Тауарлық-материалдық қорлар есебінің теориялық негізі

 Әрбір  атаулары, сорттары бойынша шартты  сандық белгілері — номенклатуралық нөмірі (коды) беріледі, содан соң барлық құжаттарда Тауарлы-материалдық қорлардың бары мен козғалысы бойынша берілген нөмірі қойылады. Номенклатуралык нөмірі: баланс шоттарының нөмірі немесе материалдардың қатар нөмірі бойынша берілуі мүмкін. Материалдардың номенклатурасында есептелінетін материалдардың бірлік бағасы көрсетіледі, яғни ол баға-номенклатурасы деп аталады.

Ол жүйеленген материалдар тізімі бойынша жасалады және оны

кәсіпорынның  барлық бөлімшесі (материалды-техникалық жабдық-тау,бухгалтерия, қаржы бөлімдері) анықтама ретінде пайдаланады.

 Тауарлы-материалдық қорлардын түсуін құжатпен рәсімдеу. Тауарлы - материалдық қорларды  кәсіпорын әртүрлі жағдайда алуы мумкін: жабдықтаушының қоймасынан, темір жол станциясынан, айлақтардан, аэропорттан, материалды жауапты тұлғалар арқылы өз қоймаларынан.

Жабдықтаушылардың (жіберушілердің) қоймаларынан Тауарлық-материалдық  қорларды алған кезде алушы-кәсіпорын өздерінің жауапты тұлғалары арқылы жүзеге асырады.

Материалдардың  қозғалысын есепке алған кезде мынадай  типтік кұжаттар пайдаланылады.

      Жабдықтаушылардың коймасынан тауарларды  алу үшін материалды жауаптытұлғаға сенімхаты беріледі. Сенімхатты бухгалтерия рәсімдеп, алушының қолын қойғызып, қолхат алу арқылы береді. № М-2а типтік ведомосы аралық нысаны, алдын ала нөмірленген және түптелген Журналға (ү. №М-3) тіркеледі. № М-2а нысаны келтірілген.

Берілген  сенімхатты есептеу Журналы,сенімхатты тіркеуге  және беруге  жауапты  тұлғада сақталады.

Сенімхатты  беру үшін лауазымды  тұлғамен  келісім  шарт жасалады, ондай келісім шарты  жоқ  болған жағдайда  бір жолғы сенімхаттар беріледі. Берілген сенімхатта  шаруашылық жүргізуші субъектілер оның мерзімін көрсетеді.Сенімхатқа кәсіпорын басшысы, бас бухгалтері қол қойып,мөр басады. Сол сенімхатта алынатын тауарлардың тізімі сенімхаттың артқы (кері)  жағына  жазылады. Бір қоймаға жататын Тауарлы - материалдық қорлар алынған жағдайда оған бірнеше накладной керек болса, сенім беруші сенімді тұлғаға бір сенімхатын беруіне болады, бірақ онда берілген барлық накладнойдың нөмірі, күні көрсетілуі тиіс. Егер де бір ғана сенімді тұлғаның бірнеше қоймадан тауар алуына тура келсе, онда оған әрбір қоймаға ұсыну үшін жеке сенімхат беріледі.

Сенімхат, әрекет ететін мерзіміне қарамастан, тауарлы-материалдық құндылықтарды алған кезінен бастап беріледі. Мерзімі өткен сенімхаттары бойынша есеп бермеген лауазымды тұлғаға жаңа сенімхаттар берілмейді.                                

          Тауарлы – материалды қорлар ала салысымен материалды жауапты тұлға тапсырманы орындағаны туралы құжаттарды бухгалтерияға беріп, Тауарлы-материалдық қорлар қоймаға өткізу керек, олардың сол кұндылықтарды қуаттайтын сенімхаты толық болмаса да..

            Егер де Тауарлы-материалдық қорларды  алу құқы жойылса, онда одан  сенімхаты қайтып алынады, ал жіберушілерге басқа сенімхат беріледі.Пайдаланбаған сенімхаттар мерзімі еткеннен кейін келесі күні сенім білдірушіге қайтарылады.

           Пайдаланбаған сенімхатты қайтарған  кезде оны "Сенімхаттарды есепке алу журналына" тіркейді және оның түбіршегіне "пайдаланбаған" деген белгісін жасайды. Осындай сенімхаттар есеп беру кезеңнің соңына дейін сақталады, сосын есепті кезеңнің соңында жойылады.

