Совершенствование учета сырья и материалов ООО «Синегорье»

     1) передачи имущества в аренду, а также при его выкупе или  продаже;

     2) реорганизации или ликвидации  организации;

     3) преобразования государственного или муниципального унитарного предприятия;

     4) составления годовой бухгалтерской  отчетности (кроме имущества, инвентаризация  которого проводилась не ранее  1 октября отчетного года);

     5) смены материально-ответственных  лиц (на день приемки-передачи дел);

     6) выявления фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества - немедленно  по установлении таких фактов;

     7) стихийного бедствия, пожара или  других чрезвычайных ситуаций, вызванных  экстремальными условиями - немедленно  по окончании пожара или стихийного бедствия;

     8) в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

     При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

     1) при смене руководителя коллектива или бригадира;

     2) при выбытии из коллектива  или бригады более пятидесяти  процентов его членов;

     3) по требованию одного или нескольких  членов коллектива или бригады.

     Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации закрепляется в учетной  политике организации.

     Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском  учете и пунктами 26-28 Положения  по ведению бухгалтерского учета. Детализация  требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Нетрудно убедиться, что цели инвентаризации, сформулированные в Методических указаниях, несколько отличаются, хотя, по существу, являются почти идентичными.

     Указывать в учетной политике организации  обязательность проведения инвентаризаций в случае, перечисленных выше (кроме  проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год на автобазе определяется состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества), а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.Целесообразно остановиться на некоторых практических рекомендациях, выполнение которых целесообразно при инвентаризации материально-производственных запасов вообще и материалов в частности.

     Следует иметь в виду, что все МПЗ  должны находиться в подотчете материально  ответственных лиц. Исключение составляют материалы в пути. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи МПЗ под отчет. Если выдача материалов связана с производством каких-либо работ, то особое значение приобретает проверка правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы установленным порядком не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача МПЗ. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по защите путей от снега, в декабре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием).

     На  материалы и другие МПЗ, находящиеся  в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование закреплено в пункте 3.21 Указаний. Но, если вспомнить, что инвентаризации проводятся по местам хранения и подотчетным лицам, то данное требование является очевидным.

     Нормативные документы требуют проводить  инвентаризацию в порядке расположения ценностей в помещении. При этом целесообразно применять один подход к понятию "порядок расположения". На практике в ООО «Синегорье» применяется единый метод "справа налево, сверху вниз". Применяя единый подход к организации пересчета можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

     Достаточно  распространенной является практика назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда (до десяти и более) лет. Это так же можно считать ошибкой и следует рекомендовать регулярную ротацию состава комиссий. Здесь дело не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации, на которые другие члены комиссии уже не обращают внимания в силу их систематичности.

     При проверке актов на списание любых  видов имущества, если при этом приходуются  материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), проводится оценка полноты оприходования МПЗ. Особенно важным это является при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

     Кроме того, Методические указания устанавливают  обязательность проведения отдельных  проверок состояния и наличия  запасов в рамках организации  текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

     Порядок проведения проверок, в том числе, определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

     При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

     Отнесение складов к самостоятельным учетным  единицам определяется руководителем  организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). Так как количество и расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета, целесообразно при разработке учетной политики организации, указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их составления и представления.

     Пунктом 25 методических указаний установлено, что в том случае, когда склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенных работ (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это обстоятельство следует учитывать при определении сроков проведения инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, ввиду большой номенклатуры и количества материалов, их инвентаризацию целесообразно начинать не позднее 1 октября отчетного года (с тем, было время для обработки результатов инвентаризации). В то же время, оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл тогда, когда проводится непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В этой ситуации имеется только один выход – при проведении инвентаризации только в тех складах и кладовых, материалы с которых списываются на производство. Здесь имеются в виду склады и кладовые, расположенные непосредственно на строительных площадках, а не на центральном складе.

     Порядок работы и объем функций, возлагаемых  на постоянно действующую инвентаризационную комиссию целесообразно установить в специально разработанном и  утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

     При разработке такого положения необходимо учесть, что комиссия должна выполнять  комплекс работ, который должен как  минимум, включать следующие элементы:

• выявление фактического наличия запасов;
• сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;
• документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям, предусмотренным в договорах;
• определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

     Учитывая  большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

     В состав комиссии в ООО «Синегорье» включены представители: заместитель руководителя организации; бухгалтер, ведущий материальный учет; бухгалтер, который по своим функциям с учетом запасов не связан; юрист; мастер строительного участка.

     При проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов бухгалтерская  служба выполняет следующие функции: осуществляет контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризации; требует сдачу материалов инвентаризаций в определенные приказам сроки; следит за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов; отражает на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

     По  результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения  по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

     Выявленные  при инвентаризации излишки приходуются  по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты.

     Недостачи и порчи запасов списываются  со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

     Согласно  ст.250 п.20 НК РФ внереализационным доходом  признается стоимость излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

     Ст.265 Налогового кодекса позволяет отнести  к внереализационным расходы  в виде недостачи материальных ценностей  в производстве и на складах в  случае отсутствия виновных лиц, а также  убытки от хищений, виновники которых не установлены. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

     Поскольку виновники убытков по недостачам не установлены, следует в целях  налогообложения учесть всю сумму прибыли, полученную в результате выявления излишков производственных запасов. Убытки по результатам инвентаризации не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

     Как следует из текста пункта 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001г № 119 н инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В таблице 6 представлены корреспонденции счетов по учету результатов инвентаризации.