Проблемы постановки системы внутреннего контроля на предприятии

     Коммерческие  предложения от поставщиков необходимо привести к единому виду, составить  так называемый «Лист альтернатив». Для этого цена продукции пересчитывается с учетом доставки, а все условия отсрочек платежей стандартизируются (например, устанавливается, что оплата производится по факту поставки в тот же день).

     Замена  поставщика. Нужно предусмотреть последовательность действий сотрудника отдела снабжения в случае срыва поставок. «Аварийные» поставки открывают широкие возможности для нарушений со стороны менеджеров по снабжению. В связи с этим решения о замене поставщика, не выполнившего условия договора, должны приниматься на уровне коммерческого либо генерального директора.

     В регламенте закупок целесообразно  определить критерии отнесения товаров, работ, услуг к различным категориям важности (по сумме закупок в год, по степени влияния на деятельность предприятия в целом и пр.). Такое деление будет определяющим фактором при принятии решения о том, какая форма закупок должна использоваться: открытый или закрытый конкурс, запрос предложений, закупка у единственного источника или простая закупка. Не менее важно четко формализовать порядок проведения закупок всех форм, включая форматы документации, сроки, иерархию принятия решений на всех этапах процесса. Данный подход соответствует лучшей практике стандартов по управлению рисками. Он позволяет упростить процедуру осуществления недорогих закупок и, напротив, ужесточить требования к приобретению дорогостоящих и стратегически важных для предприятия товаров.

     Можно отметить и другие эффективные средства контроля, например: – до принятия решения  о необходимости произвести какую-либо закупку обязательно сравнивать заявку на закупку с бюджетом. Правильно составленный бюджет является мощнейшим средством борьбы со злоупотреблениями и мошенничествами на уровне руководителей подразделений, подписывающих заявки на закупку; 
– обеспечить ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, ценах, объемах закупок и другой информации, хранящейся в электронном виде. Таким образом, можно избежать не только утечки конфиденциальной информации, но и несанкционированного изменения данных в корыстных целях; 
– правильно разделить обязанности по всей цепочке – от подачи заявки на закупку до проведения платежа. Нельзя, например, допускать, чтобы авторизация заявки и платежа осуществлялась одним и тем же сотрудником.

Для контроля над  процессом закупок рекомендуется использовать форму отчета, представленную в табл. 2. Из нее можно получить информацию о том, по каким товарным позициям цены выросли больше всего. Менеджер по снабжению, у которого при существенных объемах закупки цены растут быстрее, чем у других, нуждается в дополнительном контроле.

     Внутренний  контроль материальных ценностей

     К типичным проблемам материального  учета можно отнести недостатки в управлении, организации документооборота и отсутствие материальной ответственности за утрату товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

     В результате неэффективного управления срываются графики производства, продукция портится при хранении и перемещении, суммы штрафов  перевозчикам растут, а оборотные  средства предприятий «замораживаются» в запасах.

     Другая  проблема – плохая организация документооборота. Например, если перемещение товара отражается в журналах учета, то зачастую в них отсутствуют подписи  лиц, получивших продукцию. Это также  могут быть утеря документов, нарушение  сроков передачи первичной документации в бухгалтерию и др.

Наконец, недостачи  ТМЦ могут быть следствием того, что не назначены материально-ответственные  лица или отсутствуют приборы, позволяющие  учитывать количество и качество товарно-материальных ценностей.

     Чтобы подобных проблем не было, нужно не только регламентировать процедуры материального учета в компании, но и усовершенствовать систему управления, а также установить необходимые контрольно-измерительные приборы.

Таблица 2 Анализ работы отдела снабжения за месяц

     «В процесс внутреннего контроля оборота товарно-материальных ценностей у нас вовлечены сотрудники разных подразделений – производственных, бухгалтерии, юридического отдела, службы безопасности, отделов кредитного менеджмента, логистики, информационных технологий и внутреннего аудита».( Игорь Миронов, руководитель службы внутреннего аудита дочерних предприятий SABMiller plc. ООО «ТрансМарк» и ООО «Калужская пивоваренная компания» )

     Один  из основополагающих принципов, используемых  для внутреннего контроля, – это разделение обязанностей. Он предполагает, что как минимум четыре функции всегда должны выполняться разными сотрудниками, в частности разделены полномочия по выдаче разрешения на хозяйственную операцию, регистрации операции, подготовке первичного документа и ведению бухгалтерских регистров, физическому контролю над активом, а также по периодической сверке наличия актива и данных учета.

Михаил Булушев, финансовый директор компании «Автомир» (Москва) 
              В некоторых компаниях внутренний контроль возложен на контрольно-ревизионное управление (КРУ), которое подчиняется напрямую генеральному директору. КРУ контролирует исполнение регламентов закупок, продаж и движения ТМЦ на предмет выявления мошенничеств, проводит инвентаризации и ревизии, проверяя сохранность ТМЦ. Хотел бы отметить, что ввести регламентацию, определить порядок и сроки проведения инвентаризаций или ревизий недостаточно для того, чтобы предотвратить злоупотребления. Это лишь первый шаг, исключающий прямое воровство, а следующий – создание препятствий более сложным мошенническим схемам. Поэтому регламенты и процедуры внутреннего контроля нуждаются в периодическом пересмотре.

     Основной  принцип организации внутреннего контроля в некоторых компаниях – это дифференцированное распределение ответственности за исполнение и контроль исполнения любого регламента, причем как подразделениями компании, так и по холдингу в целом. Такой подход позволяет максимально ограничить злоупотребления сотрудников.