           Жабдықтаушылар (жіберушілер) Тауарлы-материалдық қорлар босатқан кезде, әрбір жіберілген бөлігіне үш данада накладной жазып, онда сенімхаттың нөмірі, күні көрсетіледі. Оның біріншісі Тауарлы-материалдық қорларды алушыда, екіншісі жіберушінің өзінде қалады, оны ол алдағы кезеңде жіберілетін Тауарлы - материалдық қорларды бақылау жасау үшін пайдаланады. Ал үшіншісі бухгалтерияға беріледі. Тауарлы- материалдық қорды босатып біткен соң, ең соңғы партиясының құжаттарымен бірге сенімхатын да бухгалтерияға тапсырады. Тауарлы-материалдық қорды мынадай жағдайларда сенімхат бойынша босатуына болмайды:

            - сенімхаттың барлық реквизитгері  толық толтырылмаса, жөнделген немесе өшірілген болса;

•    көрсетілген сенімхаттағы құжаттары болмаса;
•    сенімхаттың мерзімі біткен болса;
•    субъектіден берілген сенімхаттың жойылғаны туралы хабар алса;

-    сенімхат берген субъекті өз қызметін тоқтатса (жойылса, қайта құрылымдық  өзгерістер жасаса).

    Жабдықтаушылар  сатып алушының қоймасына автотранспортпен  Тауарлы-материалдық қорды жеткізіп берген кезде сатып алушылардың материалды жауапты тұлғасы (қойма меңгерушісі) жабдықтаушылардың экспедиторьшан алған Тауарлы –материалдық қордың санын және брутто салмағын, тауарлы-транспорттық (көліктік) накладной мәліметімен салыстырады, олар екі данада жазылады. Тауарлы-транспорттық накладной (ТТН) үлгісі төменде келтіріледі. Егер олардың мәліметінде айырмашылық болмаса, онда оның бір данасына қол қойып және штамп басып, Тауарлы-материалдық қор қабылданды деп жазады. Накладнойдың бір экземпляры материалды жауапты тұлғада қалады. Ал егер айырмашылық болса, онда оның саны мен сомасына Акті жасалады. Ол екі дана етіп жазылады және оған екі жактың да жауапты түлғалары қол қояды. Оның біреуін жабдықтаушыға жібереді, ал екіншісі Тауарлы-материалдық қор кабылдаған жауапты тұлғада қалады, одан әрі ол бухгалтерияға беріледі. Акты жабдықтаушыға талап-тілек қоюға негіз бола алады.

 Тауарлы-  материалдық қор теміржол транспортымен  жеткізіп берген кезде Тауарлы –материалдық қорды қабылдау вагондардан, контейнерден, цистернадан түсірген жерінде немесе теміржол қоймаларынан кабылданады.Тауарлы-материалдық қорлар алушы өкілі олармен қоса келген құжаттардың (жүкті тасымалдауға берілген накладной) негізінде қабылдап алады және қабылдау процесіне тасымалдаушының өкілі де, Сауда-өнеркәсіп палатасынан келген тәуелсіз бақылаушы да қатысады.

Егер жүк  қосарлана жүретін кұжаттарынсыз  келсе, онда Тауарлы-материалдық қорларды актімен рәсімделеді, сол актіде нақты Тауарлы-материалдық қордың саны мен бағасы көрсетіледі. Бұл жағдайда жабдықтаушылардың өкілі қатысқаны жөн, егер де олар болмаса тәуелсіз бақылаушылар қатысады. Актіні жасаудың барлық ережесі сақталса, онда ол заңды құжат болып табылады және жабдықтаушыға талап тілек қоюға негіз бола алады. Тауарлы-материалдық қорды қабылдау кезінде жүзеге асырылатын операциялардың барлығы автомобильмен, сумен, авиациямен әкелінетін жүктердің операциясына ұқсас болып келеді.

  Жоғары  аталғандардан басқа Тауарлы  - материалдық   қорды халықтан  да сатылып алынуы мүмкін. Бұл кезде материалды жауапты тұлға сатып алынған Тауарлы-материалдық қорға акті жасайды, онда: сатушынын аты-жөні, СТН (салык төлеушінің тіркеу нөмірі), Тауарлы-материалдық қордың аты, алынған бағасы, жалпы құны көрсетіледІ (актінің нысаны төменде келтірілді). Осы актіде патентгің (куәлігінің) нөмірі және әрекет ететін мерзімі, қызмет түрі немесе басқа да құжаттары (квитанциясы, бір жолғы талоны) көрсетіледі. Егер де аталған құжаттар болмаса кәсіпорын бюджетке төленетін жеке табыс салығын өзі төлейді.

