая  книга

Накопительные и группировочные ведомости по счетам синтетического учёта

Журналы-ордера (строятся по кредиту)

Главная книга (строится по дебету)

Баланс и  отчёты

Сверка данных