     Например, любая отгрузка товара отделом продаж сопровождается автоматическим списанием  товара со склада, контролирует движение товара на складе отдел логистики, а  сверить остатки товара должна бухгалтерия. Складской учет ведется сторонними организациями, но при этом используется единая информационная система, откуда в оперативном режиме можно получить любую информацию по остаткам и движению товаров на складах.

     Если  для продвижения товара требуется  приобрести услуги или ТМЦ, то соответствующие заявки должны быть авторизованы на нескольких уровнях: менеджером, ответственным за приобретение (это может быть руководитель административного отдела, отдела маркетинга или IT-службы), финансовым директором компании, генеральным директором и, наконец, финансовым директором группы. Отмечу, что для разных видов подобных услуг утвержден отдельный список лиц, которые авторизуют заявку.

     Регламент ведения материального  учета

     Рассмотрим  подробнее наиболее важные разделы  регламента материального учета.

Приемка сырья  и материалов. Описывая этот раздел регламента, нужно исключить возможность  формирования фиктивных накладных  на поступившую продукцию недобросовестными  сотрудниками. Для этого в пункте прибытия товара сравнивают оприходованную по документам продукцию с той, что фактически поступила через контрольно-пропускные пункты.

     Следует также указать, что при приемке  дорогостоящего сырья и материалов проводится сплошной контроль качества продукции – это позволит избежать серьезных финансовых потерь и свести к минимуму претензионную1 работу.

Кроме того, необходимо досконально описать схему документооборота при приемке сырья, определив  последовательность и сроки прохождения  первичных документов, и установить ответственных должностных лиц.

     При приемке товаров еще до их оплаты полезно проводить сравнение количества и стоимости, а также наименования поставщика, указанных в счете, с аналогичными данными в заявках на закупку и документах, составленных по результатам проведения конкурса или рассмотрения предложений поставщиков. Таким образом можно избежать неприятных сюрпризов в виде перечисления денег не тому поставщику за большее количество товаров или за товары по завышенной цене.

     Внутрифирменные перемещения ТМЦ. В положении  о внутризаводских перемещениях материальных ценностей особое внимание следует уделить:

– согласованию и оформлению документов при перемещениях. Для упрощения документооборота рекомендуется использовать краткую  форму лимитно-заборной карты2. Например, можно ограничиться графами «Наименование позиции», «Лимит», «Получено» и «Остаток лимита». Это позволит сэкономить время складских работников на получение согласований в заводоуправлении, а также проследить, чтобы объемы отпущенной продукции не превышали установленных лимитов;

– учету бракованной  продукции. Признание продукции  браком и способы ее дальнейшего  использования должны определяться комиссией, в состав которой входят сотрудники службы внутреннего контроля.

     Ревизионный отдел может периодически проводить выборочные проверки наличия материальных ценностей и обоснованности их списания, контролирует соответствие остатков материалов на участках лимитам запасов, установленных внутренними нормативами. При списании материалов производственно-технический отдел отслеживает, насколько фактический объем списываемых материалов соответствует производственным нормам и выполненным объемам работ. Если выявляются отклонения, материально-ответственный сотрудник обязан представить объяснительную записку.

     Прием из производства и отгрузка готовой  продукции. В этой части регламента рекомендуется описать следующие  основные процессы:

– передача готовой  продукции из производства на склад;

– порядок оформления документов для отгрузки;

– порядок выпуска  продукции за территорию завода.

Контрольные приборы  и оборудование

     Безусловно, приобретение и установка контрольного оборудования потребуют дополнительных затрат от компании. Однако, по мнению автора, эти расходы экономически оправданны, так как направлены не только на обеспечение сохранности имущества, но и позволяют получить дополнительную управленческую информацию о технологических процессах.

     Местами размещения контрольных приборов должны стать входы и выходы из цеха (склад  сырья и материалов, склад готовой продукции, участок брака и отходов), вход в начало цепочки технологического оборудования и выход готовой продукции из нее. Как правило, хищение сырья и материалов происходит именно между складами и производством. Установка контрольного оборудования на выходе из технологической цепочки позволит не только предотвратить хищения, но и корректно учесть выпуск произведенной продукции.

     Дополнительные  уровни контроля

     Внутренний  контроль системы учета ТМЦ помимо указанных выше предусматривает и дополнительные мероприятия. К ним относятся введение процедур контроля в процессы разработки и утверждения нормативов расхода сырья и материалов на производство продукции, проведение плановых и внеплановых инвентаризаций, а также контроль расчета оптимальных партий заказа для предотвращения простоев производства и избыточного «замораживания» оборотного капитала.

     Хорошие результаты дает независимый анализ оборачиваемости сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции  с целью выявления медленно оборачиваемых позиций и продажи неликвидов. При этом цена их реализации определяется комиссией, в состав которой входят сотрудники службы внутреннего контроля.

     В заключение можно отметить, что система внутреннего контроля эффективна только в том случае, если разработанные регламенты выполняются сотрудниками предприятия. Во многом исполнение регламентов зависит от желания руководства. В первое время после внедрения того или иного регламента можно обязать службу внутреннего контроля постоянно контролировать деятельность подразделений. Залогом успешного внедрения регламентов является поощрение сотрудников, выполняющих их, или напротив, наказание тех, кто не соблюдает установленные требования.