       Тауарлы-материалдық қорды кірістеуге  мына құжаттар негіз болып  саналады:

-  шот-фактура, онда: қатар нөмірі мен күні, атауы  және жабдықтау мен Тауарлы- материалдық қорларды  сатып алушының СТН, ҚҚС –ын  есепке қою туралы куәлік нөмірі, әкелінген Тауарлы-материалдық қор атаулары мен саны, құны акцизделетін Тауарлы-материалдық қор сомасы т.б.;

          -      тауарлы-транспорттық  накладной;

          -     тауарды қабылдап алған материалды жауапты тұлғаның жазған накладнойы мен құжаттары, атап айтқанда:

  Кіріс  ордері. Жабдықтауышлардан немесе ендеуден түскен запастарды есепке алу үшін пайдаланылады. Ол бір ғана данада жазылады және ол жауапты тұлғадан материалдар коймаға келіп түскен кезде толтырылады.

   Материалдарды  қабылдау туралы акті. Жабдықтаушылардың ілеспе құжаттарындағы мәліметтерді сандық және сапалық айырмашылықтары бар босалқыларды қабылдау кезінде қолданады; сондай-ақ құжаттарсыз түскен материалдарды қабылдаған кезде де. Қабылдау комиссиясы міндетті түрде материалдық жауапты тұлғаның, жіберуші (жабдықтаушы) өкілінің немесе мүдделі емес мекеме өкілінің қатысуымен актіні 2 дана етіп жасайды. Құндылықтар қабылданғаннан кейін құжаттармен қоса (тауарлық-келіктік женелтпе қағаздар, спецификациялар т.б.) актілердің бір данасы материалдық қорлардын, қозғалысын есепке алу үшін бухгалтерияға, екіншісі — жабдықтаушыға талап хатын жазу үшін, жабдықтау бөліміне немесе олардың бухгалтериясына жіберіледі.

 Материалдық құндылықтардың  өндірісте дайындалған және сақталған  кезіндегі жетіспеушілігі мен  жоғалуы туралы акті. Табиғи шығын нормалары айқындалмаған материалдық қорларын дайындау, сақтау немесе өндіру процесінде орын алған жоғалтуды анықтау үшін қолданады. Қорлардың сақталуына жауапты бөлімдердің балансынан шығаруға және кінәлі адамдардан өндіріп алуға аталған кұжат негіз бола алады.

  Бұл құжат материалды қабылдау жөніндегі АКТ-ге тіркеледі. Екі данасы толтырылып, комиссия мүшелері мен кінәлі кісілер қол қояды. 1-ші данасы  бухгалтерияға жіберіледі, ал екіншісі — бөлімшеде қалады.

 Табиғи шығын нормаларына  сәйкес материалдардың жоғалуы  туралы актісі. Субъектінің қоймасына жабдықтаушылардан келіп түскен кезде табиғи шығын нормаларына сай қорлардың кемігені анықталса немесе өңделгеннен кейін оларға табиғи шығын нормалары қойылған болса, осы акты жасалады. Қорларды қабылдауды жүргізген кезде жасалынған актіге кіріс ордері қосымша қызмет атқарады. Комиссия 2 дана етіп жасап қол қойып, 1-ші данасын бухгалтерияға өткізеді, ал қорлардың жоғалуына материалды жауапты тұлғалар ол сол адамдардың есебіне есептен шығаруға негіз бола алады, ал оның екінші данасы қоймада калады.

Материалдардың (тауарлардың) бүлінуі, сынуы, қирауы туралы актісі. Кәсіпорында бүлінудің, сынудың, қираудың нәтижесінде арзандатуға және қорларды (тауарларды) есептен шығару үшін пайдаланылады. Ол 2 дана етіп жасалынады. 1-ші дана бухгалтерияға жіберіліп, қорлардың жоғалуына себепші болған материалды жауапты тұлғаларға есептен шығаруға негіз болады, 2-ші данасы бөлімшеде қалады.

Тауарлы-материалдық  қорды босатқанда рәсімделстін құжаттар. Кәсіпорынның қоймасынан материалдар өнімді әзірлеуге және басқа да шаруашылык қажеттілігі үшін цехтарға, сондай-ақ сыртқа өңдеуге немесе артығын сатуға босатқан кезде пайдаланылады.

  Тауарлы- материалдық  қорлар цехтан цехқа берілсе,  онда оны өндірістің ішіндегі  қозғалысы деп санайды, ал егер де орталық қоймадан цех қоймасына берілсе, онда ол өндіріс шығыны ретінде танылады.

           Материалдардың шығысы мынадай кұжаттар бойынша рәсімделеді: лимиттік-жинақтама картасы; материалдарды айырбастауға (қосымша босатуға) арналған талап-актісі; материалдарды босатуға (ішкі орын ауыстыруға) арналған талап накладнойы.

