Совершенствование учета сырья и материалов ООО «Синегорье»

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;
• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильностью и своевременностью документирования операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;
• предоставление бухгалтерии права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и фактической себестоимости в разрезе групп  материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ – также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

     Оперативно-бухгалтерский  метод учета материалов предлагает ведение на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета  материалов (тип ф. № М-17)(см приложениеО). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на  склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

     Разноска  из лимитно-заборных карт в карточки  складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее первого числа  следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской карточке в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.  Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход  материалов и номер записи по складской карточке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № М-13) с указанием количества доходов, их номеров и групп материалов  к которым они относятся.

     Бухгалтер материального отдела принимает  от материально-ответственного лица документы  при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

     Работник  бухгалтерии должен также проводить  на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка  материалов, особенно дефицитных и  дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально- ответственное  лицо и по результатам выборочной проверки замечания выносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру организации.

     По  состоянию на первое число каждого  месяца материально-ответственное  лицо переносит количественные остатки  из карточек в ведомости учета  остатков материалов (ф. №М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а первого и второго числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.

     Рассмотрим  подробнее сальдовый метод учета материалов.

     На  складе на основании оформленных  в установленном порядке первичных  документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных поставщика) заведующий ежедневно  формирует ведомость движения и  остатков сырья посредством записей  по операциям прихода и отпуска в натуральном выражении (в 2-х экземплярах: один экземпляр остается на складе, другой после сверки с первичными документами бухгалтер передает начальнику производственного подразделения).

     Следует отметить, что при использовании подобных отчетов отпадает необходимость в составлении прочих документов. Таким образом, сформированные ведомости становятся регистрами аналитического учета, в соответствии с которыми осуществляется оперативное руководство и контроль за состоянием и движением сырья на складе.

     На  материальном складе ООО «Синегорье»  учет движения осуществляется сальдовым  методом. Его основными принципами являются оперативность и бухгалтерская  достоверность учета на складе при  помощи карточек складского учета, которые  ведутся материально-ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операции по движению материалов; проверка соответствия фактических остатков материалов натуре данным текущего складского учета; осуществления бухгалтерией учета движения материалов в стоимостном выражении и взаимопроверка данных складского и бухгалтерского учета.

     Таким образом, на складе ООО «Синегорье» сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой форме № М-17 (см. приложение). Сортовой количественный учет ведется непосредственно материально-ответственным лицом по мере поступления первичных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку. Представитель кондитерского цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

     Учет  на складе предприятия частично автоматизирован. Все операции по движению материалов (помимо карточек складского учета) ежедневно  отражаются в специальных отчетах  по приходу и расходу в отдельности  в натуральном выражении с последующим выведением остатков. Также следует отметить, что в ближайшем будущем в условиях все большей компьютеризации складского учета в ООО «Синегорье» процесс ведения карточек складского учета постепенно автоматизируется полностью. Это в значительной мере облегчит работу кладовщика. 

     Таким образом, утром следующего дня материально-ответственное  лицо каждого склада представляет в  бухгалтерию ведомости отдельно по приходу и расходу материалов за день по складу и ведомость о  движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада.

     Из  отчетов составляется в 2-х экземплярах  с приложением первичных документов. В обязательном порядке указываются  количество и номера сдаваемых первичных  документов. Бухгалтер сверяет данные учетных регистров с данными  первичных документов. Один экземпляр отчетов возвращается материально-ответственному лицу. На основании второго экземпляра бухгалтер заносит итоговые записи о движении материалов к себе в компьютер и передает отчеты начальникам производственных участков для составления дальнейших расчетов.

     На  основании проверенных отчетов  кладовщикам составляют сводные  отчеты по приходу и расходу на материальном складе и сводная ведомость  о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада за месяц.

     Независимо  от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета посещает материальный склад во время, назначаемое в согласовании с главным бухгалтером. При проверках определяются правильность и своевременность записей в карточках складского учета, произведенных материально-ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки, происходит обязательная сверка  данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатка материалов по данным складского (количественного) учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

     По  состоянию на первое число каждого  месяца заведующий материального склада формирует ведомость остатков материалов на основании карточек складского учета. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце.

     Если  в течение месяца происходил отпуск материалов на сторону, то работником склада составляется подробный отчет, к которому прикладывается приказ на отпуск продукции на сторону и накладная. Данный  отчет также предоставляется работнику в бухгалтерии.

     Также ежедневно начальники цехов, в которые отпускались сырье и материалы, представляют в бухгалтерию отчеты о списании сырья или материалов, здесь подробно указываются все материалы, которые были получены на складе и израсходованы на нужды производства. При необходимости прилагается расчет на основании которого списывались затребованные сырье и материалы.

     Ежедневно к работнику бухгалтерии стекаются  все данные со склада и цехов в  виде отчетов и приложенных к  ним первичных документов. Первичные  документы подвергаются проверке учетных  шифров, а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления и направления отпуска сырья и материалов. После проверки данные о движении материалов и сырья по предприятию заносятся бухгалтером материального стола в компьютер, где осуществляется формирование ведомости о движении материалов и сырья за месяц в натурально-стоимостном измерении.

     В перспективе предполагается компьютеризировать учет сырья и материалов, а именно:

• поставить сетевую версию 1-С бухгалтерия с ограниченным доступом для каждого пользователя;
• каждый пользователь будет выписывать документы в 1-С в части касающейся своего участка.

     Для сверки данных складского и бухгалтерского учета материалов сопоставляются сальдо по счетам материалов на начало и конец  месяца, показанные в ведомости движения сырья и материалов в натурально-стоимостном выражении с аналогичными остатками из ведомости учета остатков материалов на складе. Их совпадение свидетельствует об отсутствии ошибок в таксировке первичных документов по учету движения материалов, о правильности и полноте разноски данных, об операциях в карточки складского учета.

     Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операции и правильности их оформления. Далее все первичные  документы подвергаются обработке: вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов, а первые экземпляры группируются по видам операции, источникам поступления отпуска материалов в соответствии с цифрами затрат. Картотека этих документов используется для справок.

     Операции  по каждому первичному документу, поступившему в бухгалтерию, заносятся бухгалтером  материального стола в компьютер  с указанием необходимых реквизитов и корреспондирующих счетов.

     Синтетический учет движения материалов в условиях автоматизированной обработки информации осуществляется бухгалтерией в натурально-суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах и субсчетах.

     Суммы оборотов формируются автоматически  в специальной накопительной  ведомости синтетического учета  в разрезе синтетических счетов и субсчетов. В конце отчетного месяца итоги этой ведомости переносят в соответствующий раздел журнала-ордера №10 по учету затрат на производство.

     Для учета материалов и сырья и  их движения используют счет 10. Предприятие само определяет, какие счета ему использовать, а от каких отказаться и фиксирует это в своей учетной политике.

     На  счете 10 «Материалы» открываются  субсчета, так на субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается наличие  и движение сырья и основных материалов, входящих в состав готовых изделий, образца их основу, или являющихся необходимыми компонентами при их изготовлении.

     Производственные  запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, их количество, цена, срок поставок, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежное требование-поручение и счета-фактуры, передают их покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на ООО «Синегорье» осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф №М-1), делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептируют, т.е. дают согласие на оплату.

     После регистрации платежные документы  получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия  для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.