          Лимиттік-жинақтама картасы - өнімді дайындауда үздіксіз пайдаланылатын құндылықтарды босату, сондай-ақ ендіріс қажеттілігіне керек құндылықтарды босатудың белгіленген лимиттерін (шектерін) сақтауға, ағымдағы және қоймадағы материалдық қорларды бақылауға және оларды есептен шығаруға негіз бола алатын құжат. Лимиттік-жинақтама карталары жабдықтау белімі немесе жоспарлау бөлімі материалдардың (номенклатуралық нөмірлердің) бір түріне (атауына) 2 дана етіп дайындалады. Бір данасы ай басталғанша цехқа (учаскеге) — қорды пайдаланушыға, 2-шісі — қоймаға немесе цехтың (учаскенің) қоймасына беріледі. Өндіріске қорлар қоймалардың, цех өкілдерінің лимиттік-жинақтама картасы ұсынған кезде ғана босатылады. Қоймашы екі данаға да босатылған қорлардың күні мен мөлшерін жазған соң, лимитте қалған қалдығы шығарылады.

   Шаруашылық жүргізуші субъектілердін тауарлык-материалдық қорларының кұрамдас бөліктерінің бірі - дайын өнім. Оны шығару, сақтау және өткізу дегеннің өзі - субъектінің шаруашылық іс-қызметінің жалпы жиынтық процестерінің жекелеген процесі. Дайын өнімнің жағдайын бағалау тауарлық-материалдық қорды басқарудың функционалды аудиті аясында не болмаса оның іс-әрекетінің жеке циклін іріктемелі тексеру ретінде өткізіледі. Соңғы жағдайда тексеру бәрінен гөрі ішкі бақылау жүйесіне қатысты және ревизия сипатты болады.

Дайын өнімнің қозғалысы жөніндегі есептік мәліметтер негізінде алынған ақпарат қаржылык есептілікті жасау үшін, соның ішінде, кірістер, шығыстар, айналымдық активтер мен басқа маңызды бөлімдер позициялары бойынша негізгі болып табылады. Өнімді өткізу циклінің аудитіне қаржылык есеп берудің де, функционалды аудиттің де міндеттері тән.

Құжаттық мәліметтері ескерілмеген өнімді шығару мен өткізуді анықтау мақсатымен тексере келіп, кайсыбір жалғыз құжатпен шектелуге болмайды. Мұндай фактілер жөніндегі аудиттің қорытындысы оның тұжырымдарын толығымен негіздейтін құжаттық мәліметтердің жиынтығына сүйенуі тиіс. Дәл солайша, тек кәсіпорын қоймасында өзіндік (меншікті) өндірістің дайын өнімінің артық болуы туралы мәліметтер де жеткіліксіз. Дегенмен бұл барлық өнімнің ескерілмегенін айғақтай алады.

Тексеру материалдарында  ескерілмеген дайын өнімнің шығарылуы мен өткізілуін дәлелдейтін, соның ішінде, материалдық кұндылыктардың ескерілмеген артықтары, көмекші материалдардың, шығарылған өнімнің есептелген санына қарағанда артық шығуы үшін, жұмысшыларға еңбекақы төлеу фактілері; автоматтық есептегіштердің көрсеткіштері, дайын өнімді тасып шығаруға рұқсат және т.б. бар болуын растайтын басқа да көрсеткіштерді келтіру қажет. Сондықтан аудитор бұл мәселелерді зерттей келе барлық құжаттаманы, бұрынғы тексеру қорытындыларын оқып білуі тиіс және ескерілмеген өнімді шығару мен өткізу жағдайлары бар екендігі немесе жоқтығы туралы негіздемелі тұжырым жасау керек.

Шығындар  туралы мәліметтердің функционалды аудиті үшін, мысалы тұтас кәсіпорынға қанша материал жұмсалғанын білу жеткіліксіз. Өндірілген өнімге мәнді талдау жасау үшін әрбір цехтағы, учаскедегі, бригададағы, яғни пайда болу орындарында өзгешелікті номенклатура (атаулар тізімі) бойынша материалдардың шығысы туралы ақпарат қажет. Бұл мақсатқа шығындарды шығыстардың калькуляциялық баптары бойынша жіктеу мен осы шығындардың функционалды аудиті қызмет етеді. Функционалды аудит пен елеулі талдау тәсілдерінің көмегімен өндірістің мақсатын, орнын анықтап және шығыстарды қатаң бақылауды ұйымдастыруға, олардың азайту резервтерін табуға және тауарлық-материалдық қорларды колданудың тиімділігін арттыруға болады.